Warm-Up : converger vers une vision commune

Fév 15, 2019
Sebastien Faure

Recueillir les besoins et attentes de chacune des parties prenantes est indispensable pour définir le périmètre d’un produit centré utilisateur.

Si cette étape est nécessaire, elle se révèle souvent laborieuse, incertaine et toujours difficile. Or, dans la méthode Lean UX, il existe un atelier qui a pour objectif de faciliter la convergence des parties prenantes vers une vision commune du projet.

Ainsi, le Warm-Up retient particulièrement mes faveurs de consultante en Expérience Utilisateur et de formatrice. J’ai pu constaté son succès auprès des équipes avec lesquelles j’interviens ou des participants à nos formations Lean UX.

Je vous partage ici mes conseils pratiques afin que vous puissiez le mettre en place dans vos projets, si ce n’est pas déjà le cas…

Warm-up : définition 

Le principe du Warm-Up est de prendre connaissance rapidement du projet et de son environnement afin de converger vers une vision du produit commune : enjeux économiques, positionnement stratégique, concurrence, besoins utilisateurs finaux..

Il s’agit du premier atelier de la méthode Lean UX.

Durée d’un Warm-UP

  • 1h pour 4 personnes
  • 2h pour 8 personnes

Participants

  • UX-Designer
  • Client (si nécessaire)
  • Product Owner
  • Représentant(s) métier(s)

Attention ! Ne pas confondre kick-off projet et Warm-up

Avec cet atelier, nous cherchons à comprendre :

  • Quels sont les besoins clients ?
  • Quelles sont les cibles du projet ?
  • Quels sont les bénéfices de notre produit / service ?
  • Qui sont les concurrents et comment nous allons nous différencier ?

Fiche pratique du Warm-UP

Le principe va être de prendre connaissance rapidement du projet et de son environnement, d’aligner les visions business, d’impliquer les différentes parties prenantes, et de ressortir avec un besoin business clair.

Préparation de votre atelier

Pour accroitre les chances de succès de votre Warm-Up plusieurs étapes sont nécessaires :

  • Identifier les parties prenantes
    Avec l’aide de votre Product Owner répondez à la question suivante :
    qui sont mes interlocuteurs principaux à mon projet ?
  • Rédiger un mail d’invitation pour les participants
    Expliquez qui vous êtes, le contexte et l’objectif de votre atelier
  • Réserver une salle
    Où vous allez pouvoir accrocher votre template, coller des post-it et interagir facilement avec les participants.
  • Anticiper le matériel nécessaire
    Post-it, feutres noirs et template du Warm-Up sur des feuilles A3 et biensûr des viennoiseries et des boissons.
  • Installer votre matériel 
    Accrocher le template du Warm Up et disposer post-its et feutres au centre de la table

Avant de commencer…

… je vous recommande de suivre ces trois étapes :

#1 : Faire connaissance avec un Ice-breaker

Faites un tour de table de présentation. Cela vous permettra de bien comprendre le rôle de chacun et que ces informations soient connues et partagées par tout le monde.

#2 : Expliquer les règles du jeu

Il est primordial de prendre le temps d’exposer les objectifs de l’atelier.
Par exemple :  L’objectif de l’atelier est de définir, prioriser et aligner nos visions sur un objectif commun

Ensuite, vous devez partager les règles à suivre afin de vous garantir un déroulement optimal. Egalement, pensez à expliquer le « pourquoi » de ces règles.

Vous allez disposez de 5 minutes par catégorie afin de générer des idées.
Il est important d’utiliser un post-it par idée.

Nous allons ensuite regrouper vos idées mais aussi les prioriser, les améliorer et pour cela nous avons besoin de flexibilité sur le matériel utilisé.
Pensez à écrire sur vos post-it en majuscule, cela permet une meilleure lisibilité.

Une fois, ces règles posées, explicitez les termes de votre template. Il faut élucider chaque zone d’ombre. En effet, cela pourrait engendrer de la frustration auprès d’un participant qui ne comprendrait pas ce qu’on lui demande de faire.

# 3 : Définir l’objectif du produit / du service

Vos deux premières étapes sont validées ? Votre atelier peut alors commencer !

Tout d’abord, vous allez définir votre objectif en répondant à la question :
“que souhaitons-nous faire ?”.

Une fois que tout le monde est d’accord, rédigez votre objectif sur un post-it et placez-le au dessus de vos canvas afin qu’il reste lisible tout au long de l’atelier.

Désormais, vous pouvez-vous concentrer sur les différents formats et répondre ainsi aux questions suivantes :

  • Qui sont nos cibles ?
  • Quels sont leurs besoins ?
  • Quelles sont les catégories de produits ?
  • Quels vont être les bénéfices clients ?
  • Avons-nous de la concurrence ?
  • Comment allons-nous nous différencier ?

À savoir : Si vous avez besoin d’approfondir un point qui n’est pas présent ici, n’hésitez pas à créer vos propres questions pour adapter votre atelier à votre environnement.

Animation de l’atelier

Demandez à vos participants de se lever, de se munir d’un bloc de post-it et de prendre 5 minutes pour écrire toutes les cibles.

#1 : Répéter les règles citées précédemment

Restez pédagogue avec vos participants, cet atelier peut être le premier qu’ils réalisent et peuvent être stressés de se retrouver bousculés dans leur manière d’aborder une réunion.
Nous serions tous comme ça, soyons honnête ! Notre rôle est donc de les accompagner.

#2 : Inviter les participants à poser leurs post-it au fur et à mesure de leurs idées

En voyant d’autres idées cela les aidera à générer plus rapidement. Une fois que la génération d’idées est faites, regroupez les informations similaire par groupe.

À ce stade, il est important de ne pas faire interagir les participants entre eux.

#3 : Faire un récapitulatif des grandes catégories…

…et passer à l’étape suivante. Il est important qu’entre chaque étape vous preniez le temps de retracer les grandes catégories sous la forme d’un récit. C’est pour cela que nous incluons le storytelling dans nos formations, par exemple.
Vos participants se projetteront plus aisément et pourront vous arrêter si quelque chose semble incorrect.

#4 : Converger, clôturer, photographier

Une fois toutes les étapes réalisées, il est indispensable de refaire un passage sur chacune d’elles. Prenez le temps de veiller à ce que les participants puissent s’exprimer une dernière fois.
Vérifiez si tout le monde converge vers le résultat.
Ensuite, il vous suffit de remercier vos participants et de clôturer votre atelier.

De votre côté, pensez à prendre en photo chaque template afin de faciliter la réalisation de la restitution.

Restitution du Warm-Up

Lors de la clôture de votre atelier vous devez pouvoir annoncer une date de restitution. Le livrable que vous allez produire et présenter vous servira de point de convergence.

Pour ce faire, n’hésitez pas reprendre vos photos. Une fois celui-ci terminé, vous pouvez l’envoyer aux parties prenantes ou le présentez en réunion, afin de valider « à froid » l’ensemble des points relevés lors de l’atelier.

Il est important que les participants valident ce support : il vous suivra tout au long de votre projet et il est votre base de travail.

Nos conseils d’experts

Je vous livre ici, quelques retours d’expérience, fort utiles.

8 : le nombre de participants à un Warm-Up

La taille de l’équipe dédiée ne doit pas dépasser le nombre que l’on peut nourrir avec deux pizzas

Amazon (Jeff Bezos)

Soit une taille de 8 personnes maximum. Pour faire émerger un projet de qualité, la taille conseillée est entre 5 et 12 personnes.
Il faut que l’équipe soit suffisamment grande mais pas trop pour ne pas perdre la cohésion, la créativité mais aussi la communication.

Le PO est votre ami

N’hésitez pas à demander au Product Owner une liste de personnes à inviter. Vous pouvez aussi co-animer cet atelier avec lui/elle.

Se documenter en amont

Recueillez un maximum d’informations en amont, sur les cibles de votre client, son domaine, ses potentiels concurrents pour débloquer l’atelier.

Hiérarchiser les post-it

Afin de faire face à un nombre trop important d’idées, demandez aux participants de procéder à un vote silencieux avec des gommettes afin de déterminer les informations primordiales. Fort utile pour identifier un Minimum Viable Product.

Convivialité

Afin de créer un contexte convivial, propice à la créativité, n’hésitez pas à prévoir des viennoiseries, des bonbons, des boissons chaudes et froides. Partagez une expérience agréable avec les participants.

Gestion du groupe

Pour faciliter les prises de paroles, donnez une balle (ou autre) aux participants en guise de « maitre de la parole ». La personne qui a la balle à le droit de parler.

Pour conclure

Le Warm-Up est l’atelier fondamental du Lean UX. De sa qualité, dépend en grande partie la réussite du projet. Aussi, pour vous lancer une première fois, je vous recommande un sujet simple et de vous entourer d’une équipe bienveillante.

Au fil de vos expériences, vous serez en mesure de l’animer dans tous types de contextes et de projets.

Si vous souhaitez approfondir votre connaissance de cet atelier, notre Centre de Formation offre un cours intensif de deux jours sur le Lean UX.

En attendant, vous trouverez sur le lien ci-dessous le template du Warm-Up. Téléchargez-le et pratiquez !

Warm-Up : le template

 

Charlotte, UX Designer & Formatrice @UX-Republic

UX-REPUBLIC Centre de Formation Digitale est un centre de formation agréé.
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