Цього року особливо наголосили на дистанційній спільній роботі. Справді, багатьом компаніям довелося перейти на дистанційну роботу, і команди пристосувалися, щоб продовжувати ефективно вести мозковий штурм та обмінюватися інформацією. Сьогодні ми зосередимося на організації та проведенні дистанційних UX-семінарів, враховуючи наш досвід роботи з нашими клієнтами за останні кілька місяців.
Віддалена робота на віртуальній дошці може бути перевагою під час обмежень щодо здоров’я, а також якщо учасники приїжджають з різних міст або навіть різних країн, або якщо зацікавлені сторони мають щільний графік. Іноді простіше знайти нішу, де кожен може працювати вдома, а не віч-на-віч (не кажучи вже про вартість і вплив на викиди вуглецю від авіаперельотів для міжнародних команд 😉). Ми економимо час і ефективність на ході проекту, а також сприяємо його поширенню.
Нижче наведено найкращі методи та інструменти, і ми хочемо запевнити вас, що ці інструменти інтуїтивно зрозумілі й швидко працювали незалежно від рівня UX та цифрової зрілості учасників.
#1 Підготовка до семінару
🔲 Визначте мету(и) семінару (але не будьте надто жадібними).
🔲 Визначте фасилітатора (того, хто веде семінар) та того, хто вестиме нотатки; це значно спростить як проведення робочої сесії, так і зворотний зв'язок.
🔲 Підготуйте план семінару, щоб дотримуватися графіка. Цей документ може бути простою електронною таблицею (Excel, Google Таблиці). Ви також можете використовувати програмне забезпечення, спеціально розроблене для підготовки до семінарів, щоб заощадити час (наприклад, SessionLabs).
🔲 Перелічіть учасників (дизайнерів, користувачів, керівника проекту, керівника проектів тощо): від 5 до 10 учасників.
🔲 Заплануйте часовий інтервал у календарі за кілька днів наперед.
🔲 Підготуйте робочий аркуш або презентацію, яка буде використана під час семінару (огляд цілей, результати дослідження для контекстуалізації, порівняння тощо). Залежно від контексту, може бути корисним заздалегідь поділитися матеріалами, щоб кожен учасник був готовий у день семінару.
Цей тип процесу працює для різних методологій та UX-вокшопів: персони, карта емпатії, сортування карток, потоки користувачів, створення живих прототипів… Ви можете почати з різних шаблонів, що пропонуються інструментами, або створити свій власний шаблон.
Приклад шаблону карти емпатії, доступного на Miro :
Приклад User Flow, створеного командою Slack на Whimsical :
Джерело : https://whimsical.com/how-slack-decides-to-send-a-notification-P53PjXCBWEi2fdMjP2Hti
№ 2 Проведіть семінар
🔲 Залежно від того, чи учасники вже знають один одного, чи ні, виділіть час на « розминку » та презентацію ролі кожної людини (тим корисніше дистанційно).
🔲 Розпочніть семінар, встановивши контекст, нагадавши всім про цілі та процедуру, і запитаючи, чи підходить вправа всім перед початком.
Поради: Важливо поділитися на Раді курсом і метою семінару а не просто говорити це усно, для тих, кому потрібно знову згадати це під час сесії.
🔲 Переконайтеся, що кожен учасник, навіть найсором’язливіші, має можливість висловитися під час вправи. Роль фасилітатора включає співчуття до учасників, заспокоєння їх та заспокоєння, коли забагато людей говорять одночасно.
Поради: Якщо під час сеансу спільної творчості ви помітили, що хтось має труднощі з використанням дошки або навігацією по ній, щоб взяти участь, не панікуйте, ви завжди можете попросити їх взяти аркуш паперу та олівець і додати свою роботу разом з іншими.
🔲 Можливість ділитися кімнатами, якщо учасників багато або якщо потрібно розглянути різні теми: Zoom, наприклад, дозволяє створювати кімнати, а отже, робочі групи, що дозволяє працювати в невеликих групах, а потім зустрічатися знову для обміну ідеями.
Порада : Під час фази спільної творчості, коли кожен учасник має певний час, щоб запропонувати одну або кілька версій елемента, екрана, потоку тощо, може бути цікаво додати фонову музику, щоб оживити цей період, коли ніхто не розмовляє.
Посилання на статтю UX Sounds vol.03
🔲 Роблячи нотатки на віртуальній дошці у вигляді стікерів, коментарів тощо, можна стисло зібрати обговорення, висновки та гіпотези, висловлені під час семінарів. Це також дозволяє краще моніторити та контекстуалізувати проєкт і його різні ітерації.
🔲 В кінці семінару завжди виділіть час для обговорення, розгляду рішень, запропонованих кожною людиною, визначення наступних кроків і, якщо вправа підходить для цього, проведення голосування.
Приклад голосування на Miro : учасників, кожен з яких має однакову кількість жетонів, можна попросити проголосувати за свій улюблений екран або розмістити свої жетони на улюблених компонентах/ідеях. Це дозволяє визначити пріоритетність вмісту екрана для майбутньої ітерації.
#3 Наступні кроки
🔲 Обговоріть результати з ширшою командою для обміну інформацією у заздалегідь узгоджені часові проміжки (якщо можливо), щоб уникнути занадто тривалої перерви між наступними сесіями.
🔲 Знайдіть час для відкритого обговорення семінару, не соромтеся запитувати учасників, що спрацювало добре, а що ні, щоб продовжувати оптимізувати ваші наступні робочі сесії.
🔲 Використовуйте віртуальну дошку як інструмент комунікації та звітності: ту саму дошку можна використовувати для проведення різних семінарів протягом усього етапу проектування, а попередні звіти дозволяють відстежувати всі важливі рішення, прийняті з початку проекту.
Порада : Може бути корисним призначити «Власника» для кожної дошки, який буде її гарантом; він повинен буде перевіряти вміст дошки, забезпечувати її оновлення з кожною новою ітерацією, своєчасну обробку всіх коментарів…
🔲 Дошка також дозволяє асинхронний обмін; ви можете коментувати, позначати відповідних людей, щоб продовжувати ітерації в міру розвитку обговорення. Кожен може зробити свій внесок.
Поради : для ефективної асинхронної співпраці над проектом:
🔲 Встановіть термін та мету
🔲 Будьте чуйними до відгуків, пропонуйте нові версії (через Miro, Slack або навіть електронною поштою) для просування проєкту вперед
🔲 Після закінчення терміну поділіться ітерацією з усіма відповідними людьми.
Порада : Якщо ви перебуваєте посеред ітерації на своїй дошці та не хочете, щоб учасники побачили вашу роботу до наступного сеансу з ними або щоб вони почали давати вам «передчасні» відгуки.
Тож не панікуйте : створіть нову тимчасову дошку, яка використовуватиметься лише для того, щоб давати ваші відгуки поза межами особистого спілкування з клієнтами.
на закінчення
«Як налаштувати віддалену співпрацю?» стала справжньою проблемою цього року. Сьогодні існує багато інструментів для спільної роботи для повторення та спілкування щодо життя проекту.
Щоб допомогти вам, ось три інструменти, які пропонують пакет у розмірі 0,00 євро, щоб провести наступний дистанційний семінар із майбутніми учасниками.
- Miro : Зручний віддалений інструмент для широкого спектру випадків використання, таких як гнучкість управління, UX-дизайн, діаграми, мозковий штурм тощо. І для кожного випадку використання є заздалегідь визначені шаблони таблиць, які дозволять вам спланувати свою роботу, якщо ви не хочете починати з нуля. Але для найсміливіших у вас є можливість створити власну модель відповідно до ваших потреб. Кожен член команди може спілкуватися та додавати відгуки в режимі реального часу, що ідеально підходить для узгодження бачення кожного протягом усього життя проекту.
- Примхливий : Інструмент для проектування каркасів і блок-схем. Його обробка дуже проста. цей інструмент має бібліотеку конфігурованих елементів, таких як кнопки, прапорці, кругові вимірювальні прилади або спадні меню. Багато доступні настроювані значки. Ви можете створити каркаси для будь-якого екрана, будь то сайт, iPhone, додаток для Android або планшет.
- FlowMapp : Ще одне рішення, яке дозволяє підвищити якість спілкування між учасниками віддаленого проекту, роблячи розробку проекту прозорим. Також дозволяє переглядати весь проект від початку до кінця, і все це в простому та практичному інтерфейсі, де домінує синій.
- Лабораторії сесії : Інструмент для створення дорожньої карти для семінару. Ви можете редагувати та повертатися до організації сеансу дуже швидко: вже введені дані коригуються по відношенню до нових записів, щоб автоматично перерахувати час. Також є багато шаблонів, ідей для розминки, прикладів послідовностей семінарів тощо.
І до зустрічі завтра за новим і останнім сюрпризом у нашому календарі UX-Republic Advent!
Марджорі ТЕЙЛЕ, UI-UX-дизайнер @UX-Republic та Енгерран ШАМБАРО, UX-дизайнер @UX-Republic
