UX CALENDAR – 24 DE DEZEMBRO – Realize seus workshops de UX remotamente

O trabalho colaborativo remoto foi particularmente destacado este ano. De fato, muitas empresas tiveram que mudar para o teletrabalho e as equipes se adaptaram para continuar a fazer brainstorming e trocar de forma eficaz. Vamos nos concentrar hoje na organização e condução de workshops remotos de UX, seguindo nossas experiências ao longo dos últimos meses com nossos clientes.

Trabalhar remotamente em um quadro virtual pode ser preferido durante as restrições de saúde, mas também se os participantes vierem de diferentes cidades ou até países diferentes, ou se os interessados ​​tiverem agendas lotadas. Às vezes é mais fácil encontrar um nicho onde todos possam trabalhar em casa, em vez de cara a cara (sem mencionar o custo e o impacto de carbono das viagens aéreas para equipes internacionais 😉). Economizamos tempo e eficiência no andamento do projeto e facilitamos seu compartilhamento.

Aqui estão as melhores práticas e ferramentas identificadas, e queremos tranquilizá-lo, essas ferramentas são intuitivas e funcionaram rapidamente, independentemente do nível de UX e maturidade digital dos participantes.

 

#1 Preparando-se para a oficina

🔲  Determine o(s) objetivo(s) do workshop (mas não seja muito ganancioso).

🔲  Determinar o facilitador (aquele que lidera o workshop) e o anotador será muito mais simples tanto para liderar a sessão de trabalho quanto para a restituição.

🔲  Prepare um esboço do workshop para se adequar ao cronograma. Este documento pode ser uma grade simples (Excel, Google Sheets). Você também pode usar software dedicado à preparação de workshops para economizar tempo (como o SessionLabs).

🔲  Liste os participantes (designers, usuários, PM, BO, …): 5 a 10 participantes.

🔲  Planeje o slot com alguns dias de antecedência nos diários.

🔲  Preparar a ficha de trabalho ou apresentação que será utilizada durante o workshop (Lembrete dos objetivos, Resultados da pesquisa para contextualização, Benchmark, etc.). Dependendo do contexto, pode ser útil compartilhar elementos com antecedência para que cada participante esteja pronto no Dia D.

Esse tipo de processo funciona para diversas metodologias e workshops de UX: Personas, mapa de empatia, classificação de cartões, fluxos de usuários,  Prototipagem ao vivo… Você pode usar os vários modelos oferecidos pelas ferramentas ou criar seu próprio modelo.

Exemplo de modelo de Mapa de Empatia disponível no Miro :

Exemplo de fluxo de usuário criado pela equipe do Slack no Whimsical :

fonte : https://whimsical.com/how-slack-decides-to-send-a-notification-P53PjXCBWEi2fdMjP2Hti

#2 Faça o workshop

🔲  Dependendo se os participantes já se conhecem ou não, faça o hora de fazer um “Aquecer”, e uma apresentação do papel de cada pessoa (ainda mais útil à distância).

🔲  Apresente o workshop com um contexto, um lembrete dos objetivos e do processo, pergunte se o exercício é adequado para todos antes de começar.

Dicas: É importante compartilhar na Diretoria o curso e o objetivo do workshop  e não apenas dizer oralmente, para quem precisar remetê-lo novamente durante a sessão.

🔲  Preste atenção que todos falam durante o exercício, mesmo os mais tímidos. O papel do facilitador é, entre outras coisas, ter empatia com os participantes e saber como deixá-los à vontade, além de saber como acalmar as coisas quando muitas pessoas estão falando ao mesmo tempo.

Dicas: Durante uma sessão de cocriação, se você vir alguém que está tendo problemas para usar ou navegar no Quadro para participar, não entre em pânico, você sempre pode pedir que pegue uma folha e um lápis e adicione seu trabalho ao lado dos outros.

🔲  Poder compartilhar as salas se houver muitos participantes ou se vários assuntos forem tratados: o Zoom, por exemplo, possibilita a criação de salas e, portanto, grupos de trabalho, o que possibilita iterar em pequenos grupos e depois se reunir novamente para discutir .

Tips : durante uma fase de cocriação onde cada participante tem um certo tempo para propor uma ou mais versões de um elemento, tela, fluxo…. pode ser interessante adicionar uma música de fundo para animar esse período em que ninguém está falando.

Link do artigo UX Sounds vol.03

🔲  A tomada de notas, em forma de post-its, comentários, etc. no quadro virtual permite condensar as trocas, aprendizados e hipóteses levantadas durante as Oficinas. Eles também permitem melhor acompanhamento/contextualização do projeto e suas diversas iterações.

🔲  Ao final do workshop, sempre dê tempo para discussão, para rever as soluções propostas por cada um, decidir sobre os próximos passos e, se o exercício se prestar a isso, faça uma votação.

Exemplo de votação no Miro : você pode pedir aos participantes, cada um com o mesmo número de pellets, que votem em sua tela favorita ou coloquem seus pellets nos componentes/ideias de sua preferência. Isso permite priorizar o conteúdo de uma tela para uma próxima iteração.

#3 Os próximos passos

🔲  Discuta os resultados com uma equipe maior para compartilhar informações, durante os horários planejados com antecedência (se possível), para evitar que as próximas sessões sejam muito espaçadas no tempo.

🔲  Aproveite o tempo para ter uma discussão aberta em torno do workshop, não hesite em perguntar aos participantes o que funcionou bem, o que funciona menos, para continuar a otimizar suas próximas sessões de trabalho.

🔲  Use o quadro virtual como meio de comunicação e restituição: o mesmo quadro pode ser usado para realizar diferentes oficinas ao longo da fase de projeto, as restituições antigas permitem manter um histórico  todas as decisões importantes desde o início do projeto.

Tips : pode ser útil determinar para cada Board um “Proprietário” que será seu fiador, ele deverá verificar o conteúdo do Board, garantir que ele seja atualizado a cada nova iteração, que todos os comentários sejam processados ​​no tempo…

🔲  O Board também permite que você troque de forma assíncrona, você pode comentar, marcar as pessoas interessadas, para continuar a iterar ao longo do tempo. Todos podem trazer sua pedra para o prédio.

Tips : para colaborar de forma assíncrona em um projeto:

🔲  Dê um prazo e um objetivo

🔲  Êresponder a comentários, propor novas versões (Miro, Slack ou até mesmo por e-mail) para avançar no projeto

🔲  Á no final do prazo, compartilhe a iteração com todos os envolvidos.

Tips : se você estiver em plena iteração em seu quadro e não quiser que seus participantes vejam seu trabalho antes de sua próxima sessão com eles, ou que eles comecem a dar feedback “prematuro”.

Então não entre em pânico : crie um novo Board temporário que você usará apenas para fazer sua restituição fora da vista, privacidade do cliente.

 

em conclusão

“Como configurar a colaboração remota?” tornou-se um problema real este ano. Hoje existem muitas ferramentas de trabalho colaborativo para iterar e comunicar sobre a vida de um projeto.

Para ajudá-lo, aqui estão três ferramentas que oferecem um pacote de €0,00 para fazer seu próximo workshop remoto com seus futuros participantes.

  • Miro : Ferramenta remota útil para uma ampla gama de casos de uso, como gerenciamento ágil, design de UX, diagramação, brainstorming etc. E para cada caso de uso, existem modelos de tabela predefinidos que permitirão planejar seu trabalho se você não quiser começar do zero. Mas para os mais corajosos, você tem a possibilidade de criar seu próprio modelo de acordo com suas necessidades. Cada membro de uma equipe pode conversar e adicionar feedback em tempo real, perfeito para alinhar as visões de todos ao longo da vida de um projeto.
  • Excêntrico : Ferramenta para desenhar wireframes e fluxogramas. Seu manuseio é muito simples. esta ferramenta possui uma biblioteca de elementos configuráveis, como botões, caixas de seleção, medidores circulares ou menus suspensos. Vários  ícones personalizáveis ​​estão disponíveis. Você pode fazer wireframes para qualquer tela, seja para um site, um iPhone, um aplicativo Android ou um tablet.
  • Mapa de fluxo : Mais uma solução que permite melhorar a qualidade da comunicação entre os participantes de um projeto remoto, tornando o desenvolvimento do projeto transparente. Também permite visualizar um projeto inteiro do início ao fim, tudo em uma interface simples e prática onde o azul predomina.
  • Laboratórios de sessão : Ferramenta para estabelecer um roteiro para um workshop. Você pode editar e voltar à organização da sessão muito rapidamente: os dados já inseridos são ajustados em relação às novas entradas para recalcular o tempo automaticamente. Existem também muitos modelos, ideias de aquecimento, exemplos de sequências de workshops, etc.

 

E até amanhã para uma nova e final surpresa em nosso calendário do Advento da UX-Republic!

 

Marjorie TEILLET UI-UX-Designer @UX-Republic & Enguerra CHAMBARAUD Designer UX @UX-Republic

 

Grande jogo de palavras escondidas!
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