UX-KALENDER – 24. DEZEMBER – Führen Sie Ihre UX-Workshops aus der Ferne durch

Remote Collaboration Work wurde in diesem Jahr besonders hervorgehoben. Tatsächlich mussten viele Unternehmen auf Telearbeit umsteigen, und die Teams haben sich angepasst, um weiterhin effektiv Brainstorming und Austausch zu betreiben. Wir werden uns heute auf die Organisation und Durchführung von Remote-UX-Workshops konzentrieren, basierend auf unseren Erfahrungen der letzten Monate mit unseren Kunden.

Die Arbeit an einem virtuellen Board aus der Ferne kann bei gesundheitlichen Einschränkungen bevorzugt werden, aber auch, wenn die Teilnehmer aus verschiedenen Städten oder sogar verschiedenen Ländern kommen oder wenn die Stakeholder einen vollen Terminkalender haben. Es ist manchmal einfacher, eine Nische zu finden, in der jeder von zu Hause aus arbeiten kann, anstatt von Angesicht zu Angesicht (ganz zu schweigen von den Kosten und COXNUMX-Auswirkungen von Flugreisen für internationale Teams 😉 ). Wir sparen Zeit und Effizienz beim Projektfortschritt und erleichtern die gemeinsame Nutzung.

Hier sind die ermittelten Best Practices und Tools, und wir möchten Ihnen versichern, dass diese Tools intuitiv sind und schnell funktionierten, unabhängig vom UX-Niveau und der digitalen Reife der Teilnehmer.

 

#1 Vorbereitung auf den Workshop

🔲  Legen Sie das/die Ziel(e) des Workshops fest (aber seien Sie nicht zu gierig).

🔲  Die Bestimmung des Moderators (der den Workshop leitet) und des Protokollführers wird sowohl für die Leitung der Arbeitssitzung als auch für das Feedback viel einfacher.

🔲  Bereiten Sie eine Gliederung des Workshops vor, die in das Timing passt. Dieses Dokument kann ein einfaches Raster sein (Excel, Google Sheets). Sie können auch Software für die Vorbereitung von Workshops verwenden, um Zeit zu sparen (z. B. SessionLabs).

🔲  Listen Sie die Teilnehmer auf (Designer, Benutzer, PM, BO, …): 5 bis 10 Teilnehmer.

🔲  Planen Sie den Slot ein paar Tage im Voraus auf den Terminkalendern.

🔲  Bereiten Sie das Arbeitsblatt oder die Präsentation vor, die während des Workshops verwendet wird (Erinnerung an die Ziele, Forschungsergebnisse zur Kontextualisierung, Benchmark usw.). Je nach Kontext kann es sinnvoll sein, Elemente im Voraus zu teilen, damit jeder Teilnehmer am D-Day bereit ist.

Diese Art von Prozess funktioniert für verschiedene Methoden und UX-Workshops: Personas, Empathy Map, Card Sorting, User Flows,  Live-Prototyping… Es steht Ihnen frei, die verschiedenen Vorlagen zu verwenden, die von den Tools angeboten werden, oder Ihre eigene Vorlage zu erstellen.

Beispiel für eine Empathy Map-Vorlage, die auf Miro verfügbar ist :

Beispiel für einen vom Slack-Team auf Whimsical erstellten Benutzerablauf :

Quelle : https://whimsical.com/how-slack-decides-to-send-a-notification-P53PjXCBWEi2fdMjP2Hti

#2 Führen Sie den Workshop durch

🔲  Je nachdem, ob sich die Teilnehmer bereits kennen oder nicht, nehmen Sie die Zeit für eine „Einspielen“ und eine Präsentation der jeweiligen Rolle (umso nützlicher aus der Ferne).

🔲  Stellen Sie den Workshop mit einem Kontext vor, erinnern Sie an die Ziele und den Prozess und fragen Sie, ob die Übung für alle geeignet ist, bevor Sie beginnen.

Tipps: Es ist wichtig, den Verlauf und das Ziel des Workshops im Vorstand zu teilen  und sagen Sie es nicht nur mündlich, für jeden, der sich während der Sitzung noch einmal darauf beziehen muss.

🔲  Achten Sie darauf, dass während der Übung alle sprechen, auch die Schüchternsten. Die Rolle des Moderators besteht unter anderem darin, sich in die Teilnehmer einzufühlen und zu wissen, wie man sie beruhigt, sowie zu wissen, wie man die Dinge beruhigt, wenn zu viele Personen gleichzeitig sprechen.

Tipps: Wenn Sie während einer Co-Creation-Sitzung sehen, dass jemand Probleme hat, das Board zu verwenden oder zu navigieren, um teilzunehmen, geraten Sie nicht in Panik, Sie können ihn jederzeit bitten, ein Blatt Papier und einen Bleistift zu nehmen und seine Arbeit anderen hinzuzufügen.

🔲  Die Räume teilen können, wenn viele Teilnehmende oder verschiedene Themen behandelt werden sollen: Zoom zum Beispiel ermöglicht es, Räume und damit Arbeitsgruppen zu schaffen, die es ermöglichen, in Kleingruppen zu iterieren und sich dann wieder zum Diskutieren zu treffen .

Tips : während einer Co-Creation-Phase, in der jeder Teilnehmer eine bestimmte Zeit hat, um eine oder mehrere Versionen eines Elements, Bildschirms, Ablaufs… vorzuschlagen. Es kann interessant sein, etwas Hintergrundmusik hinzuzufügen, um diese Zeit zu beleben, in der niemand spricht.

Artikellink UX Sounds vol.03

🔲  Notizen in Form von Post-its, Kommentaren usw. auf der virtuellen Tafel ermöglichen es, den Austausch, die Erkenntnisse und die während der Workshops aufgestellten Hypothesen zu verdichten. Sie erlauben auch Bessere Überwachung / Kontextualisierung des Projekts und seiner verschiedenen Iterationen.

🔲  Planen Sie am Ende des Workshops immer Zeit für Diskussionen ein, um die von jedem vorgeschlagenen Lösungen durchzugehen, über die nächsten Schritte zu entscheiden und, wenn sich die Übung dafür anbietet, abzustimmen.

Beispiel für die Abstimmung über Miro : Sie können Teilnehmer mit der gleichen Anzahl von Pellets bitten, für ihren Lieblingsbildschirm zu stimmen oder ihre Pellets auf die von ihnen bevorzugten Komponenten / Ideen zu legen. Dies ermöglicht es, den Inhalt eines Bildschirms für eine nächste Iteration zu priorisieren.

#3 Die nächsten Schritte

🔲  Diskutieren Sie die Ergebnisse mit einem größeren Team, um Informationen auszutauschen, in vorher geplanten Zeitfenstern (wenn möglich), um zu vermeiden, dass die nächsten Sitzungen zeitlich zu weit auseinander liegen.

🔲  Nehmen Sie sich die Zeit für eine offene Diskussion rund um den Workshop, zögern Sie nicht, die Teilnehmer zu fragen, was gut funktioniert hat, was weniger funktioniert, um Ihre nächsten Arbeitssitzungen weiter zu optimieren.

🔲  Verwenden Sie die virtuelle Tafel als Kommunikations- und Restitutionsmedium: Die gleiche Tafel kann während der gesamten Entwurfsphase für verschiedene Workshops verwendet werden, wobei die alten Restitutionen es ermöglichen, eine Geschichte weiterzuführen  alle wichtigen Entscheidungen seit Beginn des Projekts.

Tips : Es kann sinnvoll sein, für jedes Board einen „Eigentümer“ zu bestimmen, der sein Garant sein wird, er muss den Inhalt des Boards überprüfen, sicherstellen, dass es mit jeder neuen Iteration aktualisiert wird, dass alle Kommentare rechtzeitig verarbeitet werden …

🔲  Das Board ermöglicht es Ihnen auch, sich asynchron auszutauschen, Sie können kommentieren, die betroffenen Personen markieren und im Laufe der Zeit weiter iterieren. Jeder kann seinen Stein zum Gebäude bringen.

Tips : um asynchron an einem Projekt zusammenzuarbeiten:

🔲  Geben Sie eine Frist und ein Ziel an

🔲  ÊReagieren Sie auf Kommentare, schlagen Sie neue Versionen vor (Miro, Slack oder sogar per E-Mail), um das Projekt voranzutreiben

🔲  Á teilen Sie am Ende der Frist die Iteration mit allen Betroffenen.

Tips : Wenn Sie sich in voller Iteration auf Ihrem Board befinden und nicht möchten, dass Ihre Teilnehmer Ihre Arbeit vor Ihrer nächsten Sitzung mit ihnen sehen oder dass sie anfangen, Ihnen „vorzeitiges“ Feedback zu geben.

Also keine Panik : Erstellen Sie ein neues temporäres Board, das Sie nur verwenden, um Ihre Rückerstattung außer Sichtweite des Kunden zu erledigen.

 

Abschließend

„Wie richte ich die Remote-Zusammenarbeit ein?“ ist in diesem Jahr zu einem echten Thema geworden. Heutzutage gibt es viele kollaborative Arbeitswerkzeuge, um den Lebenslauf eines Projekts zu iterieren und zu kommunizieren.

Um Ihnen zu helfen, sind hier drei Tools, die ein Paket von 0,00 € anbieten, um Ihren nächsten Remote-Workshop mit Ihren zukünftigen Teilnehmern durchzuführen.

  • Miro : Praktisches Remote-Tool für eine Vielzahl von Anwendungsfällen wie agiles Management, UX-Design, Diagrammerstellung, Brainstorming usw. Und für jeden Anwendungsfall gibt es vordefinierte Tabellenvorlagen, mit denen Sie Ihre Arbeit planen können, wenn Sie nicht bei Null anfangen möchten. Aber für die Mutigsten haben Sie die Möglichkeit, Ihr eigenes Modell nach Ihren Bedürfnissen zu erstellen. Jedes Mitglied eines Teams kann in Echtzeit chatten und Feedback hinzufügen, was perfekt ist, um die Visionen aller während der gesamten Lebensdauer eines Projekts aufeinander abzustimmen.
  • Wunderlich : Tool zum Entwerfen von Wireframes und Flussdiagrammen. Seine Handhabung ist sehr einfach. Dieses Tool verfügt über eine Bibliothek mit konfigurierbaren Elementen wie Schaltflächen, Kontrollkästchen, kreisförmigen Anzeigen oder Dropdown-Menüs. Viele  Anpassbare Symbole sind verfügbar. Sie können Wireframes für jeden Bildschirm erstellen, sei es für eine Website, ein iPhone, eine Android-Anwendung oder ein Tablet.
  • FlowMap : Eine weitere Lösung, mit der Sie die Qualität der Kommunikation zwischen den Teilnehmern eines Remote-Projekts verbessern und die Entwicklung des Projekts transparent machen können. Ermöglicht es Ihnen auch, ein gesamtes Projekt von Anfang bis Ende anzuzeigen, alles in einer einfachen und praktischen Benutzeroberfläche, in der Blau dominiert.
  • Sitzungslabore : Tool zur Erstellung einer Roadmap für einen Workshop. Sie können sehr schnell bearbeiten und zur Organisation der Sitzung zurückkehren: Die bereits eingegebenen Daten werden in Bezug auf die neuen Einträge angepasst, um das Timing automatisch neu zu berechnen. Außerdem gibt es viele Vorlagen, Aufwärmideen, Beispiele für Workshop-Abläufe etc.

 

Und bis morgen für eine neue und letzte Überraschung in unserem UX-Republic-Adventskalender!

 

Marjorie TEILLET UI-UX-Designer @UX-Republic & Enguerran CHAMBARAUD UX-Designer @UX-Republic

 

Tolles Wimmelbildspiel!
Ein verstecktes Wort hat sich in den Text eingeschlichen, hat aber nichts damit zu tun. Doch dieses Wort ist uns wichtig. Wenn Sie ihn am Tag der Veröffentlichung finden und diesen Artikel zuerst mit dem Hashtag #CalendrierUXRepublic und dem versteckten Wort auf Twitter posten, gewinnen Sie ein Set UX-Cards oder ein Set Zoning Cards. Achtung, man kann nur einmal gewinnen... dann muss man anderen eine Chance geben 😉!