Iedereen praat erover zonder per se te weten waar het over gaat. Terwijl sommigen het al hebben "geïndustrialiseerd" in hun organisatie (verstandig of niet), hebben de meesten er alleen van gehoord, en meer. Hoe het ook zij, het is duidelijk dat deze twee mysterieuze woorden, veelbelovende magische oplossingen, intrigeren... of ergeren. Aan het begin van dit nieuwe decennium is het tijd om de balans op te maken van deze Arlesiaan. 

C'est Jake Knapp, een proces- en productiviteitsenthousiasteling, die aan de basis staat van deze methode. Toen hij bij Google kwam, vond de jonge man een vruchtbare voedingsbodem voor zijn behoefte om te experimenteren met nieuwe praktijken om het genereren van ideeën en oplossingen te optimaliseren. Het is dan door de structuur Google Ventures toegewijd aan het ondersteunen van start-ups dat hij in staat was om de principes van Design Sprint te ontwikkelen. Na honderden workshops die hem hebben geholpen zijn methodologie te verfijnen, zal deze, in samenwerking met John Zeratsky en Braden Kowitz, worden geformaliseerd in het boek dat in 2016 werd gepubliceerd. Voor avonturiers die hun problemen vanuit een ander perspectief willen begrijpen, waar conventionele methoden hebben gefaald , het werk is een geworden echte bijbel, in ieder geval een referentie (met name door de New York Times geprezen).

De Design Sprint is dan ook niet alleen gericht op de digitale wereld, maar a priori op degenen die willen innoveren in het algemeen. Dit artikel zal niettemin en a fortiori onderdeel zijn van een digitale aanvraagcontext.

Wat is het (in theorie)?

Laten we, zoals gebruikelijk in UX, het waarom vóór het wat aanpakken: waarom een ​​sprint doen? Deze methode is bijzonder aanbevolen om een ​​probleem op te lossen, een concept te valideren of gewoon nieuwe ideeën te testen. Allemaal heel snel. Vooral, de sprint stelt de sponsor in staat zichzelf in de toekomst te projecteren en potentiële gebruikers of klanten een oplossing te zien uitproberen… die nog niet bestaat en waarvoor geen zware investering nodig zal zijn. Dit is het hele punt van de "prototype-geest" aan de basis van de Design Thinking (zie ons artikel).
Concreet kunnen we de Design Sprint beschouwen als de implementatie van de fasen van Design Thinking, maar dan op een compacte manier. Hier zullen we begrijpen, ontwerpen (divergeren), beslissen (convergeren), prototypen en ten slotte testen, gedurende 5 dagen, met andere woorden: 1 dag = 1 stap. Het aantal deelnemers wordt beperkt, van 5 tot 7, om een ​​goede groepsdynamiek te behouden.

Van reuzenstapjes naar babystapjes en terug…

De 1e dagur, het gaat over een langetermijndoel stellen, stel zwart op wit alle vragen die we tijdens de ochtendsprint willen beantwoorden. In de middag zullen we vragen stellen en we zullen reageer "experts" aan deze eerste elementen. Eindelijk we zullen het te adresseren doel en een diagram van de stappen definiëren te volgen om dit doel, zijnde de beoogde gebruikersreis in grote lijnen, te bereiken. Deze elementen blijven tijdens de sprint voor iedereen zichtbaar om gefocust te blijven op het gedefinieerde probleem en zo te voorkomen dat we afdwalen, omdat we dat zo goed weten. Het is ook de dag waarop dewe identificeren de persoon die de beslissende rol van "beslisser" zal hebben, die indien nodig beslist, of in ieder geval de stappen valideert.
De 2e dag, we beginnen te schetsen. Na een inspiratiefase (benchmark met liefst de beste ideeën uit andere sectoren) gaan we over tot het realiseren van in eerste instantie snelle en beknopte schetsen (Crazy8). Deze schetsen werken we vervolgens uit in meer complete schetsen (een microreeks van 3 post-its op een A4-tje), die de beste ideeën samenbrengen en als basis dienen voor de volgende dag, inclusief de stemming.
De 3e dag, ontleden we, zonder uit te spreiden, de beoogde oplossingen, dan beslissen we welke we zullen behouden en combineren om stel een compleet storyboard voor, zoals in de bioscoop, die de gedetailleerde etappes van de geplande route zal volgen. De aldus bepaalde sequenties zullen de basis vormen van het te ontwerpen en te testen prototype.
De 4e dag is gewend aan co-build genoemd prototype (cf ons artikel over rapid prototyping). En ja, iedereen moet de handen uit de mouwen steken door de taken te verdelen. Dit is nodig om de groepscohesie te behouden waar sommigen er misbruik van willen maken om te ontsnappen 😉 En zelfs als het niet per se compleet of perfect is, omdat het de functionaliteit, het verloop of de presentatie van inhoud is die voorrang heeft op het cosmetische aspect , het moet echter realistisch en toetsbaar zijn (bijvoorbeeld: relevante tekstelementen, betaalbare CTA, enz.). Met een minimaal gecharterde gebruikersinterface is het nog beter :).
De 5e en laatste dag is “D-Day”, degene die een belangrijke beslissing mogelijk zal maken: is ons idee geldig en levensvatbaar. Om dit te doen, niets beter dan uw oplossing testen met 5 echte gebruikers die ons ter plekke hun mening zullen geven, zonder filter, zonder noodzakelijk welwillendheid. Want wat wij hen bieden, moet voor hen immers nuttig en prettig zijn. Aan het einde van een observatiedag verzamelen we de convergerende punten of "patronen" (positieven om te behouden en negatieven om te verbeteren) en besluiten dan om door te gaan met ontwikkelen of de voorgestelde oplossing opzij te zetten.
Houd er rekening mee dat we, zoals bij elke Design Thinking-oefening, een hypothese testen. De design sprint is dan ook de uitgelezen kans om… fouten te maken en vooral te leren.
Zo bezien lijkt het misschien onmetelijk, onhaalbaar, vermoeiend, en toch, ja, het is mogelijk.

Het wordt allemaal tijd

Dit vereist onvermijdelijk een beetje organisatie en discipline. We kunnen dus aannemen dat de DS ook de onverschrokken nakomeling is van Cronos en Damocles: de dagen zijn kort (10 tot 17 uur) maar dicht, bijna alle oefeningen zijn strikt "getimed" (op trajecten van 8 min tot 1u30 afhankelijk van de activiteit). Het belang is tweeledig: enerzijds om een ​​optimaal niveau van concentratie en energie te behouden, anderzijds om ervoor te zorgen dat snijd alle nutteloze en contraproductieve palaver af om vooruit te kunnen gaan en door te gaan naar de volgende fase. De Design Sprint is daarom anti-meeting bij uitstek vanwege zijn tijdsbestek en het wordt sterk aangeraden om deze timing niet strikt te respecteren met het risico de sprint halverwege de vlucht op te blazen. De persoon die de sprint faciliteert, moet de onwankelbare garant staan.

dictatoriale democratie

Een ander sterk structurerend aspect is de opzet van de workshops. In tegenstelling tot brainstorming, een soort ideeënbeurs waar iedereen zich tegelijkertijd uitspreekt, zullen we hier meestal vertrouwen op de creativiteit, kennis en ervaring van elk afzonderlijk en in stilte. Daarbij elke deelnemer genereert onafhankelijk een aantal microdeliverables, waardoor een zekere frisheid en vooral een integriteit van geest behouden blijft, om elke vooringenomenheid die verband houdt met groepsverschijnselen te vermijden en tot de meest extreme verschansingen te trekken zonder op anderen te vertrouwen.

Ten tweede zijn de resultaten van deze oefeningen: anoniem gepost en vervolgens besproken en beargumenteerd, maar nogmaals op zeer korte termijn, om discussies te vermijden. Het doel is om een collectief brein om mogelijkheden te genereren en vervolgens de beste delen van de gepresenteerde ideeën te selecteren en te combineren. Van daaruit is het geen kwestie van elkaars voorstellen beoordelen en slopen, maar vancombineer het beste van iedereen om terug te stuiteren en beter te bouwen. 
Verder worden de besluitvormingsfasen op een zo democratisch mogelijke manier uitgevoerd: voor de stem (zoals gewoonlijk dankzij gekleurde stickers). Behalve dat degene die Beslisser wordt genoemd een hoger gewogen stem heeft. Dit kan handig zijn wanneer de meerderheidsconsensus niet tot stand komt of om de stemmen te beïnvloeden of zelfs regelrecht omver te werpen en iemands visie op te leggen. Dit maakt het in ieder geval mogelijk om een ​​halt toe te roepen en om naar de volgende stap te kunnen gaan. Dit lijkt op het eerste gezicht misschien gewelddadig, maar het is zeer effectief en laat soms tegelijkertijd toe om de visie, de strategie en/of de beperkingen van de organisatie in herinnering te roepen, terwijl de verschillende standpunten van de deelnemers worden geabsorbeerd.

Hoe gaat het eigenlijk?

Dit klinkt allemaal geweldig op papier, maar wat is een sprint in het echte leven? Een weekje kamperen met collega's? Een week vol gekke uitdagingen? Een escaperoom?
Nou om de vraag van de titel te beantwoorden, het gaat meestal best goed. De hiërarchische niveaus zijn zo goed als opzij gezet, de deelnemers spelen het spel, zelfs de chagrijnige, die allemaal in het geheim tevreden zijn om betrokken te zijn en gewoon de mogelijkheid te hebben om zich vrij uit te drukken. Omdat duidelijk vriendelijkheid en luisteren zijn essentieel tijdens spreekmomenten.
Een ander ding is dat de meest weerbarstige schetsen uiteindelijk niet zo slecht zijn, iedereen vindt altijd een manier om zijn ideeën op zijn eigen manier weer te geven. Kortom, dit is een kans voor sommigen om zelfvertrouwen krijgen, en voor anderen om te leren luisteren. De organisatie van de toespraak is opnieuw het voorrecht van de begeleider, die soms zal moeten weten hoe hij zichzelf moet opdringen en de discussie opnieuw moet formuleren.
De kracht van de sprint ligt ook in het vermogen om krijg een "resultaat" dat snel standhoudt, wat erg motiverend is, omdat het bovendien de essentie bevat van een belangrijk project voor het sponsorende bedrijf of de sponsorende organisatie. De eerste 2 dagen kunnen "zwevend" blijken te zijn en dit is normaal, zoals elke frameperiode waarin we serieus een probleem overwegen. Maar wat een voldoening om donderdag aan het eind van de dag een prototype met redelijk realistische en relevante inhoud en/of functionaliteiten (geen kwestie van Lorem Ipsum bijvoorbeeld nee nee nee) te testen en zoveel mogelijk feedback te laten recupereren als mogelijk te maken over de beoogde oplossing, maar ook om te weten dat we hier helemaal samen uit zijn gekomen.

Natuurlijk gaat een sprint niet altijd even vlekkeloos, althans niet de eerste keer. De deelnemers moesten zich organiseren om 5 dagen achter elkaar aanwezig te kunnen zijn, wat enorm kan lijken en een beetje stress kan opleveren. Ze worden gevraagd om hun werkwapens neer te leggen voor de duur van de workshops: geen telefoon, geen computer (op enkele uitzonderingen na), geen afleiding. Bovendien zijn ze over het algemeen niet gewend om in Design Thinking-modus te werken, als gelijken, in gemeenschappelijke reflectie en mondeling gedeeld. En vooral om zo'n niveau van collectieve concentratie te behouden op een onderwerp dat heel snel zal moeten worden bereikt door soms duidelijke (en grensverleggende) keuzes te maken dankzij oefeningen die ze voorheen niet kenden (een geweldig moment waarop ze worden gepresenteerd met de instructies van de Crazy8 ;p).

Via een omweg bevat de Design Sprint soms ook een interne communicatie probleem, en verander in een echte onboarding-sessie. De deelnemers dragen niet alleen bij aan het vinden van een oplossing, maar zijn ook ingebed in de visie van het bedrijf van de beslisser (die vaak de CEO of de projectmanager en de sponsor is), die bevooroordeeld kan blijken te zijn. De sprint zal het echter mogelijk maken om de problemen en netelige punten aan de orde te stellen, en in feite voor iedereen om zijn verbijstering te uiten als dat nodig is.
De Design Sprint is dan ook een methode waarvan de mijlpalen duidelijk zijn en een uiterst stimulerende oefening, hoewel voor velen verrassend. Concreet kan het ook complex blijken te zijn om uit te voeren, zelfs intimiderend. Of verkeerd begrepen of misbruikt worden. In elk van deze gevallen zal het nodig zijn om niet bang te zijn om bepaalde aanpassingen te maken en om pragmatisme en geduld te tonen, vooral wanneer iemand de begeleider is. Dit is wat we gaan ontwikkelen in het tweede deel van dit artikel, dus houd ons in de gaten...
Alexis CANGY | UX/UI-consultant | Ontwerp Sprint Master