Como conduzir um workshop de sucesso segundo o excelente livro “ Gamestorming ” de David Gray, James Macanufo e Sunni Brown.
Prepare-se bem para o seu workshop
Antes de tudo, é importante se acomodar confortavelmente para refletir. Qual é o objetivo da oficina? O que ele traz para o projeto? Quem devo envolver? Como criar um ambiente de trabalho agradável?
Depois de elencar o desafio e o valor agregado do projeto, o ideal é mapear os participantes. Esta oficina chama-se Análise das partes interessadas.
Desenhe 2 eixos: envolvimento e responsabilidade pelo projeto.
Em seguida, mostre o diagrama ao seu referenciador. Isso permite ser exaustivo e identificar rapidamente os papéis de cada um. Você está hesitando em convidar uma pessoa específica? É melhor convidá-lo. A pessoa será assim informada do workshop e do andamento do projeto. Cabe a ela se colocar à disposição.
A propósito, você já convidou 20 participantes e acabou com 7? Para limitar o absenteísmo, recomendo a regra de reserva 1-1.
Para um workshop de 5 pessoas, emita um convite com pelo menos 5 dias de antecedência. Para 10 pessoas, 10 dias de antecedência, etc.
Antes de enviar o convite, não hesite em cumprimentar os interessados e confirmar se a vaga lhes convém. Geralmente, compro alguns chouquettes e passo uma ou duas horas organizando um workshop. É longo mas o envolvimento dos participantes não tem preço!
Enfin, não se esqueça de enviar um e-mail alguns dias antes para todos os participantes com:
- o desafio da oficina
- a lista de participantes
- por que os participantes são convidados
- o que se espera dos participantes (reflexão, documento específico a ser preparado com antecedência, etc.)
Do lado prático, disponibilize canetas, marcadores, lençóis brancos, cartazes para pendurar, chávenas e garrafas térmicas de chá/café para um ambiente descontraído e propício ao trabalho.
Formalize ideias ao vivo
As oficinas são muitas vezes amigáveis. Eles reúnem pessoas que trabalham em outros projetos juntos. Como ter certeza de que as conversas não derivam?
Para manter o foco no problema, é melhor chamar a atenção de todos para um espaço específico: a famosa técnicae post-itt sempre eficaz.
Pegue um marcador e escreva em maiúsculas uma ideia por post-it. Não hesite em esclarecer cada ideia para que todos a assimilem: “Como funciona ? Você pode me dar um exemplo? ” Veja a reação dos participantes ao completar a tabela.
Esta técnica permite visualize a ideia e faça com que todos os participantes concordem no conteúdo. Para simplicidade e consistência, organize sua mesa à medida que avança. Agrupe os post-its por coluna e dê um nome a cada coluna. Frustrar um participante aconteceu tão rapidamente. Todas as ideias fora do escopo podem ser apresentadas em um espaço chamado “Boa ideia para depois”.
Se sente o espírito aventureiro, não hesite em sketchnoter ao vivo para transcrever as palavras alguns participantes. Esta técnica parece difícil à primeira vista, mas ninguém o culpará se você não for Leonardo da Vinci e tem a vantagem de envolver mais os participantes.
Dicas para fazer esboços
Envolva todos
Existem muitas pequenas técnicas para quebrar o gelo. Sinta-se à vontade para fazer uma garrafa térmica de café e comprar alguns doces. Não está com vontade de gastar 10 euros? Coloque-se no lugar dos participantes, é tão bom participar de uma reunião e ver que você é atendido.
Cada um irá então colar seu usuário na parede. Esta curta missão permite para introduzir rapidamente o conceito-chave enquanto desinibe todos os participantes em seu nível de desenho.
Para dar voz a todos, incluindo pessoas introvertidas, é útil realizar sessões de reflexão onde os participantes são convidados a escrever em um post-it ou desenhar algo.
David Gray apresenta uma centena de workshops de Gamestorming para adicionar um pouco de fantasia aos seus workshops, como Bodystorming et o anti-problema. A ideia é fazer atividades manuais e corridas contra o relógio para gerar ideias e otimizar a eficiência da oficina.
Preparar bem a sua oficina também significa deixar espaço para o inesperado. Durante uma sessão, os iniciantes muitas vezes cometem o erro de colocar seu boné de especialista e controlar tudo. É importante deixar que os participantes se expressem mesmo que se desviem um pouco ou se suas observações não forem muito corretas em relação ao problema. É melhor examinar, explorar e experimentar o máximo possível para envolver os participantes e obter respostas criativas.
Apresentação e encerramento do workshop
Uma oficina, é como uma história com um começo, um fluxo de enredo e um fim.
Os escritores dirão a você que a introdução e o final geralmente são os mais difíceis. Um bom workshop dura no máximo 2 horas:
- 15 minutos de introdução
- 30min de reflexão
- 30 minutos de retorno
- 30 minutos de categorização
- 15 minutos de encerramento.
A introdução ajuda a despertar a atenção de seus interlocutores. Explique aos usuários finais, o problema e o que você espera dos participantes. Durante a fase de abertura, explique que não existem “más ideias”. Peça aos participantes o máximo de ideias possível. Nesta fase, a quantidade de informação é mais importante do que a qualidade.
Durante a reflexão, explore em profundidade os conceitos alinhados com o problema.
Após o reembolso, classificar e organizar ideias em diferentes categorias. Em seguida, priorize “Deve ter” ou “Nive to have” por meio de um sistema de votação por braços erguidos.
Você também pode distribuir uma quantia (20 adesivos, 100 dólares em bilhete monopólio) e pedir a todos que colem ou coloquem a quantia ao lado do post-it. Por último, mas não menos importante, é preciso fechar com o jogo “Next Step”. Consiste em listar todos os participantes, atribuindo a cada um uma tarefa a ser executada.
Insira sempre a coluna “Quem?" antes de "Ação"A fim de fortalecer a coesão do grupo e compartilhar tarefas uniformemente.
Finalmente, peça a todos um prazo realista.
Aqui está você, você terminou seu workshop e tem um quadro de post-it bem organizado e um plano de ação para o futuro. Agradeça a todos e deixe-os saber o que vem a seguir.
Em conclusão um workshop útil para um projeto é um workshop bem preparado, que envolve os participantes certos, que deixa espaço para a imaginação, que não dura muito e que resulta em duas entregas: um mapa mental organizado e um plano de ação realista.
