Comment préparer et animer son atelier de co-création

Lorsque l’on entend le mot “atelier”, on l’associe très souvent à “bonne ambiance”, “moment d’échange”, “moment d’évasion”. Cela nous évoque des post-it, des gommettes, des dessins, du brainstorming, un tableau blanc, des jeux à base d’avion en papier, bref, une activité ludique mais qui n’est pas sans importance. Ces ateliers permettent de faire ressortir des éléments primordiaux et indispensables pour avancer efficacement dans la conception d’une solution.

Toutefois, de nombreuses craintes font leur apparition lorsque l’on décide d’organiser un atelier : Est-ce que les participants seront réceptifs ? Est-ce que je vais réussir à les captiver durant les 4 heures prévues ? Est-ce que toutes les personnes invitées seront bien présentes le jour-j ? Est-ce que je vais tenir mon timing ?

Dans cet article découvrez quelques tips qui vous permettront d’aborder plus sereinement vos ateliers de co-création.

Tout atelier demande préparation

Un atelier, d’un point de vue extérieur, peut sembler très simple pour les participants. Cependant, sa préparation est beaucoup plus complexe qu’il n’en paraît. Une bonne préparation n’est pas visible pour un participant. En revanche, si un atelier n’est pas correctement préparé, l’énergie collective ne sera pas atteinte, ou pire, les participants pourraient ne pas comprendre son intérêt et avoir l’impression de perdre leur temps en y participant.

#1 – Choisir le bon moment de la journée

 Le choix du moment de la journée peut avoir un impact considérable sur votre atelier. En effet, lorsque vous organisez un atelier de 3h ou 4h, c’est souvent autant de temps “de perdu” dans le travail de vos participants. Il est donc important de choisir un moment propice à l’attention de vos participants :

●  Préférez un atelier le matin avant que vos participants commencent leur journée, cela évitera que Jean pense à l’urgence reçu par mail à 9h30 ce matin ou que Julie rêve d’une sieste digestive après le restaurant de ce midi.

●  Évitez le lundi et le vendredi qui sont les jours de reprise ou de préparation au week-end. Si vous avez la possibilité de choisir entre les trois derniers jours, le mardi est la journée idéale.

 #2 – Etablir un planning détaillé

Quelle que soit la nature de l’atelier que vous organisez, celui-ci se doit d’être efficace et efficient. Pour ce faire, nous vous recommandons fortement d’établir un planning détaillé de votre journée en reprenant les éléments clés à la réussite de votre atelier.

Pour l’établir, il vous faut dans un premier temps définir l’objectif principal de votre atelier “A quoi doit-on aboutir” et connaître le nombre et le profil des participants pour adapter vos exercices.

Une fois ces cartes en main, c’est à vous de guider votre atelier et de l’amener à travers vos exercices favoris (tri de carte, portrait robot, storymapping, brainstorming, etc) vers votre objectif. N’oubliez pas de définir un temps pour chacun d’eux !

Attention, dans tout atelier, il y a certaines étapes qu’il ne faut pas oublier de prendre en compte pour son bon déroulé :

●  L’Icebreaker en début d’atelier pour connaître l’état d’esprit des participants ou les immerger dans l’ambiance.

●  Une pause toutes les 1h30-2h pour que éviter que vos participants ne décrochent sur une partie de l’atelier.

●  Le ressenti des participants à la fin de l’atelier pour vous améliorer et comprendre pourquoi un exercice à mieux ou moins bien fonctionné qu’un autre.

#3 – Envoyer et construire ses invitations

Une des principales craintes lorsque l’on souhaite organiser un atelier est le manque de participant. Pour favoriser la participation des acteurs clés de votre projet, il est important de construire et d’envoyer une invitation optimisée :

●  Bien sélectionner les participants. Cela ne sert à rien de mettre toute l’entreprise dans l’invitation si au final seul le service produit est concerné. Pensez tout de même à varier les profils pour que votre réflexion tienne compte de tous les utilisateurs finaux.

●  Envoyez votre invitation bien en amont de votre atelier. Votre atelier ne sera probablement pas encore clair dans votre tête mais il est important que les participants bloquent votre créneau. Vous pouvez donc envoyer votre invitation avec un premier texte les rassurant sur le format et en leur indiquant que vous reviendrez vers eux quelques jours avant l’atelier avec un ordre du jour plus détaillé.

●  Envoyez l’ordre du jour de l’atelier une semaine avant votre atelier. Si certaines réponses changent, vous aurez tout le temps de revoir l’organisation de votre atelier.

Un atelier n’est pas censé demander de travail en amont et en aval à vos participants, alors rassurez-les. Indiquez-leur qu’ils n’auront rien à prévoir mis à part venir avec leur bonne humeur. Dès la réception de l’invitation ils seront rassurés de voir que cela ne rajoute pas de charge à leur travail actuel.

Animer son atelier de manière efficace

#1 – Créer une atmosphère rassurante

Se retrouver dans un atelier peut être impressionnant pour certaines personnes. En tant qu’animateur, c’est à vous de mettre à l’aise vos participants dès leur arrivée :

●  Prévoyez de quoi boire et manger tout au long de l’atelier : c’est toujours plus agréable d’avoir un accueil chaleureux avec un café et un chocolat.

●  Préférez une disposition de salle propice à l’échange : chaque participant doit se voir, évitez les dispositions les uns derrières les autres et proposez une disposition en cercle.

●  Rassurez-les sur le format : c’est un moment d’échange, il n’y a jamais de mauvaises réponses, au contraire c’est avec tous les avis que nous allons avancer.

●  Préparez les ateliers avant qu’ils arrivent : si vous prévoyez un atelier de brainstorming préparez votre tableau blanc avec un titre et/ou quelques idées déjà pré-écrites. C’est toujours impressionnant de démarrer d’une page blanche.

●  Instaurez un climat de confiance avec un tour de table et un exercice d’Icebreaker pour que tous les participants se sentent concernés par les exercices qui vont suivre.

#2 – Proposer des règles de bienveillance

Pour avoir un climat de confiance durant toute la durée de l’atelier n’hésitez pas à rappeler au début de la présentation quelques règles de bienveillance et de les faire valider et les ajuster avec vos participants.

Voici quelques exemples de règles :

●  Utiliser le tutoiement.

●  Partager son expérience.

●  S’écouter, une conversation à la fois.

●  Laisser fermé l’ordinateur et le téléphone.

#3 – Savoir adapter son planning

Le planning détaillé que vous avez réalisé est une ligne directive personnelle pour que votre atelier atteigne son objectif. Cependant, et c’est toute la magie d’un atelier, en fonction des personnes présentes, les exercices peuvent évoluer et ne pas se passer comme vous l’aviez imaginé au départ, ce qui est souvent positif pour le projet. A vous d’adopter plus de flexibilité pour finalement faire durer plus longtemps un exercice ou au contraire en supprimer si vous identifiez que les participants ne sont pas réceptifs. Gardez en tête le timing et l’objectif de votre atelier et écoutez les participants pour l’adapter et ainsi le rendre réellement co-créatif.

Informer les participants des impacts de l’atelier

Donner de l’importance à la parole des personnes est l’un des rôles principaux pour un UX Designer. Grâce aux participants de vos ateliers, vous avez pu proposer des solutions optimales, alors faites leur savoir qu’ils ont permis de faire de grande chose. En valorisant leur participation ils seront plus à l’écoute pour de prochains ateliers, et se sentiront rassurés.

Cette étape permet aux participants de comprendre pourquoi ils ont participé à votre atelier, et à vous, de crédibiliser votre expertise et surtout de trouver une plus grande motivation de vos participants pour vos futurs ateliers.

Conclusion

La spécificité d’un atelier réside dans son format qui est spontané, instantané, collaboratif et unique. Les informations récoltées sont précieuses, à vous de le structurer de façon à le rendre efficient et efficace. Réaliser son atelier sur des moments stratégiques tout en le couplant avec un planning détaillé, permet de ne rien oublier le jour-j et facilite l’adaptation des exercices si des changements de dernières minutes apparaissent.

Si votre projet demande plusieurs ateliers, pensez à garder toujours les mêmes participants afin de pouvoir creuser les idées amenées en atelier 1. La satisfaction est plus belle lorsque le participant peut découvrir en atelier 4 le résultat tout en ayant suivi l’évolution d’une semaine à l’autre.

A vous de jouer !

 

 

Cécile BERNET – UX Designer @UX-Republic

 

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