De werkruimte: proefschrift(en) en projectmanagement

ruimtelijk geheugen, korte termijn en collectieve reflectie

De werkomgeving staat centraal in de Design Thinking- aanpak . Deze aanpak plaatst de mens in het hart van het proces. Op basis van de principes ervan zien we dat alles draait om het vinden van de juiste balans en dat dit inhoudt dat de ruimte wordt gedefinieerd door een specifiek gebied aan het project toe te wijzen.

“Hoewel het misschien erg abstract lijkt, is design thinking in werkelijkheid concreet verankerd in teams en projecten, maar natuurlijk ook in fysieke ruimtes die aan innovatie zijn gewijd. ”

Tim Brown, Verandering door ontwerp (2010)

Is ruimte een bepalende factor in het vlotte verloop van een project?

De afgelopen jaren hebben we een sterk enthousiasme voor 'open ruimtes' kunnen constateren ten koste van gesloten ruimtes.. "Open platforms" ontworpen om de communicatie tussen medewerkers te vergemakkelijken en vrij te maken om het teamwerk te verbeteren. Ze zijn gericht op het "welzijn" van de werknemer en zijn economisch voordelig voor bedrijven die een aanzienlijke vermindering van hun uitgaven vaststellen (vermindering van de oppervlakte voor hetzelfde aantal werknemers, zo niet meer).  
Nochtans, een studie uitgevoerd door Stéphan Turban en Ethan S. Bernstein (twee professoren van de Harvard Business School) heeft de neiging om aan te tonen dat deze omgevingen niet het verwachte effect zouden hebben, aangezien er een daling van 73% is in uitwisselingen in vergelijking met werknemers in gecompartimenteerde ruimtes.

Het is algemeen aanvaard dat ruimte een belangrijke rol speelt in het bedrijfsleven, dus hoe moeten we de indeling van de werkruimte aanpakken? Is het belang ervan wel eens gemeten, met name in de context van projectmanagement?

Open ruimtes ja… maar toegewijde ruimtes!


Lopen ruimtes zijn in opkomst! Ze worden echter niet zo goed gezien door de belangrijkste belanghebbenden:

“ Al iets meer dan een jaar ruilen we onze individuele kantoren in voor open kantoorruimtes (…) Het leven is enorm veranderd (…) Vriendelijkheid? Nee, nee, dat klopt niet, het is helemaal niet vriendelijk (…) Mensen durven niet te praten, ze praten heel zachtjes (…) Je praat niet met mensen. Vroeger kwam je na het weekend terug op kantoor en praatte je met één iemand. We kwamen in groepjes van twee of drie aan… We gingen een kop koffie halen… ”

Getuigenis van Anne-Marie, luisteraar van de show de telefoon gaat over op France Inter.
Niet iedereen is het daar noodzakelijkerwijs mee eens. In het geval van Anne-Marie durven de medewerkers niet te spreken (wat niet bevorderlijk is voor samenwerking die uitwisseling vereist) en in andere gevallen is het de geluidsoverlast die een probleem vormt (interpersoonlijke gesprekken, oproepen, computertoetsenborden, printers, enzovoort.). We praten over misofonie, niet bevorderlijk voor concentratie.
dus volgens een studie van OpinionWay voor het bedrijf CD&B, gespecialiseerd in de transformatie van werkplekken: 82% van de respondenten is van mening dat het gesloten individuele kantoor een betere concentratie mogelijk maakt en 50% dat het de productiviteit bevordert. Het individu zit gevangen tussen twee tegenstellingen en weet niet meer hoe hij moet handelen.

Op weg naar een terugkeer achteruit?

“ Door het ontwerp van onze ruimtes en bepaalde gedragscodes proberen we een bepaalde gemoedstoestand te creëren (…) De ruimtes moeten zowel functioneel als emotioneel comfortabel zijn.”

Véronique Hillen (decaan van de D. school), in 101 benchmarks voor innovatie
Door aan een ruimte een functie toe te kennen, zullen individuen de gemoedstoestand aannemen die bij deze plek hoort. Vanuit een macroperspectief kan het klinken als "Ik ga me thuis niet hetzelfde gedragen als op het werk". Door de ruimte in te richten en 'codes' te definiëren, kan het individu het juiste gedrag binnen deze plek aannemen.
Véronique Hillen is zeer geïnteresseerd in Silicon Valley en omgevingen die te maken hebben met productcreatie. Volgens haar, hoewel op het eerste gezicht deze plekken misschien ongeorganiseerd lijken, zijn ze in feite 'gestructureerd'. Ze definieert als “9 bezienswaardigheden”: De keuken, de bibliotheek, de projectruimte, de Zen-ruimte, de brainstormruimte, de funruimte, 7s winkel/werkplaats, de materialenbibliotheek, de woonkamer.
Het scripten van ruimtes zal het individu conditioneren. Hij zal de juiste mindset en het verwachte gedrag aannemen dankzij vooraf gedefinieerde codes maar ook in de indeling van de hem aangeboden ruimte. Tijdens meetups bijvoorbeeld bevordert de opstelling van stoelen in rijen met het gezicht naar de spreker de luisterhouding van het 'publiek': we vinden deze opstelling in de bioscoop, op universiteiten in amfitheaters of zelfs in het theater.

UX Meetup Star – Tijd & Fout, 2 sleutelfactoren van UX-Design

De U-vormige indeling van de ruimte bevordert niet alleen het luisteren, maar ook de interactie tussen de deelnemers. Op dezelfde manier zal ik, als ik een workshop organiseer en actieve deelname van de verschillende deelnemers wil, hen aanmoedigen om te blijven staan, zodat ze een dynamische houding aannemen en fysiek betrokken zijn.

UX-Designers en PO zakelijke bijeenkomst tijdens deUX-dag #39 bij UX-Republic

Ik raad je aan de stoelen weg te halen om de participatie te stimuleren. Ik weet uit ervaring dat het laten staan ​​van stoelen tijdens een brainstormsessie bijvoorbeeld geen goed idee is. Door de stoelen te laten staan, loopt de facilitator het risico dat hij of zij meer moeite moet doen om alle ideeën op te schrijven en te presenteren. Maar deze workshops zijn juist co-creatief: iedereen moet meedoen! De deelnemers zullen zich daardoor nog meer betrokken voelen bij het project.

Diversifieer de plaatsen, laat toe om uit het project te komen.

Door de brainstormruimte los te koppelen van de ruimte die aan het project is gewijd, kunnen we letterlijk uit het project stappen. Een symbolische, fysieke en mentale pauze om op zoek te gaan naar nieuwe ideeën, misschien om een ​​stapje terug te doen en een beetje objectiever te zijn.

“De projectruimte” belangrijk voor de goede werking


In de open ruimte wordt het team uitgezonden omdat er geen toegewezen plaatsen zijn. Natuurlijk zijn er vergaderruimtes beschikbaar, maar die moeten op termijn nog vrij zijn. Met een ruimte die aan het project is gewijd, kan elk lid van het team elkaar ontmoeten, dagelijks en zonder voortdurende logistieke beperkingen.
Bovendien zal dit hen in staat stellen om adequaat en vooral vergelijkbaar gedrag aan te nemen. Samen zullen ze zichzelf in dezelfde "modus" plaatsen. Ze hebben dezelfde gemoedstoestand, hetzelfde werkperspectief, waardoor hun samenwerking en synergie binnen het team wordt vergemakkelijkt. Ruimtes gewijd aan projecten zijn vaak een verwaarloosd punt, als er niets voor u beschikbaar wordt gesteld, kunt u het altijd creëren:

Als u geen vergaderruimten heeft die uitsluitend aan uw sprint zijn gewijd, kunnen uw whiteboards op wielen altijd als scheidingswand worden gebruikt, zodat u een ad-hocruimte kunt afbakenen

Jake Knapp, Sprint (2016)

Een materialisatie van het collectieve brein voor een betere visualisatie van de concepten


Een samenwerking suggereert een veelvoud van individuen, multidisciplinaire mensen, met verschillende standpunten. Mensen met verschillende representaties van de wereld, gevormd door hun omgeving, hun relaties, hun eigen ervaringen, hun capaciteiten, hun zintuiglijke waarnemingen en hun emoties. Deze factoren beïnvloeden de perceptie van de boodschap die in een communicatie wordt waargenomen. De ontvanger loopt het risico de boodschap verkeerd te interpreteren of erger nog niet te begrijpen. Het visualiseren van een concept kan helpen om het te begrijpen.

Immers, zeggen we niet dat... "Een foto zegt meer dan duizend woorden." (Confucius) 

Het bewijs hiervoor is dat dit diagram duidelijk de uiteenlopende visies van de verschillende betrokkenen bij een project illustreert.

 Bron   Alle ideeën. Lees meer over de oorsprong van de afbeelding van de schommel op zakenballen. com.

Wanneer we bijvoorbeeld uitwisselen in het kader van een interpersoonlijke communicatie, zullen we het “werkgeheugen” opvragen. Het is degene die ons in staat zal stellen de informatie te bewaren, deze onmiddellijk te verwerken (door deze te vergelijken met onze "algemene kennis van de wereld", verworven kennis) om erop terug te kunnen stuiteren.

Werkgeheugen
Een vorm van kortetermijngeheugen. De informatie wordt daar “tijdelijk” opgeslagen omdat deze maar gemiddeld 7 +/- 2 stukjes informatie kan bevatten.

Het doel is daarom om in dit collectieve brein alle concepten en informatie die relevant zijn voor het project te "onthouden", zodat ze later hergebruikt, ontwikkeld of zelfs gecombineerd kunnen worden. Om dit te begrijpen, laten we eens kijken naar het geheugenmechanisme van het menselijk brein, waarmee we een concept kunnen vasthouden voor later gebruik – een proces dat is uitgelegd door Maxime Tarcher, psycholoog en docent. Dit is een techniek die door middel van biomimicry op ons collectieve brein kan worden toegepast.

Biomimicry
Duurzame innovatiebenadering die erin bestaat de oplossingen die al door de natuur zijn ontwikkeld, over te dragen en aan te passen aan de menselijke soort

Het is dus een kwestie van het concept begrijpen, het afbakenen door het visueel te materialiseren en het in te delen in de ruimte die aan het project is toegewezen (“in een hoekje van ons brein”). Deze informatie wordt opgeslagen in ons collectieve brein, gemakkelijker toegankelijk omdat het ons ruimtelijk geheugen vereist. Het kan worden geraadpleegd en vervolgens "opnieuw uitgelegd" door het te articuleren met andere informatie, reflectiegebieden of concepten sinds, zoals gespecificeerd door Tim Brown:

"De gelijktijdige zichtbaarheid van de verschillende elementen van het project helpt ons terugkerende patronen te identificeren en stimuleert creatieve synthese, veel beter dan wanneer deze bronnen worden begraven in mappen, notebooks of Power Point-presentaties."  

Tim Brown, CEO van IDEO, The Design Mind

Het begrip ruimte is natuurlijk gekoppeld aan het begrip tijd. Ons denken rijpt in de loop van de tijd. Daarom is het belangrijk om deze ruimte gedurende het hele project te behouden.
Zoals we hebben gezien, is ruimte een bepalende factor in de context van een project, omdat het individuen in staat stelt te worden geconditioneerd. Het hanteren van hetzelfde werkperspectief bevordert synergie en groepscohesie. We zullen een duidelijke afstemming hebben van de te bereiken doelstelling(en), met name door de materialisatie van het collectieve brein met een aan het project gewijde plaats.
De ruimte is echter niet beperkt tot onze gebouwen, het is door onze ervaringen, onze uitwisselingen, dat we ons denken voeden...

" Innoveren, en nog minder het leren innoveren, is geen intellectuele oefening die je kunt beoefenen binnen de muren van een kamer, een bedrijf of een school. De relevantie van onderzoek wordt pas echt versterkt door de ontmoeting met de buitenwereld. "

Veronique Hillen, 101 richtlijnen voor innovatie

... dus wegwezen! 😉

MEENEMEN

  • Wijd een ruimte aan het project om het collectieve brein te materialiseren en alle informatie met betrekking tot het project te visualiseren
  • Als er geen ruimte beschikbaar is voor het project, maak het dan aan!
  • Behoud het collectieve brein voor de duur van het project
  • Ga erop uit: verzamel informatie, doe een stapje terug, verleg je gedachten…etc.

Sandy, UX-ontwerper @UX-Republic