Quest'anno è stato particolarmente evidenziato il lavoro collaborativo a distanza. In effetti, molte aziende hanno dovuto passare al telelavoro e i team si sono adattati per continuare a fare brainstorming e scambiare in modo efficace. Oggi ci concentreremo sull'organizzazione e la conduzione di workshop UX a distanza, seguendo le nostre esperienze negli ultimi mesi con i nostri clienti.

Lavorare da remoto su un Board virtuale può essere preferito durante le restrizioni sanitarie, ma anche se i partecipanti provengono da città diverse o addirittura da paesi diversi, o se le parti interessate hanno programmi molto impegnativi. A volte è più facile trovare una nicchia in cui tutti possano lavorare da casa, piuttosto che faccia a faccia (per non parlare del costo e dell'impatto delle emissioni di carbonio dei viaggi aerei per i team internazionali 😉). Risparmiamo tempo ed efficienza sullo stato di avanzamento del progetto e ne facilitiamo la condivisione.

Ecco le migliori pratiche e gli strumenti identificati e vogliamo rassicurarti, questi strumenti sono intuitivi e hanno funzionato rapidamente indipendentemente dal livello di UX e dalla maturità digitale dei partecipanti.

#1 Preparazione per il workshop

🔲  Determina gli obiettivi del seminario (ma non essere troppo avido).

🔲  Determinare il facilitatore (colui che guida il workshop) e l'addetto alle note sarà molto più semplice sia per condurre la sessione di lavoro che per la restituzione.

🔲  Preparare uno schema del workshop per adattarlo ai tempi. Questo documento può essere una semplice griglia (Excel, Fogli Google). Puoi anche utilizzare software dedicati alla preparazione di workshop per risparmiare tempo (come SessionLabs).

🔲  Elenca i partecipanti (designer, utenti, PM, BO, …): da 5 a 10 partecipanti.

🔲  Pianifica lo slot con alcuni giorni di anticipo sui diari.

🔲  Preparare il foglio di lavoro o la presentazione che verrà utilizzata durante il workshop (Promemoria degli obiettivi, Risultati della ricerca per la contestualizzazione, Benchmark, ecc.). A seconda del contesto, può essere utile condividere gli elementi in anticipo in modo che ogni partecipante sia pronto per il D-Day.

Questo tipo di processo funziona per diverse metodologie e workshop UX: Personas, Empathy map, Card sorting, User flow,  Prototipazione dal vivo... Sei libero di utilizzare i vari modelli offerti dagli strumenti o di creare il tuo modello.

Esempio di modello di mappa dell'empatia disponibile su Miro :

Esempio di flusso utente creato dal team Slack su Whimsical :

Fonte : https://whimsical.com/how-slack-decides-to-send-a-notification-P53PjXCBWEi2fdMjP2Hti

# 2 Gestisci l'officina

🔲  A seconda che i partecipanti si conoscano già o meno, prendi il tempo di eseguire un “Riscaldamento”, e una presentazione del ruolo di ciascuno (tanto più utile a distanza).

🔲  Presentare il workshop con un contesto, un promemoria degli obiettivi e del processo, chiedere se l'esercizio è adatto a tutti prima di iniziare.

Suggerimenti : È importante condividere alla Board il corso e l'obiettivo del workshop  e non solo per dirlo oralmente, per chiunque abbia necessità di farvi riferimento nuovamente durante la seduta.

🔲  Fai attenzione che tutti parlino durante l'esercizio, anche i più timidi. Il ruolo del facilitatore è, tra l'altro, quello di entrare in empatia con i partecipanti e di saperli mettere a proprio agio, oltre a saper calmare le cose quando troppe persone parlano contemporaneamente.

Suggerimenti : Durante una sessione di co-creazione, se vedi qualcuno che ha difficoltà a utilizzare o navigare nella bacheca per partecipare, niente panico, puoi sempre chiedere loro di prendere un foglio e una matita e aggiungere il proprio lavoro a lato degli altri.

🔲  Poter condividere le stanze se si vogliono trattare più partecipanti o se si tratta di più argomenti: Zoom, ad esempio, permette di creare stanze e quindi gruppi di lavoro, il che permette di iterare in piccoli gruppi e poi ritrovarsi per discutere .

Consigli : durante una fase di co-creazione in cui ogni partecipante ha un certo tempo per proporre una o più versioni di un elemento, schermo, flusso…. potrebbe essere interessante aggiungere della musica di sottofondo per ravvivare questo periodo in cui nessuno parla.

Articolo link UX Sounds vol.03

🔲  La presa di appunti, sotto forma di post-it, commenti, ecc. sulla Board virtuale permette di condensare gli scambi, gli apprendimenti e le ipotesi sollevate durante i Workshop. Consentono anche migliore monitoraggio/contestualizzazione del progetto e delle sue diverse iterazioni.

🔲  Alla fine del workshop, lasciare sempre il tempo per la discussione, per ripassare le soluzioni proposte da ciascuno, decidere i passi successivi e, se l'esercizio si presta, votare.

Esempio di voto su Mirò : puoi chiedere ai partecipanti, ciascuno con lo stesso numero di pellet, di votare il loro schermo preferito o di posizionare i loro pellet sui componenti/idee che preferiscono. Ciò consente di dare priorità al contenuto di una schermata per un'iterazione successiva.

# 3 I prossimi passi

🔲  Discutere i risultati con un team più numeroso per condividere le informazioni, durante gli slot pianificati in anticipo (se possibile), al fine di evitare che le sessioni successive siano troppo distanti nel tempo.

🔲  Prendetevi il tempo per avere una discussione aperta intorno al workshop, non esitate a chiedere ai partecipanti cosa ha funzionato bene, cosa funziona meno, per continuare a ottimizzare le vostre prossime sessioni di lavoro.

🔲  Utilizzare la bacheca virtuale come mezzo di comunicazione e restituzione: la stessa bacheca può essere utilizzata per svolgere diversi workshop durante tutta la fase progettuale, le vecchie restituzioni permettono di tenere una storia su  tutte le decisioni importanti dall'inizio del progetto.

Consigli : può essere utile determinare per ogni Board un “Titolare” che ne sarà il garante, dovrà verificare il contenuto della Board, assicurarsi che sia aggiornato ad ogni nuova iterazione, che tutti i commenti siano elaborati nel tempo…

🔲  La Board permette anche di scambiare in modo asincrono, di commentare, taggare le persone interessate, di continuare ad iterare nel tempo. Tutti possono portare la propria pietra all'edificio.

Consigli : collaborare in modo asincrono su un progetto:

🔲  Dare una scadenza e un obiettivo

🔲  Êessere reattivo ai commenti, proporre nuove versioni (Miro, Slack, o anche via e-mail) per andare avanti nel progetto

🔲  Á allo scadere del termine, condividere l'iterazione con tutti gli interessati.

Consigli : se sei in piena iterazione sulla tua bacheca e non vuoi che i tuoi partecipanti vedano il tuo lavoro prima della tua prossima sessione con loro, o che inizino a darti un feedback "prematuro".

Quindi niente panico : crea una nuova Board temporanea che utilizzerai solo per fare la tua restituzione fuori dalla vista, dalla privacy del cliente.

Conclusione

"Come impostare la collaborazione remota?" è diventato un vero problema quest'anno. Oggi ci sono molti strumenti di lavoro collaborativo per iterare e comunicare sulla vita di un progetto.

Per aiutarti, ecco tre strumenti che offrono un pacchetto di € 0,00 per fare il tuo prossimo workshop a distanza con i tuoi futuri partecipanti.

• Miro : pratico strumento remoto per un'ampia gamma di casi d'uso come gestione agile, progettazione UX, creazione di diagrammi, brainstorming, ecc. E per ogni caso d'uso, ci sono modelli di tabella predefiniti che ti permetteranno di pianificare il tuo lavoro se non vuoi ricominciare da zero. Ma per i più coraggiosi, hai la possibilità di creare il tuo modello in base alle tue esigenze. Ogni membro di un team può chattare e aggiungere feedback in tempo reale, perfetto per allineare le visioni di tutti durante tutta la vita di un progetto.
• capriccioso : Strumento per la progettazione di wireframe e diagrammi di flusso. La sua gestione è molto semplice. questo strumento ha una libreria di elementi configurabili come pulsanti, caselle di controllo, indicatori circolari o menu a discesa. Molto  sono disponibili icone personalizzabili. Puoi creare wireframe per qualsiasi schermo, che si tratti di un sito, un iPhone, un'applicazione Android o un tablet.
• FlowMap : Un'altra soluzione che permette di migliorare la qualità della comunicazione tra i partecipanti di un progetto a distanza, rendendo trasparente lo sviluppo del progetto. Consente inoltre di visualizzare un intero progetto dall'inizio alla fine, il tutto in un'interfaccia semplice e pratica dove domina il blu.
• Laboratori di sessione : Strumento per stabilire una tabella di marcia per un'officina. Puoi modificare e tornare all'organizzazione della sessione molto velocemente: i dati già inseriti vengono rettificati rispetto ai nuovi ingressi per ricalcolare automaticamente le tempistiche. Ci sono anche molti modelli, idee per il riscaldamento, esempi di sequenze di workshop, ecc.

E ci vediamo domani per una nuova e ultima sorpresa nel nostro calendario dell'Avvento di UX-Republic!

Marjorie PER TE UI-UX-Designer @UX-Repubblica & Enguerran CAMBARO UX-Designer @UX-Repubblica