Por que a UX de aplicativos de negócios é essencial para seus funcionários (e sua empresa)
No trabalho, você já disse a si mesmo:
"Mas o que é essa ferramenta que eles me dão para trabalhar? Ela não se parece com nada, não consigo encontrar nada. Além disso, leva uma eternidade... O cara que a projetou não entendeu meu trabalho nem um pouco.
Ou ele queria me torturar, escolha você mesmo.”
Se isso nunca aconteceu com você, você é um dos sortudos.
Porque infelizmente, essa ainda é a rotina da maioria dos funcionários.
De acordo com um estudo realizado com 9000 funcionários no mundo todo, 91% dizem que estão frustrados com interfaces profissionais mal projetadas e inadequadas.
A isto se soma o multiplicidade e heterogeneidade ferramentas fornecidas, o que complica ainda mais as coisas.
Que às vezes nem temos controle porque são licenças de editoras com as quais estamos presos. Somos completamente dependentes deles e não podemos alterar ou personalizar nada.
Além da irritação individual, qual é o impacto comercial de uma UX ruim em uma empresa?
É isso que exploraremos neste artigo.
E, acima de tudo, como uma abordagem de UX e UI pode ajudar a transformar ferramentas internas em verdadeiras aliadas no trabalho diário.
As consequências de uma UX ruim na experiência do funcionário
Quando as interfaces e ferramentas de negócios não são otimizadas, isso impacta a empresa em dois níveis:
- Uma perda significativa de eficiência
- Crescente irritação entre os funcionários
Mas vamos ver como isso é quantificado e explicado.
Declínio da produtividade e do desempenho
UX ruim em aplicativos de negócios leva a:
- Trabalho mais lento
- Um mal-entendido sobre a aplicação empresarial
- Erros, às vezes com consequências sérias.
- Uma sessão de integração com duração de vários dias ou até semanas para dominar uma ferramenta, o que pode ser impossível de fornecer.
- Falta de acessibilidade e adaptabilidade. Falta de compatibilidade móvel, dados não sincronizados, incapacidade de colaborar efetivamente.
Atritos que, somados e multiplicados pelo número de funcionários, desperdiçam tempo e dinheiro.
Por exemplo, 70% dos funcionários não conseguem localizar informações para realizar seu trabalho com eficiência. Realizando uma média de 8 buscas e perder 2 horas por dia.
É como se, em uma semana, você estivesse pagando um dia a um funcionário sem nada.
E ao longo de um ano, para um funcionário que recebe € 55 líquidos, isso representa € 000 desperdiçados pela empresa.
Apenas por causa de sistemas que não são otimizados.
É loucura, né?
Quanto à integração, não é melhor.
Uma estudo mostra que 68% dos gerentes acham que os aplicativos de negócios são muito difíceis de entender e exigem muito treinamento.
Além disso, 69% acrescentam que os funcionários não têm tempo suficiente para aprender como o software funciona.
Em outras palavras: eles não sabem usar as ferramentas corretamente. O que os torna mais lentos e aumenta o risco de erros.
A boa notícia é que a UX pode ajudar a mudar isso.
Vamos pegar o exemplo do redesenho e otimização de um aplicativo SNCF interno.
O UX fez um trabalho profundo para entender as profissões, a estrutura do negócio, o design, etc., o que possibilitou reduzir o tempo de treinamento de 2 dias para 0,5 dia.
Isso representa uma economia de mais de 87% em tempo e investimento.
Em uma era e contexto econômico em que impulsionar processos e reduzir orçamentos são a prioridade número 1, focar apenas em IA é um erro.
UX e UI são desafios empresariais essenciais para aumentar o desempenho e gerar uma experiência ideal para o usuário.
O que nos leva ao nosso segundo fator:
😤Frustração e desmotivação progressiva dos funcionários
Imagine:
Todos os dias, na sua vida pessoal, as empresas proporcionam a você as melhores experiências possíveis como cliente. Peça um Uber, vá às compras, reserve uma passagem…
Sua jornada foi projetada para ser bonita e moderna, mas também intuitiva, fluida e fácil.
Porque eles sabem: sua experiência, tanto gráfica quanto funcional, é essencial para fazer você querer ficar e voltar.
Agora imagine que você chega ao trabalho:
Você recebe um aplicativo de negócios que você precisa usar 8 horas por dia, cujo design remonta aos anos 90, com botões escondidos em 15 cliques em um menu e onde você pesquisa por 10 minutos para encontrar informações.
Ouch!
Principalmente porque é impossível para os funcionários esquecerem magicamente todas as suas ótimas experiências digitais de suas vidas privadas só porque entraram no escritório.
(A menos que você esteja na série Separação por Ben Stiller. A propósito, se você ainda não viu, recomendamos 😉)
Se eu tentasse fazer você sentir esse choque neste artigo, eu faria você partir disto (da sua vida privada):
Para isso na sua vida profissional:
Isso não te faz estremecer?
É um pouco como Dr. Jekyll e Mr. Hyde.
E, no entanto, é isso que acontece diariamente com a maioria dos funcionários.
“Há uma dívida colossal entre ferramentas de negócios e sites cotidianos. Uma enorme lacuna cultural que é uma barreira e proibitiva para os funcionários.” – Nicolas Lepelley, Líder de UX
E por ter interfaces e rotas inadequadas, isso resulta em:
- Um aumento no volume de negócios
- Du estresse devido à tecno-complexidade, entre outras coisas
- Uma desmotivação gradual.
É bastante compreensível quando um funcionário passa horas em ferramentas inadequadas que pertencem a outra época. - Uma perda de talentos.
A geração atual, mas também as novas gerações, que são exigentes em termos de experiência profissional. Porque 81% consideram importante que os seus empresa integra as últimas tecnologias. - Um desvio das ferramentas oficiais.
Olá, soluções "faça você mesmo" e inseguras! - Um sentimento negativo em relação à empresa.
“Se me derem ferramentas podres, significa que meu trabalho não tem valor.” - Uma sensação de que seus empregos e vidas cotidianas não são compreendidos.
Portanto, a UX impacta não apenas as equipes de TI e CIO, mas também o RH.
O envolvimento deles é essencial para melhorar as ferramentas internas e criar um ambiente que atraia e retenha talentos.
Há também um Podcast Muito interessante no YouTube que aborda: a importância da experiência do funcionário, a perspectiva e as complexidades/restrições do negócio...
Este é um tópico importante porque muitas vezes vemos a experiência do funcionário pelo prisma da UX: “precisamos fazer melhor”.
Mas é preciso estudar a realidade empresarial para entender o impacto das ferramentas, das profissões, do ecossistema atual, etc. Para priorizar, definir orçamentos e posicionar-se sobre a solução:
- Aquisição de uma licença (pronta para uso ou semi-personalizável). O que pode ser uma solução rápida e percebida como mais barata. Mas que multiplica as ferramentas e nos obriga a adaptar-nos a elas e aos limites das suas soluções. Isso pode ser uma dor de cabeça porque temos pouco ou nenhum poder sobre a experiência dos funcionários, mas também é isso que estamos tentando resolver.
- Ou o Rolls Royce: projetamos internamente, o que nos dá controle total.
Sobre custos, centralização de soluções, interfaces com profissões ou níveis de habilidade dos funcionários.
Por que a experiência do cliente é ótima, mas a experiência do funcionário não?
Neste artigo destacamos um tópico interessante:
As empresas estão investindo pesadamente para oferecer experiências diferenciadas e de alto desempenho aos clientes.
O que é natural e lógico: você precisa atrair clientes potenciais e gerar receita estável.
Mas e os colaboradores, esses famosos “clientes internos” ?
De forma menos direta e visível, eles participam de uma redução de custos se suas ferramentas forem adaptadas, permitindo que sejam produtivos.
Este artigo é um convite para reconsiderar seu lugar e importância na empresa.
Porque a realidade é que eles são o coração do negócio e fazem com que ele funcione. Sem eles, não teríamos produtos ou serviços para vender.
Um investimento em suas ferramentas torna-se, portanto, uma verdadeira alavanca estratégica.
Permitindo repercussões colossais nas empresas, tanto em termos humanos quanto empresariais.
“Seus funcionários são a real vantagem competitiva da sua empresa. Eles são os que fazem a mágica acontecer — desde que suas necessidades sejam atendidas.” Richard Branson
Como integrar UX e UI no design ou melhoria de interfaces de funcionários?
A UX terá como objetivo encontrar os usuários em vários momentos importantes.
Para entender melhor suas necessidades comerciais, sua maneira de trabalhar no dia a dia, mas também para encontrar ideias para soluções adequadas. E então comece a construir os caminhos e interfaces.
Uma metodologia estruturada é o cerne do sucesso do projeto
- Objetivos de negócios
Entenda o negócio e as necessidades relacionadas à abordagem.
Mas também defina KPIs precisos para medir o sucesso do projeto. Por exemplo, através do método CORAÇÃO. - Observação de campo para entender a situação atual
Observe o que já existe conhecendo as profissões.
Veja como eles operam diariamente, seus hábitos e quais são suas necessidades comerciais.
Mas também como eles usam a plataforma hoje e os pontos problemáticos que encontram. - Organizar oficinas
Seja para ideação, viabilidade técnica, talvez um sprint de design…
Para enquadrar o projeto com os departamentos, mas também para unir as equipes.
Também é importante ter um defensor ou usuários de UX em cada workshop para garantir o alinhamento com as necessidades do campo. - referência direto e indireto
Veja e inspire-se com o que está sendo feito em outros lugares.
No entanto, muitas vezes é complicado visualizar as interfaces comerciais da concorrência porque elas não são públicas. Mas você pode dar uma olhada nas ferramentas de serviço no mercado (por exemplo: tenho que projetar interfaces de gerenciamento de cronograma. Por que não dar uma olhada no Monday.com).
Ou discuta com colegas e consultores que trabalharam em missões semelhantes.
Eles poderão ajudar você com base em seu conhecimento e experiência. - Criações de modelos de baixa fidelidade
Construa as bases e o esqueleto das telas e navegações.
Em preto e branco, sem enfeites visuais/textuais, para permitir os primeiros rascunhos. - Projeto de interfaces gráficas
Os designers vestirão os modelos com as cores da carta gráfica, ícones, etc. para criar um ambiente visualmente agradável. - Levar a cabo testes de usuário
Faça uma verificação da realidade comparando as novas interfaces com as equipes de negócios. Para verificar se atendem corretamente às suas necessidades e vidas diárias. Isso ajuda a reduzir o risco de lançamento e refinar rotas, se necessário. - Acompanhar com mudar a gestão
Uma nova ferramenta significa substituir a antiga. O que requer comunicação, preparação e suporte.
esta neste artigo lhe dará mais detalhes práticos sobre certas partes da metodologia a serem seguidas para B2E.
Conclusão: UX, uma alavanca pouco explorada nas aplicações empresariais, mas que pode impulsionar a empresa
As ferramentas internas atuais são, em sua maioria, inadequadas para os funcionários. Gerando perdas de tempo, dinheiro e desempenho. Mas também afasta talentos e cria intensa frustração entre os funcionários.
Então, em vez de impor um software que te deixa louco... Por que não criar ferramentas que funcionem para seus funcionários (e, em última análise, para você)?
Maude VAN RYMENANT, Pesquisador líder de UX na UX-Republic
