DESIGN SPRINT: TUDO QUE VOCÊ SEMPRE QUIS SABER… (Parte 1)


Todo mundo fala sobre isso sem necessariamente saber do que se trata. Enquanto alguns já o “industrializaram” em sua organização (com sabedoria ou não), a maioria só ouviu falar dele e muito mais. Seja como for, é claro que essas duas palavras misteriosas, prometem soluções mágicas, intrigam... ou incomodam. No alvorecer desta nova década, é hora de fazer um balanço desse arlesiano. 

É a Jake Knapp, entusiasta de processos e produtividade, que está na origem desse método. Ao ingressar no Google, o jovem encontrou terreno fértil para a necessidade de experimentar novas práticas para otimizar a geração de ideias e soluções. É então através da estrutura Google Ventures dedicado a apoiar start-ups que conseguiu desenvolver os princípios do Design Sprint. Após centenas de workshops que o ajudaram a refinar sua metodologia, ela será formalizada, em colaboração com John Zeratsky e Braden Kowitz, no livro publicado em 2016. Para os aventureiros que desejam entender seus problemas com uma perspectiva diferente, onde os métodos convencionais falharam , o trabalho tornou-se Bíblia verdadeira, em qualquer caso uma referência (aclamado pelo New York Times em particular).

O Design Sprint é, portanto, não apenas voltado para o mundo digital, mas a priori para aqueles que desejam inovar em geral. Este artigo será, no entanto, e a fortiori, parte de um contexto de aplicação digital.

O que é (em teoria)?

Como de costume em UX, vamos abordar o porquê antes do quê: por que fazer um sprint? Este método é particularmente recomendado para tentar resolver um problema, validar um conceito ou simplesmente testar novas ideias. Tudo muito rapidamente. Na maioria das vezes, o sprint permite que o patrocinador se projete no futuro e veja usuários ou clientes em potencial experimentando uma solução… que ainda não existe e não terá exigido nenhum investimento pesado. Este é o ponto principal do “espírito protótipo” na base do Design Thinking (veja nosso artigo).
Concretamente, podemos considerar o Design Sprint como a implementação das etapas do Design Thinking, mas de forma compacta. Aqui vamos entender, projetar (divergir), decidir (convergir), prototipar e finalmente testar, ao longo de 5 dias, ou seja: 1 dia = 1 passo. O número de participantes será limitado, de 5 a 7, para manter uma boa dinâmica de grupo.

De passos de gigante a passos de bebê e vice-versa…

O 1º diaur, é sobre definir uma meta de longo prazo, faça a preto no branco todas as perguntas que gostaríamos de responder durante o sprint da manhã. À tarde, vamos questionar e vamos reagir “especialistas” a esses primeiros elementos. Afinal vamos definir o alvo a ser abordado e um diagrama das etapas seguir para atingir esse objetivo, ou seja, a jornada do usuário pretendida em linhas gerais. Esses elementos permanecerão visíveis para todos ao longo do sprint, a fim de manter o foco no problema definido e, assim, evitar divagar como sabemos fazê-lo bem. É também o dia em que oidentificamos a pessoa que terá o papel decisivo de “tomador de decisão”, que decidirá se necessário, ou pelo menos validará as etapas.
O segundo dia, começamos a esboçar. Após uma fase de inspiração (benchmark reunindo as melhores ideias de outros setores de preferência), passamos à realização de esboços inicialmente rápidos e sucintos (Crazy8). Em seguida, desenvolveremos esses esboços em croquis mais completos (uma micro sequência de 3 post-its numa folha A4), que reúne as melhores ideias e servirá de base para o dia seguinte, incluindo a votação.
O segundo dia, dissecamos, sem espalhar, as soluções previstas, depois decidimos quais vamos manter e combinar para propor um storyboard completo, como no cinema, que traçará as etapas detalhadas do percurso planejado. As sequências assim determinadas serão a base do protótipo a ser projetado e testado.
O segundo dia é usado para co-construir o referido protótipo (cf nosso artigo sobre prototipagem rápida). E sim, todos devem sujar as mãos dividindo as tarefas. Isso é necessário para manter a coesão do grupo onde alguns gostariam de aproveitar para fugir 😉 , deve, no entanto, ser realista e testável (por exemplo: elementos de texto relevantes, CTA acessível, etc.). Com uma interface de usuário minimamente autorizada, é ainda melhor :).
O 5º e último dia é o “D-Day”, que permitirá uma decisão importante: nossa ideia é válida e viável. Para fazer isso, nada melhor do que testar sua solução com 5 usuários reais que nos dará sua opinião na hora, sem filtro, sem necessariamente benevolência. Afinal, o que lhes oferecemos deve ser útil e agradável para eles. No final de um dia de observação, recolhemos os pontos convergentes ou “padrões” (positivos a manter e negativos a melhorar) e decidimos continuar a desenvolver ou deixar de lado a solução proposta.
Observe que, como em qualquer exercício de Design Thinking, estamos testando uma hipótese. O design sprint é, portanto, a oportunidade perfeita para… cometer erros e, acima de tudo, aprender.
Visto assim, pode parecer imensurável, inatingível, exaustivo e, no entanto, sim, é possível.

É tudo sobre o tempo

Inevitavelmente, isso requer um pouco de organização e disciplina. Podemos, portanto, considerar que o DS é também a intrépida descendência de Cronos e Dâmocles: os dias são curtos (10h às 17h), mas densos, quase todos os exercícios são rigorosamente “cronometrados” (em intervalos de 8 min a 1h30 dependendo da atividade). O interesse é duplo: por um lado, manter um nível ótimo de concentração e energia, por outro, garantir cortar qualquer palavrão inútil e contraproducente para poder avançar e passar para a próxima fase. O Design Sprint é, portanto, anti-encontro por excelência devido ao seu cronograma e é fortemente aconselhado a não respeitar estritamente esse tempo sob o risco de explodir o sprint em pleno voo. A pessoa que facilita o sprint deve ser seu fiador inabalável.

democracia ditatorial

Outro aspecto altamente estruturante é o formato das oficinas. Ao contrário do brainstorming, uma espécie de feira de ideias onde todos se expressam ao mesmo tempo, aqui vamos contar com a criatividade, conhecimento e experiência de cada um individualmente e na maior parte do tempo em silêncio. Deste modo cada participante irá gerar um número de micro-entregas de forma independente, preservando assim uma certa frescura e sobretudo uma integridade de espírito, de modo a evitar qualquer preconceito ligado a fenómenos de grupo e a chegar às suas trincheiras mais extremas sem depender de outros.

Em segundo lugar, os resultados destes exercícios são postado anonimamente, em seguida, discutido e argumentado, mas mais uma vez em prazos muito curtos, para evitar debates. O objetivo é criar um cérebro coletivo gerar possibilidades, depois selecionar e combinar as melhores partes das ideias apresentadas. A partir daí, não se trata de julgar e demolir as propostas uns dos outros, mas decombinar o melhor de todos para se recuperar e construir melhor. 
Além disso, as etapas decisórias são realizadas da forma mais democrática possível: por o voto (graças aos adesivos coloridos como de costume). Exceto que aquele que se chama Decisor se beneficia de um voto com peso maior. Isso pode ser útil quando o consenso da maioria não surge ou para influenciar ou mesmo derrubar os votos e impor sua visão. De qualquer forma, isso permite dar uma parada e para poder ir para o próximo passo. Isto pode parecer violento à primeira vista, mas é muito eficaz e por vezes permite ao mesmo tempo recordar a visão, a estratégia e/ou os constrangimentos da organização, ao mesmo tempo que absorve os diferentes pontos de vista dos participantes.

Realmente como vai?

Tudo isso parece ótimo no papel, mas o que é um sprint na vida real? Uma semana de acampamento com colegas? Uma semana de desafios loucos? Uma sala de fuga?
Bom já respondendo a pergunta do título, vai muito bem na maioria das vezes. Os níveis hierárquicos são praticamente deixados de lado, os participantes jogam o jogo, mesmo os mal-humorados, cada um secretamente satisfeito por estar envolvido e simplesmente por ter a oportunidade de se expressar livremente. Porque obviamente bondade e escuta são essenciais durante os tempos de fala.
Outra coisa, os mais relutantes em esboços acabam não sendo tão ruins, cada um sempre encontrando uma forma de representar suas ideias à sua maneira. Em suma, esta é uma oportunidade para alguns ganhar autoconfiança e que os outros aprendam a ouvir. A organização do discurso é mais uma vez prerrogativa do facilitador, que às vezes terá que saber se impor e ressignificar a discussão.
A força do sprint também reside na sua capacidade de obter um “resultado” que se mantenha rapidamente, o que é muito motivador, pois além disso contém a essência de um projeto importante para a empresa ou organização patrocinadora. Os primeiros 2 dias podem acabar sendo “flutuantes” e isso é normal, como qualquer período de enquadramento em que estamos considerando seriamente um problema. Mas que satisfação na quinta-feira no final do dia ter um protótipo com conteúdo e/ou funcionalidades bastante realistas e relevantes (sem questão de Lorem Ipsum, por exemplo, não não não) para ser testado e permitir recuperar tanto feedback quanto possível na solução prevista, mas também saber que percorremos todo este caminho juntos.

É claro que um sprint nem sempre corre bem, pelo menos na primeira vez. Os participantes tiveram que se organizar para poder estar presente por 5 dias seguidos, o que pode parecer enorme e gerar um pouco de estresse. Pede-se que deponham suas armas de trabalho durante as oficinas: sem telefone, sem computador (com algumas exceções), sem distrações. Além disso, geralmente não estão acostumados a trabalhar no modo Design Thinking, como iguais, em reflexão comum e compartilhados oralmente. E sobretudo manter tal nível de concentração coletiva sobre um assunto que terá de ser alcançado muito rapidamente, fazendo escolhas às vezes claras (e de ponta) graças a exercícios antes desconhecidos por eles (um grande momento em que são apresentados com as instruções do Crazy8 ;p).

De forma indireta, o Design Sprint também às vezes inclui um problema de comunicação interna, e se transforme em uma verdadeira sessão de integração. Além de contribuir para encontrar uma solução, os participantes encontram-se inseridos na visão de empresa do tomador de decisão (que muitas vezes é o CEO ou o gerente de projeto e o patrocinador), que pode ser tendenciosa. O sprint permitirá, no entanto, levantar os problemas e pontos espinhosos e, de fato, que todos expressem sua perplexidade, se necessário.
O Design Sprint é, portanto, um método cujos marcos são claros e um exercício extremamente estimulante, embora surpreendente para muitos. Em termos concretos, também pode revelar-se complexo de realizar, até mesmo assediante. Ou ser mal interpretado ou mal utilizado. Em qualquer um destes casos, será necessário não ter medo de fazer certos ajustes e saber mostrar pragmatismo e paciência, principalmente quando se é o facilitador. É isso que vamos desenvolver na segunda parte deste artigo, então fique atento…
Alexis CANGY | Consultor UX/UI | Mestre de sprint de design