Todo mundo fala sobre isso sem necessariamente saber do que se trata. Enquanto alguns já o “industrializaram” em sua organização (com sabedoria ou não), a maioria só ouviu falar dele e muito mais. Seja como for, é claro que essas duas palavras misteriosas, prometem soluções mágicas, intrigam... ou incomodam. No alvorecer desta nova década, é hora de fazer um balanço desse arlesiano. 

É a Jake Knapp, entusiasta de processos e produtividade, que está na origem desse método. Ao ingressar no Google, o jovem encontrou terreno fértil para a necessidade de experimentar novas práticas para otimizar a geração de ideias e soluções. É então através da estrutura Google Ventures dedicado a apoiar start-ups que conseguiu desenvolver os princípios do Design Sprint. Após centenas de workshops que o ajudaram a refinar sua metodologia, ela será formalizada, em colaboração com John Zeratsky e Braden Kowitz, no livro publicado em 2016. Para os aventureiros que desejam entender seus problemas com uma perspectiva diferente, onde os métodos convencionais falharam , o trabalho tornou-se Bíblia verdadeira, em qualquer caso uma referência (aclamado pelo New York Times em particular).

O Design Sprint é, portanto, não apenas voltado para o mundo digital, mas a priori para aqueles que desejam inovar em geral. Este artigo será, no entanto, e a fortiori, parte de um contexto de aplicação digital.

O que é (em teoria)?

Como de costume em UX, vamos abordar o porquê antes do quê: por que fazer um sprint? Este método é particularmente recomendado para tentar resolver um problema, validar um conceito ou simplesmente testar novas ideias. Tudo muito rapidamente. Na maioria das vezes, o sprint permite que o patrocinador se projete no futuro e veja usuários ou clientes em potencial experimentando uma solução… que ainda não existe e não terá exigido nenhum investimento pesado. Este é o ponto principal do “espírito protótipo” na base do Design Thinking (veja nosso artigo).
Concretamente, podemos considerar o Design Sprint como a implementação das etapas do Design Thinking, mas de forma compacta. Aqui vamos entender, projetar (divergir), decidir (convergir), prototipar e finalmente testar, ao longo de 5 dias, ou seja: 1 dia = 1 passo. O número de participantes será limitado, de 5 a 7, para manter uma boa dinâmica de grupo.

De passos de gigante a passos de bebê e vice-versa…

O 1º diaur, é sobre definir uma meta de longo prazo, faça a preto no branco todas as perguntas que gostaríamos de responder durante o sprint da manhã. À tarde, vamos questionar e vamos reagir “especialistas” a esses primeiros elementos. Afinal vamos definir o alvo a ser abordado e um diagrama das etapas seguir para atingir esse objetivo, ou seja, a jornada do usuário pretendida em linhas gerais. Esses elementos permanecerão visíveis para todos ao longo do sprint, a fim de manter o foco no problema definido e, assim, evitar divagar como sabemos fazê-lo bem. É também o dia em que oidentificamos a pessoa que terá o papel decisivo de “tomador de decisão”, que decidirá se necessário, ou pelo menos validará as etapas.
O segundo dia, começamos a esboçar. Após uma fase de inspiração (benchmark reunindo as melhores ideias de outros setores de preferência), passamos à realização de esboços inicialmente rápidos e sucintos (Crazy8). Em seguida, desenvolveremos esses esboços em croquis mais completos (uma micro sequência de 3 post-its numa folha A4), que reúne as melhores ideias e servirá de base para o dia seguinte, incluindo a votação.
O segundo dia, dissecamos, sem espalhar, as soluções previstas, depois decidimos quais vamos manter e combinar para propor um storyboard completo, como no cinema, que traçará as etapas detalhadas do percurso planejado. As sequências assim determinadas serão a base do protótipo a ser projetado e testado.
O segundo dia é usado para co-construir o referido protótipo (cf nosso artigo sobre prototipagem rápida). E sim, todos devem sujar as mãos dividindo as tarefas. Isso é necessário para manter a coesão do grupo onde alguns gostariam de aproveitar para fugir 😉 , deve, no entanto, ser realista e testável (por exemplo: elementos de texto relevantes, CTA acessível, etc.). Com uma interface de usuário minimamente autorizada, é ainda melhor :).
O 5º e último dia é o “D-Day”, que permitirá uma decisão importante: nossa ideia é válida e viável. Para fazer isso, nada melhor do que testar sua solução com 5 usuários reais que nos dará sua opinião na hora, sem filtro, sem necessariamente benevolência. Afinal, o que lhes oferecemos deve ser útil e agradável para eles. No final de um dia de observação, recolhemos os pontos convergentes ou “padrões” (positivos a manter e negativos a melhorar) e decidimos continuar a desenvolver ou deixar de lado a solução proposta.
Observe que, como em qualquer exercício de Design Thinking, estamos testando uma hipótese. O design sprint é, portanto, a oportunidade perfeita para… cometer erros e, acima de tudo, aprender.
Visto assim, pode parecer imensurável, inatingível, exaustivo e, no entanto, sim, é possível.

É tudo sobre o tempo

Inevitavelmente, isso requer um pouco de organização e disciplina. Podemos, portanto, considerar que o DS é também a intrépida descendência de Cronos e Dâmocles: os dias são curtos (10h às 17h), mas densos, quase todos os exercícios são rigorosamente “cronometrados” (em intervalos de 8 min a 1h30 dependendo da atividade). O interesse é duplo: por um lado, manter um nível ótimo de concentração e energia, por outro, garantir cortar qualquer palavrão inútil e contraproducente para poder avançar e passar para a próxima fase. O Design Sprint é, portanto, anti-encontro por excelência devido ao seu cronograma e é fortemente aconselhado a não respeitar estritamente esse tempo sob o risco de explodir o sprint em pleno voo. A pessoa que facilita o sprint deve ser seu fiador inabalável.

democracia ditatorial

Outro aspecto altamente estruturante é o formato das oficinas. Ao contrário do brainstorming, uma espécie de feira de ideias onde todos se expressam ao mesmo tempo, aqui vamos contar com a criatividade, conhecimento e experiência de cada um individualmente e na maior parte do tempo em silêncio. Deste modo cada participante irá gerar um número de micro-entregas de forma independente, preservando assim uma certa frescura e sobretudo uma integridade de espírito, de modo a evitar qualquer preconceito ligado a fenómenos de grupo e a chegar às suas trincheiras mais extremas sem depender de outros.

Em segundo lugar, os resultados destes exercícios são postado anonimamente, em seguida, discutido e argumentado, mas mais uma vez em prazos muito curtos, para evitar debates. O objetivo é criar um cérebro coletivo gerar possibilidades, depois selecionar e combinar as melhores partes das ideias apresentadas. A partir daí, não se trata de julgar e demolir as propostas uns dos outros, mas decombinar o melhor de todos para se recuperar e construir melhor. 
Além disso, as etapas decisórias são realizadas da forma mais democrática possível: por o voto (graças aos adesivos coloridos como de costume). Exceto que aquele que se chama Decisor se beneficia de um voto com peso maior. Isso pode ser útil quando o consenso da maioria não surge ou para influenciar ou mesmo derrubar os votos e impor sua visão. De qualquer forma, isso permite dar uma parada e para poder ir para o próximo passo. Isto pode parecer violento à primeira vista, mas é muito eficaz e por vezes permite ao mesmo tempo recordar a visão, a estratégia e/ou os constrangimentos da organização, ao mesmo tempo que absorve os diferentes pontos de vista dos participantes.

Realmente como vai?

Tudo isso parece ótimo no papel, mas o que é um sprint na vida real? Uma semana de acampamento com colegas? Uma semana de desafios loucos? Uma sala de fuga?
Bom já respondendo a pergunta do título, vai muito bem na maioria das vezes. Os níveis hierárquicos são praticamente deixados de lado, os participantes jogam o jogo, mesmo os mal-humorados, cada um secretamente satisfeito por estar envolvido e simplesmente por ter a oportunidade de se expressar livremente. Porque obviamente bondade e escuta são essenciais durante os tempos de fala.
Outra coisa, os mais relutantes em esboços acabam não sendo tão ruins, cada um sempre encontrando uma forma de representar suas ideias à sua maneira. Em suma, esta é uma oportunidade para alguns ganhar autoconfiança e que os outros aprendam a ouvir. A organização do discurso é mais uma vez prerrogativa do facilitador, que às vezes terá que saber se impor e ressignificar a discussão.
A força do sprint também reside na sua capacidade de obter um “resultado” que se mantenha rapidamente, o que é muito motivador, pois além disso contém a essência de um projeto importante para a empresa ou organização patrocinadora. Os primeiros 2 dias podem acabar sendo “flutuantes” e isso é normal, como qualquer período de enquadramento em que estamos considerando seriamente um problema. Mas que satisfação na quinta-feira no final do dia ter um protótipo com conteúdo e/ou funcionalidades bastante realistas e relevantes (sem questão de Lorem Ipsum, por exemplo, não não não) para ser testado e permitir recuperar tanto feedback quanto possível na solução prevista, mas também saber que percorremos todo este caminho juntos.

É claro que um sprint nem sempre corre bem, especialmente na primeira vez. Os participantes tiveram que se organizar para estar presentes durante cinco dias consecutivos, o que pode parecer muito e gerar um pouco de estresse. Eles são solicitados a deixar de lado suas ferramentas de trabalho durante os workshops: nada de celulares, nada de computadores (com algumas exceções), nada de distrações. Além disso, geralmente não estão acostumados a trabalhar no modo Design Thinking, em pé de igualdade, com brainstorming coletivo e compartilhado. E, acima de tudo, não estão acostumados a manter um nível tão alto de foco coletivo em um tema que precisa ser resolvido muito rapidamente, às vezes exigindo escolhas difíceis (e decisivas) por meio de exercícios desconhecidos para eles (uma verdadeira revelação quando são apresentados ao exercício Crazy8 ;p).

De forma indireta, o Design Sprint também às vezes inclui um problema de comunicação interna, e se transforme em uma verdadeira sessão de integração. Além de contribuir para encontrar uma solução, os participantes encontram-se inseridos na visão de empresa do tomador de decisão (que muitas vezes é o CEO ou o gerente de projeto e o patrocinador), que pode ser tendenciosa. O sprint permitirá, no entanto, levantar os problemas e pontos espinhosos e, de fato, que todos expressem sua perplexidade, se necessário.
O Design Sprint é, portanto, um método cujos marcos são claros e um exercício extremamente estimulante, embora surpreendente para muitos. Em termos concretos, também pode revelar-se complexo de realizar, até mesmo assediante. Ou ser mal interpretado ou mal utilizado. Em qualquer um destes casos, será necessário não ter medo de fazer certos ajustes e saber mostrar pragmatismo e paciência, principalmente quando se é o facilitador. É isso que vamos desenvolver na segunda parte deste artigo, então fique atento…
Alexis CANGY | Consultor UX/UI | Mestre de sprint de design