Como planejar e executar o workshop de UX perfeito

Quer obter ideias para um problema de design específico? Faça uma oficina!
Quer avaliar um projeto com os usuários? Faça uma oficina!
Você deseja coletar informações de especialistas em um campo? Faça uma oficina!
Quer priorizar um conjunto de recursos? Faça uma oficina!
você quer... OK, você conseguiu!
Os workshops são uma parte essencial do processo de UX, mas muitas vezes são mal pensados ​​e mal gerenciados. Aqui estão algumas dicas para planejar e executar o workshop de UX perfeito.

Planejamento de oficina

Como ex-scout, gosto de pensar que ex-scouts fazem UX muito bom porque sempre tentamos estar “Scout sempre prontos!”.
O sucesso de um bom workshop está tanto no planejamento quanto na preparação.
Como regra geral, você deve gastar cerca de duas vezes mais tempo se preparando para um workshop do que a duração do próprio workshop. Portanto, se você acha que vai fazer um workshop de 2 horas, deve gastar pelo menos 4 na preparação.
Aqui estão algumas das coisas que você deve pensar:
escuteiros

Estabeleça os objetivos do workshop

Primeiro pense nos objetivos do workshop. Por que você quer fazer este workshop em primeiro lugar? O que você precisa para sair dessa? Uma boa ideia pode ser começar a partir das saídas desejadas e trabalhar de trás para frente a partir delas.
Por exemplo, se o resultado desejado é ter uma lista de recursos priorizados, como você pode chegar lá?

Atividades de planejamento

Depois de estabelecer os objetivos do workshop, você precisará planejar o que realmente fará durante o workshop. Não pense apenas no que você precisa tirar do workshop, mas também em tudo o que provavelmente funcionará bem?
Os jogos de design podem ser uma ótima maneira de envolver os participantes e ajudar a estimular o diálogo e a conversa.
Se você precisa de inspiração, os sites de Game-storming e Innovation games estão cheios de ideias para as atividades do workshop que você deseja organizar. Se você ainda não experimentou a atividade antes, pode ser bom fazer um piloto rápido para ter uma ideia dos horários e principalmente para ver se é provável que a atividade funcione bem no ambiente da sua oficina.

decidir quem deve vir

Muitas vezes tendemos a convidar todo mundo, enquanto é importante convidar apenas pessoas que realmente precisam estar lá e que realmente terão algo a contribuir.
Geralmente é melhor ter o mínimo de pessoas possível (Jeff Patton fala sobre o tamanho do grupo ser o que você deseja para um jantar). Às vezes é uma boa ideia fazer vários workshops com pequenos grupos em vez de um workshop com todos. Isso garante que o grupo não seja muito grande e, portanto, muito pesado para manusear. Além disso, se alguém não precisar participar de todo o workshop, não tenha medo de convidá-lo para apenas parte dele.
Devemos nos fazer a pergunta dos participantes remotos (por teleconferência ou vídeo). Isso realmente muda completamente a dinâmica de um workshop, de modo que pode ser preferível (até mesmo essencial) organizar um workshop separado, a fim de otimizar o workshop para participantes remotos.
Por fim, pense em quantas pessoas você precisará para ajudar a realizar o workshop. Claro, isso varia dependendo do tamanho do grupo e do tipo de workshop, mas como regra geral duas pessoas para cobrir um workshop é melhor do que uma. Você geralmente terá um 'facilitador' principal e um anotador (essas funções podem ser trocadas durante o workshop). Isso garante que o facilitador não esteja tentando entregar o workshop e capturar tudo o que acontece ao mesmo tempo, o que é impossível.

Reúna uma agenda

O agendamento é um mal necessário, não pense que você pode pular essa parte importante do processo de planejamento. O UX Workshop Program tem dois objetivos principais. Em primeiro lugar, ajuda você a planejar e pensar sobre o que você pode incorporar em seu workshop e, em segundo lugar, permite que os participantes saibam o que esperar (claro, se eles lerem!).
Ao montar um cronograma, muitas vezes acho útil listar as atividades que quero fazer, estimar quanto tempo cada uma provavelmente levará (em minutos) e depois ver o que posso fazer como combinação no tempo disponível. Tenha cuidado para não esquecer os intervalos se não quiser que seu workshop se transforme em uma maratona de três horas e seja realista ao estimar quanto tempo uma atividade provavelmente levará.
Você pode apontar para até 90 minutos de atividade entre os intervalos. Como pode ser difícil avaliar quanto tempo as atividades levarão, pode ser bom ter um conjunto de atividades curinga "bom de ter" para tirar do chapéu, caso seja necessário. Se você estiver adiantado, terá a oportunidade de liberar suas atividades “bom ter”, ou simplesmente a possibilidade de terminar o workshop mais cedo!

Escolha um lugar

Não posso deixar de enfatizar o quão importante é escolher o local certo para um workshop de UX. Localização, localização, localização. Coloque todos em uma sala muito pequena e a oficina provavelmente falhará. Escolha um local muito barulhento e perturbador e o workshop provavelmente também falhará.
Pequena sala de reuniões
Ao escolher um local, pense no número de pessoas que você terá, no tipo de atividades que fará e no tipo de ambiente que será propício ao workshop. Geralmente, quanto maior o local, melhor. Além disso, você certamente vai querer usar uma tela e ter bastante espaço na parede para colar post-its, esboços ou qualquer outro documento.
Se você vai pedir às pessoas para serem criativas, você deve tentar escolher um local mais informal. Uma boa ideia pode ser, por exemplo, usar um local fora do escritório para garantir a atenção de todos.

Garanta que os participantes estejam preparados

Dirigir um workshop é um pouco como ser um professor de escola. Você terá que preparar seu curso, sua lição; você precisará pensar em como controlar as crianças indisciplinadas nas costas (cuidado com os usuários seniores – eles geralmente têm os piores comportamentos) e você pode querer dar aos participantes alguns trabalhos de casa antes do workshop.
Você pode enviar algumas tarefas alguns dias antes do workshop (muito cedo e as pessoas sempre se esquecerão de fazê-las) para definir as expectativas e garantir que todos venham preparados com pensamentos, perguntas e ideias, etc. Em seu pacote de trabalhos de casa, você deve incluir a agenda do workshop, detalhes de 'quando' e 'onde' o workshop será realizado e qualquer trabalho que você queira que os participantes concluam.
Você pode pedir a todos que apresentem um folheto ou conjunto de slides, encontrem exemplos de algo ou apenas pensem em algumas ideias para colocar na mesa.
Não peça muito trabalho demorado (ou ninguém mais o fará) e não espere que todos tenham feito sua lição de casa (novamente, você descobrirá que os palestrantes seniores são os piores). Pode ser uma boa ideia lembrar as pessoas pessoalmente (ou por telefone) alguns dias antes do workshop o que elas precisam fazer. E-mails são muito fáceis de ignorar, e falar com alguém na noite anterior também ajuda a verificar se o que você está pedindo está claro e foi entendido.

Preparação da sala

Você não quer gastar os primeiros 10 minutos do seu workshop de UX configurando a sala, então é importante que você tenha acesso à sala antes de começar. Verifique se tudo está em ordem (não há nada pior do que mexer no botão do projetor por longos minutos no início de um workshop), Prepare e verifique tudo o que você precisará durante o workshop.
Pense no que provavelmente funcionará bem: boa mesa, boas cadeiras e certifique-se de ter suprimentos suficientes, um flipchart, post-its e o que mais for usar. Uma boa ideia é oferecer aos participantes alguns lanches durante o workshop e porque não algumas guloseimas. Graças ao princípio da reciprocidade (dê algo de graça a alguém e eles inconscientemente se sentirão em dívida), você deve obter mais participação de seus participantes sem perceber.

Execução da oficina

A vida é como uma caixa de chocolates e uma oficina é como um sanduíche. E como todo bom sanduíche, deve ter três camadas!
Há a camada de abertura do pão, a camada de recheio principal do meio e a camada de fechamento do pão. Assim como um sanduíche, cada camada/seção tem um papel diferente a desempenhar.
Sanduíche

Abertura da oficina

Você precisa gastar algum tempo inicializando o workbench. Deixe claro quais são os objetivos do workshop, o que será abordado e especifique as regras da 'casa', como colocar o celular no silencioso, por exemplo, e ter apenas uma conversa de cada vez. Certifique-se de que todas as regras sejam claras, que os participantes entendam e pergunte aos participantes se tiverem alguma dúvida.
Se os participantes não se conhecem, pode ser interessante fazer uma rápida volta à mesa e porque não fazer um pequeno jogo de 'quebra-gelo', como um rápido 'Pictionary' por exemplo, ou pedir a todos que digam algo surpreendente .

Facilite a oficina

O workshop consistirá em suas diferentes atividades. Como mencionei antes, geralmente acho melhor ter um facilitador designado para cada atividade e depois um ou mais assistentes de anotações. Realizar o workshop e fazer boas anotações só é realmente possível para facilitadores muito experientes e grupos relativamente pequenos, portanto, se você estiver sozinho, tente obter ajuda durante o workshop, se puder.
Apresente cada atividade antes de começar e deixe que todos os participantes saibam o que se espera deles.
Geralmente é uma boa ideia usar exemplos para dar às pessoas uma ideia do que fazer. É importante não ter medo de parar ou mudar uma atividade se ela não estiver funcionando.
Por fim, tente ficar de olho no clima. Pode ser muito fácil perder a noção do tempo e descobrir tarde demais que você não será capaz de cobrir tudo o que queria.

Encerramento da oficina

Todas as coisas boas chegam ao fim e como um bom livro ou filme, você deve terminar seu workshop com uma boa conclusão.
É uma boa ideia dedicar algum tempo ao final do workshop para revisar o que foi alcançado, fazer um balanço dos próximos passos e atribuir ações.
Como um bom anfitrião, você deve agradecer aos participantes por terem vindo e lembrá-los de que eles foram incríveis (mesmo que não fossem). Por fim, lembre a todos que participem das oficinas e atividades a seguir.

Saídas de Gravação

Sem dúvida, você criará muitas saídas interessantes durante seu workshop de UX. Essas entradas podem assumir a forma de post-its, esboços, rabiscos, ideias, listas e assim por diante.
Você vai querer manter um registro desses passeios, então certifique-se de não apenas fotografar tudo, mas também levar o maior número possível de coisas com você.
É por isso que geralmente é melhor usar flipcharts em vez de quadros brancos (para que você possa levar as páginas) e colar post-its no papel, em vez de diretamente em uma parede ou janela.
Post-it em papel

Après l'atelier

Lembra quando você era criança e tinha que escrever cartões de agradecimento e cartas para presentes de aniversário? Um agradecimento rápido pode levar muito tempo, então certifique-se de agradecer a todos mais uma vez enquanto eles ainda estão lá e repita as ações de acompanhamento.
Compartilhe os resultados do workshop para que todos continuem se sentindo envolvidos e possam se alimentar se quiserem. Por fim, peça feedback sobre como o workshop foi executado e passe algum tempo refletindo (mini-retrospectiva) para que o próximo workshop de UX que você fizer seja ainda mais perfeito!
Traduzido de: http://www.uxforthemasses.com/