Laten we duidelijk zijn: een Zwitsers zakmes is een hulpmiddel dat voor veel dingen wordt gebruikt, maar dat niet gespecialiseerd is in een specifiek gebied. Ik zal hier praten over wat Notion is, hoe het is ontworpen, zijn kwaliteiten in termen van UX en zijn fouten. Er zijn enkele geweldige alternatieven voor Notion - Coda en ClickUp om er maar twee te noemen - elke tool heeft zijn eigen voor- en nadelen. Maar vandaag gaan we het alleen hebben over Notion, de verschillende bladen en waarom het zo'n geweldig hulpmiddel is.

Wat is begrip?

Notion wordt gedefinieerd als de alles-in-één werkruimte. Het is een applicatie die kan worden gebruikt om aantekeningen te maken, kennis te organiseren en projecten te beheren. Het werkt op elke desktop of mobiele browser, evenals een zelfstandige app voor macOS/Windows en iOS/Android. Met de gratis versie kan een onbeperkt aantal inhoud worden gemaakt. Vanaf 5 werknemers moet u $ 5 per maand betalen.

Neem notities

Notion claimt vele andere gevestigde, al lang bestaande producten te vervangen, zoals Google Docs of Evernote.

En dus stelt Notion voor:

• een lichtgewicht tekstverwerker
• een spreadsheet
• lay-outfuncties
• de integratie van afbeeldingen, video's, coderegels, sites...

Alles kan overal worden "gesleept en neergezet". En het is veel meer dan een eenvoudige editor: elke gecreëerde inhoud kan worden opgenomen in een database, getagd en gedeeld met medewerkers... Maak zoveel pagina's als u wilt, alles zal permanent toegankelijk zijn op een zijbalk die u kunt verbergen.

Ten slotte kunt u bepaalde notities privé houden of delen met uw team of de hele wereld. Noem een ​​persoon die op de hoogte moet worden gesteld. Bepaal wie elke pagina kan bewerken of erop kan reageren. U kunt inhoud ook dupliceerbaar maken als sjabloon en beslissen of die inhoud kan worden geïndexeerd door zoekmachines.

Voorbeeld van het maken van aantekeningen

Een notitie kan een omslagafbeelding, een emoji, een hoofdtitel, ondertitels, selectievakjes hebben ... Typ gewoon "/" om elk item in de lijst met blokken te kiezen.

Organiseer je kennis

Net als sommige toepassingen voor kennisbeheer, zoals Confluence of Wikipedia, biedt Notion een elegante oplossing voor het organiseren van allerlei soorten informatie.

Het ordenen van teksten, afbeeldingen of welk ander object dan ook is kinderspel in Notion. Selecteer wat u wilt verplaatsen, sleep het gewoon ergens anders op dezelfde pagina of binnen een andere pagina. Het nesten van inhoud kan voor onbepaalde tijd worden gedaan.

Weet u niet zeker hoe u uw gegevens moet opslaan? Er zijn duizenden kant-en-klare sjablonen om u op weg te helpen. Of het nu in het bedrijfsleven, thuis, op school of in een vereniging is, u vindt altijd voorbeelden van inhoud die is gestructureerd volgens uw behoeften.

Voorbeeld kennisbank

In dit voorbeeld zijn verschillende inhoud verzameld in dezelfde ruimte van een fictief bedrijf "Acme": Nieuws, missies, doelstellingen, directory, instructies, reglementen, uitgaven... Merk op dat elke inhoud aangepaste vormen heeft: lijst, afbeeldingsbord, tabel...

Projecten beheren

Ten slotte overweegt Notion te concurreren met projectmanagementtools zoals Jira, Asana of Trello.

Een van de functies van de applicatie is inderdaad een Kanban -achtig concept waarmee je verwijderbare contentkaarten kunt maken. Maar de tool blinkt pas echt uit in de verscheidenheid aan visualisatiemogelijkheden die deze kaarten bieden. Je kunt een Kanban omzetten in een lijst, een gegevenstabel, een fotogalerij, een kalender of zelfs een tijdlijn.

Voorbeeld van projectmanagement

hier zie je een "bord", het is een bord van het kanban-type, net als op Trello. Elke kaart in dit tableau kan worden gesleept en neergezet. U kunt zelfs kiezen wat elke kaart kan weergeven. Alles op een gezamenlijke manier.

Er is ook een pop-upcommentaarsysteem. Een gebruiker, hier Cory, schrijft Camille een opmerking na een titel. Deze Camille zal live reageren en Cory hoeft alleen maar op het commentaarpictogram te klikken om het gesprek weer te geven dat bij dit specifieke onderwerp hoort.

Het Zwitserse zakmes-effect

Het "Zwitsers zakmes"-effect lijkt een van Notions sterkste verkoopargumenten te zijn. Het wordt vaak omschreven als het equivalent van Evernote + Trello + Airtable + Confluence + Jira… Hoewel veel functies ontbreken, trekt het veel gebruikers aan. Voeg daar gecentraliseerde, doorzoekbare en filterbare data aan toe, en de strijd is gewonnen. Een snelle vergelijking laat zien dat Notion een belangrijke speler is geworden in de sector van productiviteitssoftware.

Hoe is Notion ontworpen?

In mei 2020 presenteerde Cory Etzkorn, een ontwerper bij Notion, tijdens een conferentie de missie van zijn product: "Iedereen in staat stellen de tools te creëren die ons leven vormgeven." Hij vergeleek Notion met een doos LEGO-blokjes en legde uit dat Notion ernaar streeft de macht, die vaak is voorbehouden aan ontwikkelaars, te democratiseren. Hij benadrukte ook dat een goed product een sterke visuele identiteit moet hebben. De identiteit van Notion wordt voornamelijk belichaamd door de Russische illustrator Roman Muradov en zijn charmante zwart-witte personages.

In de kantoren van Notion in San Francisco zijn altijd Sesamstraat- poppen te vinden, samen met de teams binnen het bedrijf. Deze poppen vertegenwoordigen de gebruikers van Notion. Zo proberen ze altijd voor ogen te houden dat ze in de eerste plaats voor hun gebruikers werken.

Wanneer feedback of suggesties naar het team worden geëscaleerd, nemen ze deze informatie altijd op in een speciale database om de meest populaire verzoeken bij te houden.

In de onderzoeksfase worden de gesignaleerde problemen opgesomd in een document (gemaakt met Notion!), de “Problem Scope”. Vervolgens worden reeksen gebruikersinterviews afgenomen, ook gedocumenteerd in een sjabloon voor "Gebruikersfeedback".

De modellen worden vervolgens in eerste instantie gemaakt door de oprichter Ivan Zhao en door de productontwerper Sergey Surganov. Na een reeks iteraties is het de beurt aan UX-ontwerper Ryo Lu om de voorstellen te verfijnen. Tijdens dit proces wordt feedback gevraagd van alle medewerkers. En omdat alles systematisch wordt gearchiveerd in Notion, kan iedereen gemakkelijk zijn mening geven in opmerkingen over de tool zelf.

Dan komt de beurt aan Slim Lim, software engineer, voor de ontwikkeling van features voor ongeveer 2 maanden in het algemeen.

Tot slot verzorgen Camille Ricketts en Cory Etzkorn de marketing, werken ze de website bij en schrijven ze zorgvuldig de ondersteuningspagina's en nieuwsberichten. Ik nodig u uit om het hele proces in detail te bekijken via deze link: https://youtu.be/EDRRwnwxMwU

Waarom is de UX van Notion zo goed?

Op het eerste gezicht lijkt Notion sterk op iA Writer , een minimalistische schrijfapplicatie. Het wordt ook vaak vergeleken met Evernote. Weinig tot geen zichtbare bedieningselementen, zeer weinig aanpasbare stijlen, geen kleuren. In werkelijkheid heeft de interface veel verborgen functies. Typ "/" of klik op "+" om de lijst met "blokken" te openen. Een blok kan tekst zijn, een titel, een afbeelding... of zelfs een hele tabel. Zodra je het modulaire aspect begrijpt, begin je de mogelijkheden te zien. Notion is daarom een ​​slimme mix van eenvoud en kracht.

Interface

• Multi platform : Notion is beschikbaar op vrijwel elk platform, waardoor het direct voor iedereen toegankelijk is.

• minimalisme : De gebruikelijke bedieningselementen in elke tekstverwerker zijn hier verborgen, hetzelfde voor de navigatie-elementen, de functies van de blokken, alles is teruggebracht om een ​​zen-ervaring te bieden die bevorderlijk is voor creativiteit. En als je een fan bent van sneltoetsen, wordt je hier bediend. 🤓

• Gepersonaliseerd : Ondanks dit minimalisme kan elke pagina worden aangekleed met een omslagafbeelding en een pictogram. Deze zeer eenvoudige elementen voegen een vriendelijk tintje toe aan elk document. De pictogrammen zijn een echt pluspunt wanneer ze zichtbaar zijn op lijsten met pagina's, ze maken het gemakkelijker om elk onderwerp te onderscheiden.

 

👁	Donkere modus : De donkere modus versterkt ook de perceptie van een hulpmiddel dat zorgt voor de gebruiker en zijn ogen.
👍🏻	betaalbaarheid : Bijna het hele product profiteert van highlights op interactieve elementen. Deze feedback-effecten vergemakkelijken het gebruik.
🧱	Concept van verwijderbare en transformeerbare blokken : Een van de vondsten van Notion is ongetwijfeld het idee om elk element (tekst, afbeelding, video-embed of andere) te beschouwen als verplaatsbaar en integreerbaar in elke andere bestaande pagina.
♾	Oneindig nesten : Het is ook een sterk punt van Notion om op je gemak zoveel niveaus te kunnen creëren als je wilt.

• Hoe meer je leert hoe je inhoud op Notion kunt maken, hoe meer je beseft hoe complex het is met een andere tool. Of het nu gaat om de snelle lay-out, het maken van een database of een kanbanbord, het verkrijgen en aggregeren van meerdere van deze objecten vereist het verzamelen van meerdere producten. Hier is alles mee gedaan één product.

• Effect "autotelisch”: Als je begrijpt hoe je inhoud moet maken, merk je dat je anderen voor de lol maakt. Het bouwen van databases voor boeken of recepten is een goed voorbeeld.
  Receptendoos, een sjabloon tussen de duizenden die je kunt vinden

 

• Nieuwe ervaring in de weg van inhoud publiceren : Dit is een feit dat niet veel CMS zal bevallen, maar Notion is momenteel waarschijnlijk een van de snelste en meest efficiënte manieren om websites te publiceren. Een enkele knop is voldoende om een ​​URL gereed te maken om te worden gedeeld. De content is volledig responsive en daardoor geschikt voor elk mobiel scherm.
• integratie veel producten en diensten: Steeds meer spelers bieden sjablonen aan voor Notion, maar ook tools en advies om hun activiteiten te verbeteren. Er is zelfs een markt ontstaan ​​voor de verkoop van de rijkste content.
• Templates voortdurend in ontwikkeling: de sjablonen die door Notion worden gemaakt, worden steeds talrijker, het bewijs dat het bedrijf een echt onderzoeksproces uitvoert met zijn gebruikers. Met de standaard aangeboden sjablonen kunt u al veel dingen doen. Hier bijvoorbeeld een ontwerpsysteem.

 

• Support via chat: Overal in de app toegankelijk, met de help-knop kun je een gesprek beginnen met Notion-medewerkers en krijg je altijd na een paar uur een antwoord.

• gemeenschappen en complementaire oplossingen: In Frankrijk, net als elders, komen "notioneers" samen, wisselen steeds meer uit en geven de tool een interessante dimensie.

Na tests om me heen te hebben uitgevoerd, kan ik nu zeggen dat het ware potentieel van Notion zelden verschijnt tijdens het eerste gebruik. Als we snel de schone interface en de eenvoud van schrijven waarderen, zijn de principes van databases, sjablonen en informatiearchitectuur niet vanzelfsprekend. Je moet Notion echt zien als een doos LEGO. Maar zonder instructies voor de eerste objecten, niet gemakkelijk om er interesse in te vinden. En de magere onboarding bij het 1e bezoek helpt niet om de waarde van de belangrijkste functies te begrijpen. MAAR, zoals mijn geval was, wanneer je wordt begeleid door een ingewijde vriend, dan gaat het veld van mogelijkheden open!

Notion heeft de hierboven genoemde missie daadwerkelijk vervuld. Het is een van de eerste producten die mixen tussen basisnotities, kanban, datatabellen en vele andere objecten mogelijk maakt. Allemaal zonder ooit te hoeven coderen. Voor sommige tabellen is het mogelijk om formules in te voeren, maar verder is er geen programmeerkennis vereist.

Is Notion de perfecte tool?

Nee, verre van dat. Maar voor mij is het een onmisbare metgezel geworden. Zozeer zelfs dat de zeldzame momenten waarop Notion ¹ uitvalt frustrerend zijn, omdat ik er erg aan gehecht ben geraakt. Ik heb ook een paar verbeterpunten op een rijtje gezet:

• Mobile App : De iOS-versie is veel minder intuïtief dan de desktop. De widgets die onlangs met iOS 14 zijn gelanceerd, bieden zeker snellere toegang tot inhoud. Maar het is onmogelijk om meerdere blokken tegelijk te selecteren, moeilijk om tussen de verschillende niveaus te navigeren. Zozeer zelfs dat een productontwerper, Dul Zorigoo, oplossingen aanbood in een zeer goed artikel getiteld "Herontwerp van concept-app, een kleine case study over productontwerp"
• Te veel gereedschap internet afhankelijk en problemen van optredens : Zonder verbinding is Notion bijna nutteloos. Het is nog steeds mogelijk om offline te werken maar zodra je de pagina wilt wijzigen, vraagt ​​een bericht je om verbinding te maken zodat je er vervolgens zonder verbinding aan kunt werken. En op databaseniveau, als ze groot zijn, kan het laden soms wat lang duren, en nogmaals, zonder verbinding zijn ze moeilijk te gebruiken.

• Onboarding te verbeteren, met name bij de registratie: Bij het aanmaken van een account wordt ervan uitgegaan dat u tevreden bent met een wachtwoord dat bij elke nieuwe verbinding automatisch per e-mail wordt verzonden. En niets dwingt je om je eigen wachtwoord aan te maken. Deze methode kan sommigen aanspreken, anderen niet. Peter Ramsey vertelt ons in een mooie case study, hoe dit proces te verbeteren. En Claire Kim geeft ons zijn visie op het herontwerp van Notion, met voorbeelden van onboarding-schermen die het gemakkelijker maken om aan de slag te gaan.

Om verder te gaan met Notion

Met meer dan 15 miljoen gebruikers, waaronder ongeveer 4 miljoen actieve gebruikers ^, is Notion uitgegroeid tot een onmisbaar hulpmiddel. Steeds meer websites met informatie zijn eraan gewijd, zoals notioneverything.com en notionexpert.com . En als je meer wilt weten, raad ik je aan de " Help & Support "-documentatie op de website te raadplegen, die beschikbaar is in het Engels of Frans.

In veel landen over de hele wereld ontstaan ​​communities, met name in Japan, waar de documentatie al volledig is vertaald! Ik raad aan om te beginnen met een kijkje te nemen bij alle organisaties die vermeld staan ​​op de officiële pagina van de " Notion Community ". In Frankrijk komt de community voornamelijk samen op Discord , Facebook en Twitter.

Tot slot ziet de toekomst van Notion er rooskleurig uit, met name dankzij een waardering van 2 miljard dollar na een financieringsronde van 50 miljoen dollar in april 2020. De gebeurtenis waar iedereen nu op wacht, is de release van de Notion API , een cruciaal onderdeel dat Notion zal verbinden met alle andere toonaangevende diensten op de markt, veel datastromen zal automatiseren en zo, "bescheiden", een nieuw tijdperk zal inluiden.

Bedankt voor het lezen van dit artikel. Voel je vrij om te reageren, me te mailen op adrian.koss@ux-republic.com en het te delen. Ik kondig mijn volgende artikel al aan, een speciale editie over "Concepten voor UX". Tot snel! 👋

Met dank aan Anup Sathya voor zijn artikel ' Hoe goed is Notion ontworpen?'

Met dank aan Colbys Dovi voor het zijn van die insider-vriend.

 

Adrian Koss UX-UI-ontwerper @UX-Republic

Notes

1. Notion heeft een pagina waar je de status van hun services nauwkeurig kunt volgen: https://status.notion.so/

2: 15 miljoen gebruikers (april 2021), waaronder meer dan 4 miljoen actieve gebruikers (november 2020). Bron: Notion

🇬🇧 Engelse versie

 

 

Onze volgende trainingen