Como preparar e liderar seu workshop de cocriação

Quando ouvimos a palavra “oficina”, muitas vezes a associamos a “bom ambiente”, “momento de troca”, “momento de fuga”. Lembra post-its, adesivos, desenhos, brainstorming, quadro branco, jogos baseados em aviões de papel, enfim, uma atividade divertida que não deixa de ter importância. Esses workshops permitem destacar elementos essenciais e essenciais para avançar efetivamente no design de uma solução.

No entanto, muitos medos surgem ao decidir organizar uma oficina: Os participantes serão receptivos? Conseguirei cativa-los durante as 4 horas previstas? Todas as pessoas convidadas estarão presentes no dia d? Vou manter o meu tempo?

Neste artigo, descubra algumas dicas que permitirão que você aborde seus workshops de cocriação com mais calma.

Todos os workshops requerem preparação

Um workshop, do ponto de vista externo, pode parecer muito simples para os participantes. No entanto, sua preparação é muito mais complexa do que parece. Uma boa preparação não é visível para um participante. Por outro lado, se uma oficina não for devidamente preparada, a energia coletiva não será atingida, ou pior, os participantes não entenderão seu interesse e terão a impressão de perder tempo participando dela.

#1 – Escolha a hora certa do dia

 Escolher a hora do dia pode ter um enorme impacto na sua oficina. De fato, quando você organiza um workshop de 3h ou 4h, muitas vezes é tanto tempo “perdido” no trabalho de seus participantes. Portanto, é importante escolher um momento propício à atenção de seus participantes:

● Prefira um workshop de manhã antes de seus participantes começarem o dia, isso evitará que Jean pense na emergência recebida por e-mail às 9h30 desta manhã ou Julie sonhando com uma sesta digestiva após o almoço no restaurante.

● Evite segunda e sexta-feira, que são os dias de retomada ou preparação para o final de semana. Se tiver a possibilidade de escolher entre os últimos três dias, terça-feira é o dia ideal.

 #2 – Estabeleça um cronograma detalhado

Qualquer que seja a natureza do workshop que você organiza, ele deve ser eficaz e eficiente. Para isso, recomendamos fortemente que você elabore um cronograma detalhado para o seu dia, listando os elementos-chave para o sucesso do seu workshop.

Para estabelecê-lo, você deve primeiro definir o objetivo principal do seu workshop “O que devemos alcançar” e conheça o número e o perfil dos participantes para adaptar seus exercícios.

Uma vez que esses cartões estejam em mãos, cabe a você orientar seu workshop e conduzi-lo através de seus exercícios favoritos (classificação de cartões, retrato de robô, mapeamento de histórias, brainstorming, etc.) em direção ao seu objetivo. Não se esqueça de definir um tempo para cada um!

Atenção, em qualquer oficina existem alguns passos que não se deve esquecer de ter em conta para o seu bom funcionamento:

● O Quebra-gelo no início do workshop para conhecer o estado de espírito dos participantes ou mergulhá-los na atmosfera.

● Uma pausa a cada 1h30-2h para evitar que seus participantes desistam durante parte do workshop.

● Os sentimentos dos participantes no final do workshop para ajudá-lo a melhorar e entender por que um exercício funcionou melhor ou menos do que outro.

#3 – Envie e crie seus convites

Um dos principais medos quando se quer organizar um workshop é a falta de participantes. Para incentivar a participação de atores-chave em seu projeto, é importante construir e enviar um convite otimizado:

● Selecione bem os participantes. Não adianta colocar toda a empresa no convite se no final se trata apenas do produto serviço. Lembre-se de variar os perfis para que seu pensamento leve em conta todos os usuários finais.

● Envie seu convite com bastante antecedência ao workshop. Seu workshop provavelmente ainda não ficará claro em sua cabeça, mas é importante que os participantes bloqueiem sua vaga. Você pode, portanto, enviar seu convite com um primeiro texto tranquilizando-os sobre o formato e informando que retornará a eles alguns dias antes do workshop com uma agenda mais detalhada.

● Envie a agenda do workshop uma semana antes do seu workshop. Se algumas respostas mudarem, você terá bastante tempo para revisar a organização do seu workshop.

Um workshop não deve pedir aos participantes que trabalhem para cima e para baixo, então tranquilize-os. Diga-lhes que não terão nada para planejar, exceto vir de bom humor. Assim que receberem o convite, ficarão tranquilos ao ver que isso não acrescenta nada ao seu trabalho atual.

Anime sua oficina de forma eficaz

#1 – Crie uma atmosfera tranquilizadora

Estar em uma oficina pode ser esmagador para algumas pessoas. Como facilitador, cabe a você deixar seus participantes à vontade assim que eles chegarem:

● Planeje algo para comer e beber durante o workshop: é sempre melhor receber uma calorosa recepção com um café e um chocolate.

● Prefira um layout da sala propício à discussão: cada participante deve se ver, evitar layouts um atrás do outro e propor um layout em círculo.

● Tranquilize-os sobre o formato: é um momento de troca, nunca há respostas erradas, pelo contrário, é com todas as opiniões que vamos avançar.

● Prepare os workshops antes que eles aconteçam: se você estiver planejando um workshop de brainstorming, prepare seu quadro branco com um título e/ou algumas ideias já pré-escritas. É sempre impressionante começar de uma página em branco.

● Estabeleça um clima de confiança com uma mesa redonda e um exercício de quebra-gelo para que todos os participantes se sintam envolvidos nos exercícios que se seguirão.

#2 – Proponha regras de benevolência

Para ter um clima de confiança durante todo o workshop, não hesite em relembrar no início da apresentação algumas regras de benevolência e tê-las validadas e ajustadas com seus participantes.

Aqui estão alguns exemplos de regras:

● Use a familiaridade.

● Compartilhe sua experiência.

● Ouça um ao outro, uma conversa de cada vez.

● Deixe o computador e o telefone fechados.

#3 – Saiba como adaptar a sua agenda

O planejamento detalhado que você fez é uma diretriz pessoal para que sua oficina atinja seu objetivo. No entanto, e essa é a magia de um workshop, dependendo das pessoas presentes, os exercícios podem evoluir e não acontecer como você imaginava no início, o que muitas vezes é positivo para o projeto. Cabe a você adotar mais flexibilidade para finalmente fazer um exercício durar mais ou, ao contrário, deletar algum caso identifique que os participantes não estão receptivos. Tenha em mente o momento e o objetivo do seu workshop e ouça os participantes para adaptá-lo e, assim, torná-lo verdadeiramente co-criativo.

Informe os participantes sobre os impactos do workshop

Dar importância à voz das pessoas é um dos principais papéis de um UX Designer. Graças aos participantes de seus workshops, você foi capaz de propor soluções ótimas, então deixe-os saber que eles tornaram possível alcançar grandes coisas. Ao valorizar sua participação, eles estarão mais atentos às futuras oficinas e se sentirão mais tranquilos.

Esta etapa permite que os participantes entendam por que eles participaram do seu workshop, e você, para dar credibilidade à sua experiência e, acima de tudo, encontrar maior motivação de seus participantes para seus futuros workshops.

Conclusão

A especificidade de um workshop reside no seu formato espontâneo, instantâneo, colaborativo e único. As informações coletadas são preciosas, cabe a você estruturá-las de forma a torná-las eficientes e eficazes. Realizar o seu workshop em momentos estratégicos, acoplando-o a um cronograma detalhado, permite não esquecer nada no dia d e facilita a adaptação dos exercícios caso surjam alterações de última hora.

Se o seu projeto requer várias oficinas, lembre-se de manter sempre os mesmos participantes para poder explorar as ideias trazidas na oficina 1. A satisfação é maior quando o participante pode descobrir o resultado na oficina 4 enquanto acompanha a evolução de uma semana para semana.

É a sua vez!

 

 

Cécile BERNET – Designer UX @UX-Republic

 

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