O espaço de trabalho: dissertação(ões) e gestão de projetos

memória espacial, curto prazo e reflexão coletiva

Encontramos a questão do ambiente de trabalho na abordagem do Design Thinking. Isso coloca as pessoas no centro de sua abordagem. Com base em seus princípios, veremos que tudo é uma questão de meio termo e que se trata de delimitar o espaço, alocando um espaço ao projeto.

“Embora pareça incrivelmente abstrato, le design thinking é de facto concretamente âncora em equipes e projetos, é claro, mas também em espaços físicos dedicados à inovação."

Tim Brown, Mudança por Design (2010)

O espaço é um fator determinante no bom andamento de um projeto?

Nos últimos anos, pudemos observar um forte entusiasmo pelos “espaços abertos” em detrimento dos espaços fechados.. “Plataformas abertas” concebidas para facilitar e libertar a comunicação entre os colaboradores de forma a melhorar o trabalho em equipa. Focados no “bem-estar” do colaborador, são economicamente vantajosos para as empresas que observam uma redução significativa nas suas despesas (redução da área para o mesmo número de colaboradores, se não mais).  
No entanto, um estudo realizado por Stéphan Turban e Ethan S. Bernstein (dois professores da Harvard Business School) tende a mostrar que esses ambientes não teriam o efeito esperado, pois há uma queda de 73% nas trocas em relação aos funcionários em espaços compartimentados.

É reconhecido que o espaço desempenha um papel nos negócios, então, como você pode considerar o layout do espaço de trabalho? A sua importância foi medida, particularmente no contexto da gestão de projetos?

Espaços abertos sim… mas espaços dedicados!


Los espaços abertos estão em alta! No entanto, eles não são tão bem percebidos pelos principais stakeholders:

"Há pouco mais de um ano trocámos os nossos escritórios individuais por espaços abertos (…) A vida mudou muito (…) Convivência, não, não é verdade, não é de todo convívio (…) as pessoas não se atrevem a falam, falam bem baixinho (...) Você não fala com as pessoas. Você voltou do fim de semana anterior. Você entrou no escritório, você estava falando com alguém. Chegamos às duas, três… íamos tomar um café…"

Testemunho de Anne-Marie, ouvinte do programa o telefone está tocando na France Inter.
Nem todos necessariamente concordam. No caso de Anne-Marie, os colaboradores não se atrevem a falar (o que não é propício a uma colaboração que exige trocas) e em outros casos é a poluição sonora que coloca um problema (conversas interpessoais, chamadas, teclados de computador, impressoras, etc.). Falamos sobre misofonia, não conducente à concentração.
Então de acordo com um estudo da OpinionWay para a empresa CD&B, especializada na transformação de espaços de trabalho: 82% dos entrevistados acreditam que o escritório individual fechado permite uma melhor concentração e 50% que promove a produtividade. O indivíduo está preso entre duas contradições e não sabe mais como agir.

Para um retorno para trás ?

"Através do scripting de nossos espaços e certos códigos, procuramos criar um estado de espírito (…) Os espaços devem ser tão funcionais quanto emocionalmente confortáveis.”

Véronique Hillen (reitora da escola D.), em 101 referências para inovação
Ao atribuir uma função a um espaço, os indivíduos adotarão o estado de espírito que corresponde a esse lugar. De uma perspectiva macro, pode soar como “não vou agir da mesma forma em casa como faço no trabalho”. Organizar o espaço e definir “códigos” permite que o indivíduo adote o comportamento correto dentro deste local.
Véronique Hillen está muito interessada no Vale do Silício e ambientes relacionados à criação de produtos. Segundo ela, embora na superfície esses lugares possam parecer desorganizados, na verdade eles são “estruturados”. Ela define como “9 pontos de referência”: A cozinha, a biblioteca, o espaço do projeto, o espaço Zen, a sala de brainstorming, o espaço de diversão, a loja/oficina 7s, a biblioteca de materiais, a sala de estar.
A roteirização dos espaços condicionará o indivíduo. Ele adotará a mentalidade certa e o comportamento esperado graças a códigos predefinidos, mas também na disposição do espaço que lhe é oferecido. Durante os encontros, por exemplo, a disposição das cadeiras em fileiras voltadas para o palestrante promove a postura de escuta do “público”: encontramos essa disposição no cinema, nas universidades, nos anfiteatros, ou mesmo no teatro.

UX Meetup Star – Time & Error, 2 fatores-chave do UX-Design

A disposição da sala em U será propícia não só à escuta, mas também à troca entre os participantes. Da mesma forma, se organizo um workshop e quero a participação ativa dos diferentes atores. Vou encorajá-los a permanecer em pé para que adotem uma postura dinâmica, que estejam fisicamente engajados.

Reunião de negócios de UX-Designers e PO durante oDia UX #39 na UX-Republic

Aconselho-o a retirar as cadeiras para encorajá-los. Eu sei por experiência que sair das cadeiras durante um brainstorming, por exemplo, é uma má ideia... Sair das cadeiras, o risco e que é o facilitador que redobra os esforços para anotar e expor todas as ideias. No entanto, essas oficinas são cocriativas: todos devem participar! Os participantes se sentirão ainda mais envolvidos no projeto.

Diversificar os lugares, permite sair do projeto.

Assim, dissociar a sala de brainstorming da sala dedicada ao projeto, nos permitirá literalmente sair do projeto. Uma pausa simbólica, física e mental para buscar novas ideias, talvez para tentar dar um passo atrás e ser um pouco mais objetivo.

“O espaço do projeto” importante para o seu bom funcionamento


Em espaço aberto a equipe é despachada porque não há vagas alocadas. Claro, as salas de reuniões estão disponíveis, mas elas ainda precisam ser gratuitas e ao longo do tempo. Ter um espaço dedicado ao projeto permitirá que cada membro da equipa se encontre, diariamente e sem constrangimentos logísticos perpétuos.
Além disso, isso permitirá que eles adotem um comportamento adequado e, acima de tudo, semelhante. Juntos, eles se colocarão no mesmo “modo”. Eles terão a mesma mentalidade, a mesma perspectiva de trabalho, facilitando assim sua colaboração e sinergia dentro da equipe. Espaços dedicados a projetos sendo muitas vezes um ponto negligenciado, se nada lhe for disponibilizado, pode sempre criá-lo:

Se você não tiver salas de conferência dedicadas exclusivamente ao seu sprint, seus quadros brancos sobre rodas sempre podem ser usados ​​como divisória, permitindo assim delimitar um espaço ad hoc

Jake Knap, Sprint (2016)

Uma materialização do cérebro coletivo para uma melhor visualização dos conceitos


Uma colaboração sugere uma pluralidade de indivíduos, pessoas multidisciplinares, com diferentes pontos de vista. Humanos com diversas representações do mundo, moldadas por seus ambientes, seus relacionamentos, suas próprias experiências, suas habilidades, suas percepções sensoriais e suas emoções. Esses fatores influenciam a percepção da mensagem percebida em uma comunicação. O receptor corre o risco de interpretar mal a mensagem ou pior não entendê-la. A visualização de um conceito pode ajudar a compreendê-lo.

Afinal, não dizemos que... "Uma imagem vale mais que mil palavras." (Confúcio) 

A prova é que:seu diagrama ilustra bem as visões divergentes entre os diversos atores de um projeto.

 fonte  Alguma ideia. Saiba mais sobre as origens da imagem do swing em businessballs. com.

Quando trocamos no âmbito de uma comunicação interpessoal, por exemplo, solicitamos a “memória de trabalho”. É aquele que nos permitirá manter a informação, processá-la instantaneamente (comparando-a com o nosso “conhecimento geral do mundo”, conhecimento adquirido) para podermos rebater sobre ela.

Memória de trabalho
Uma forma de memória de curto prazo. As informações serão armazenadas lá “temporariamente” porque só podem conter uma média de 7 +/- 2 informações.

Será, portanto, uma questão de “memorizar” dentro deste cérebro coletivo todos os conceitos, informações relevantes para o projeto para reutilizá-los, desenvolvê-los ou mesmo articulá-los em um determinado momento. Para isso estamos interessados ​​no mecanismo de memorização de um cérebro humano que nos permitirá reter um conceito para reutilizá-lo posteriormente, um processo explicado por Maxime Tarcher, psicólogo e palestrante. Uma técnica que poderíamos aplicar por biomimética ao nosso cérebro coletivo.

biomimicry
Abordagem de inovação sustentável que consiste em transferir e adaptar à espécie humana as soluções já desenvolvidas pela natureza

Assim será uma questão de entender o conceito, de marcá-lo materializando-o visualmente e organizando-o dentro do espaço dedicado ao projeto (“num canto do nosso cérebro”). Essa informação ficará armazenada em nosso cérebro coletivo, mais fácil de acessar porque requer nossa memória espacial. Pode ser consultado e depois “reexplicado” articulando-o com outras informações, áreas de reflexão ou conceitos, pois, conforme especificado por Tim Brown:

“A visibilidade simultânea dos vários elementos do projeto nos ajuda a identificar padrões recorrentes e estimula a síntese criativa, muito melhor do que quando esses recursos estão enterrados em pastas, cadernos ou apresentações em Power Point.”  

Tim Brown, CEO da IDEO, The Design Mind

A noção de espaço está obviamente ligada à noção de tempo. Nosso pensamento amadurece com o tempo. Por isso é importante manter esse espaço durante todo o projeto.
Como vimos, o espaço é um fator determinante no contexto de um projeto, pois permite que os indivíduos sejam condicionados. Adotar a mesma perspectiva de trabalho promove sinergia e coesão do grupo. Teremos um alinhamento claro do(s) objetivo(s) a atingir, nomeadamente pela materialização do cérebro coletivo com um local dedicado ao projeto.
No entanto, o espaço não se limita às nossas instalações, é através das nossas vivências, das nossas trocas, que alimentamos o nosso pensamento...

"Inovar, e menos ainda aprender a inovar, não é um exercício intelectual que se realiza dentro das paredes de uma sala, de uma empresa ou de uma escola. A relevância da exploração é refinada apenas pelo e através do encontro com o mundo exterior."

Verônica Hillen, 101 referências para inovação

…então saia! 😉

LEVAR EM FORA

  • Dedique um espaço ao projeto para materializar o cérebro coletivo e visualizar todas as informações relacionadas ao projeto
  • Se não houver espaço disponível para o projeto, crie-o!
  • Preservar o cérebro coletivo durante a duração do projeto
  • Saia: colete informações, dê um passo para trás, tire sua mente das coisas... etc.

Sandy, UX-Designer @UX-Republic