Als we het woord "workshop" horen, associëren we het vaak met "goede sfeer", "moment van uitwisseling", "moment van ontsnapping". Het doet denken aan post-its, stickers, tekeningen, brainstormen, een whiteboard, spelletjes op basis van papieren vliegtuigjes, kortom een leuke bezigheid die niet onbelangrijk is. Deze workshops maken het mogelijk om essentiële en essentiële elementen te belichten om effectief vooruit te komen in het ontwerp van een oplossing.
Bij de beslissing om een workshop te organiseren komen echter veel angsten naar voren: Zullen de deelnemers ontvankelijk zijn? Zal het me lukken om ze te boeien tijdens de geplande 4 uur? Zullen alle genodigden aanwezig zijn op de d-day? Zal ik me aan mijn timing houden?
Ontdek in dit artikel enkele tips waarmee je je co-creatieworkshops rustiger kunt benaderen.
Alle workshops vereisen voorbereiding
Een workshop kan, vanuit extern oogpunt, voor de deelnemers heel eenvoudig lijken. De voorbereiding ervan is echter veel complexer dan het lijkt. Een goede voorbereiding is voor een deelnemer niet zichtbaar. Aan de andere kant, als een workshop niet goed is voorbereid, zal de collectieve energie niet worden bereikt, of erger nog, de deelnemers kunnen de interesse ervan niet begrijpen en hebben de indruk hun tijd te verspillen door eraan deel te nemen.
#1 – Kies het juiste moment van de dag
Het kiezen van het tijdstip van de dag kan een enorme impact hebben op uw workshop. Inderdaad, wanneer je een workshop van 3 uur of 4 uur organiseert, gaat er vaak evenveel tijd “verloren” in het werk van je deelnemers. Het is daarom belangrijk om een moment te kiezen dat bevorderlijk is voor de aandacht van uw deelnemers:
● Geef de voorkeur aan een workshop in de ochtend voordat uw deelnemers hun dag beginnen, dit voorkomt dat Jean denkt aan het noodgeval dat vanmorgen om 9 uur per e-mail is ontvangen of dat Julie droomt van een digestieve siësta na de lunch in het restaurant.
● Vermijd maandag en vrijdag, dat zijn de dagen van hervatting of voorbereiding op het weekend. Als je de mogelijkheid hebt om te kiezen tussen de laatste drie dagen, dan is dinsdag de ideale dag.
#2 – Stel een gedetailleerd schema op
Wat de aard van de workshop die u organiseert ook is, deze moet effectief en efficiënt zijn. Om dit te doen, raden we je ten zeerste aan om een gedetailleerd schema voor je dag op te stellen, met daarin de belangrijkste elementen voor het succes van je workshop.
Om dit te realiseren, moet je eerst de hoofddoelstelling van je workshop definiëren : "Wat willen we bereiken?" en het aantal en het profiel van de deelnemers kennen om de oefeningen daarop af te stemmen.
Zodra deze kaarten in de hand zijn, is het aan jou om je workshop te begeleiden en door je favoriete oefeningen (kaarten sorteren, robotportret, storymapping, brainstormen, enz.) Naar je doel te leiden. Vergeet niet voor elk een tijd in te stellen!
Let op, in elke werkplaats zijn er bepaalde stappen die u niet mag vergeten om in aanmerking te nemen voor een goede werking:
● De Icebreaker aan het begin van de workshop om de gemoedstoestand van de deelnemers te kennen of ze onder te dompelen in de atmosfeer.
● Elke 1u30-2u een pauze om te voorkomen dat uw deelnemers tijdens een deel van de workshop afhaken.
● De gevoelens van de deelnemers aan het einde van de workshop om u te helpen verbeteren en te begrijpen waarom de ene oefening beter of minder goed werkte dan de andere.
#3 – Verstuur en bouw uw uitnodigingen
Een van de grootste angsten bij het organiseren van een workshop is het gebrek aan deelnemers. Om de deelname van belangrijke spelers aan uw project aan te moedigen, is het belangrijk om een geoptimaliseerde uitnodiging op te stellen en te verzenden:
● Selecteer de deelnemers goed. Het heeft geen zin om het hele bedrijf in de uitnodiging te zetten als het uiteindelijk alleen om de productservice gaat. Vergeet niet om de profielen te variëren, zodat uw denken rekening houdt met alle eindgebruikers.
● Verstuur je uitnodiging ruim voor je workshop. Je workshop zal waarschijnlijk nog niet helder in je hoofd zijn, maar het is belangrijk dat deelnemers je slot blokkeren. U kunt uw uitnodiging dus met een eerste sms sturen om hen gerust te stellen over het formaat en om hen te vertellen dat u enkele dagen voor de workshop bij hen terug zult komen met een meer gedetailleerde agenda.
● Stuur de workshopagenda een week voor je workshop door. Als sommige antwoorden veranderen, heb je alle tijd om de organisatie van je workshop door te nemen.
Het is niet de bedoeling dat een workshop je deelnemers vraagt om op en neer te werken, dus stel ze gerust. Vertel ze dat ze niets anders te plannen hebben dan in een goed humeur te komen. Zodra ze de uitnodiging ontvangen, zullen ze gerustgesteld zijn om te zien dat het niet bij hun huidige werk past.
Uw workshop effectief animeren
#1 – Creëer een geruststellende sfeer
Het bijwonen van een workshop kan voor sommige mensen overweldigend zijn. Als begeleider is het aan jou om je deelnemers op hun gemak te stellen zodra ze binnenkomen:
● Plan tijdens de workshop iets te eten en te drinken: het is altijd fijner om een warm welkom te hebben met een kopje koffie en een chocolaatje.
● Geef de voorkeur aan een indeling van de ruimte die bevorderlijk is voor discussie: elke deelnemer moet elkaar zien, opstellingen achter elkaar vermijden en een indeling in een cirkel voorstellen.
● Stel ze gerust over het format: het is een moment van uitwisseling, er zijn nooit foute antwoorden, integendeel, met alle meningen gaan we vooruit.
● Bereid de workshops voor voordat ze plaatsvinden: als je een brainstormworkshop plant, bereid je whiteboard dan voor met een titel en/of een aantal ideeën die al vooraf zijn geschreven. Het is altijd indrukwekkend om vanaf een blanco pagina te beginnen.
● Creëer een klimaat van vertrouwen met een rondetafelgesprek en een ijsbrekeroefening zodat alle deelnemers zich betrokken voelen bij de oefeningen die zullen volgen.
#2 – Stel regels voor welwillendheid voor
Om een klimaat van vertrouwen te hebben tijdens de duur van de workshop, aarzel niet om aan het begin van de presentatie enkele regels van welwillendheid te herinneren en ze te laten valideren en aanpassen met uw deelnemers.
Hier zijn enkele voorbeeldregels:
● Gebruik bekendheid.
● Deel je ervaring.
● Luister naar elkaar, één gesprek tegelijk.
● Laat de computer en de telefoon gesloten.
#3 – Weet hoe u uw schema kunt aanpassen
De gedetailleerde planning die u heeft gemaakt, is een persoonlijke richtlijn voor uw werkplaats om zijn doel te bereiken. Echter, en dit is de magie van een workshop, afhankelijk van de aanwezige mensen kunnen de oefeningen evolueren en niet gebeuren zoals je je bij de start had voorgesteld, wat vaak positief is voor het project. Het is aan jou om meer flexibiliteit aan te nemen om een oefening eindelijk langer te laten duren of, integendeel, om sommige te verwijderen als je merkt dat de deelnemers niet ontvankelijk zijn. Houd rekening met de timing en het doel van je workshop en luister naar de deelnemers om deze aan te passen en zo echt co-creatief te maken.
Informeer deelnemers over de effecten van de workshop
Het belang hechten aan de stem van mensen is een van de belangrijkste rollen voor een UX Designer. Dankzij de deelnemers aan je workshops heb je optimale oplossingen kunnen voorstellen, dus laat ze weten dat ze het mogelijk hebben gemaakt om geweldige dingen te bereiken. Door hun deelname te waarderen, zullen ze meer aandacht hebben voor toekomstige workshops en zullen ze zich gerustgesteld voelen.
Deze stap stelt deelnemers in staat om te begrijpen waarom ze hebben deelgenomen aan uw workshop, en aan u, om uw expertise geloofwaardig te maken en vooral om meer motivatie van uw deelnemers te vinden voor uw toekomstige workshops.
Conclusie
De specificiteit van een workshop ligt in het formaat dat spontaan, onmiddellijk, collaboratief en uniek is. De verzamelde informatie is kostbaar, het is aan jou om deze zo te structureren dat deze efficiënt en effectief is. Door uw workshop op strategische momenten uit te voeren en deze te koppelen aan een gedetailleerd schema, vergeet u niets op de d-day en vergemakkelijkt het de aanpassing van de oefeningen als er last-minute wijzigingen optreden.
Als uw project meerdere workshops vereist, denk er dan aan om altijd dezelfde deelnemers te houden om de ideeën die in workshop 1 naar voren zijn gebracht te kunnen verkennen. De tevredenheid is groter wanneer de deelnemer het resultaat kan ontdekken in workshop 4 terwijl hij de evolutie van een week heeft gevolgd naar week.
Cécile BERNET – UX-ontwerper @UX-Republic
