Perché l'esperienza utente delle applicazioni aziendali è essenziale per i tuoi dipendenti (e per la tua azienda)
Al lavoro, ti sei mai detto:
"Ma cos'è questo strumento che mi danno per lavorare? Non assomiglia a niente, non riesco a trovare niente. Inoltre, ci metto un sacco di tempo... Il tizio che l'ha progettato non ha capito per niente il mio lavoro.
Oppure voleva torturarmi, scegli tu."
Se non ti è mai successo, sei tra i fortunati.
Perché purtroppo questa è ancora la quotidianità della maggior parte dei dipendenti.
Secondo a sondaggio condotto su 9000 dipendenti in tutto il mondo, il 91% afferma di essere frustrato dalle interfacce professionali mal progettate e inadeguate.
A questo si aggiunge il molteplicità ed eterogeneità strumenti forniti, il che complica ulteriormente le cose.
A volte non abbiamo nemmeno il controllo su queste cose, perché ci ritroviamo bloccati in licenze editoriali. Dipendiamo completamente da loro e non possiamo cambiare o personalizzare nulla.
Al di là dell'irritazione individuale, qual è l'impatto commerciale di una scarsa UX su un'azienda?
È proprio questo che esploreremo in questo articolo.
E soprattutto, come un approccio UX e UI può aiutare a trasformare gli strumenti interni in veri e propri alleati del lavoro quotidiano.
Le conseguenze di una scarsa UX sull'esperienza dei dipendenti
Quando le interfacce e gli strumenti aziendali non vengono ottimizzati, l'impatto sull'azienda è duplice:
- Una significativa perdita di efficienza
- Crescente fastidio tra i dipendenti
Ma vediamo come questo viene quantificato e spiegato.
Produttività e performance in calo
Una scarsa UX nelle applicazioni aziendali porta a:
- Lavoro più lento
- Un malinteso sull'applicazione aziendale
- Errori, a volte con gravi conseguenze.
- Una sessione di onboarding della durata di diversi giorni o addirittura settimane per acquisire dimestichezza con uno strumento, cosa che potrebbe essere impossibile da realizzare.
- Mancanza di accessibilità e adattabilità. Mancanza di compatibilità con i dispositivi mobili, dati non sincronizzati, incapacità di collaborare in modo efficace.
Attriti che, sommati e moltiplicati per il numero dei dipendenti, fanno sprecare tempo e denaro.
Ad esempio, il 70% dei dipendenti non è in grado di reperire le informazioni necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro. Eseguendo una media di 8 ricerche e perdere 2 ore al giorno.
È come se in una settimana pagassi un dipendente per niente.
E in un anno, per un dipendente pagato 55 euro netti, ciò equivale a 000 euro sprecati dall'azienda.
Semplicemente a causa di sistemi non ottimizzati.
È pazzesco, vero?
Per quanto riguarda l'onboarding, la situazione non è migliore.
Una sondaggio dimostra che il 68% dei manager ritiene che le applicazioni aziendali siano troppo difficili da comprendere e richiedano troppa formazione.
Inoltre, il 69% aggiunge che i dipendenti non hanno abbastanza tempo per imparare il funzionamento del software.
In altre parole: non sanno come usare correttamente gli strumenti. Ciò li rallenta e aumenta il rischio di errori.
La buona notizia è che l'esperienza utente può contribuire a cambiare questa situazione.
Prendiamo l'esempio della riprogettazione e dell'ottimizzazione di un'applicazione interna della SNCF.
L'UX ha svolto un lavoro approfondito per comprendere le professioni, il quadro aziendale, il design, ecc., il che ha permesso di ridurre i tempi di formazione da 2 giorni a 0,5 giorni.
Ciò rappresenta un risparmio di oltre l'87% in termini di tempo e investimenti.
In un'epoca e in un contesto economico in cui potenziare i processi e ridurre i budget sono la priorità numero uno, concentrarsi solo sull'intelligenza artificiale è un errore.
UX e UI rappresentano sfide aziendali fondamentali per aumentare le prestazioni e generare un'esperienza utente ottimale.
Il che ci porta al nostro secondo fattore:
😤Frustrazione e progressiva demotivazione dei dipendenti
Immaginare:
Ogni giorno, nella tua vita personale, le aziende ti offrono le migliori esperienze possibili in quanto cliente. Ordina un Uber, fai shopping, prenota un biglietto…
Il tuo viaggio è progettato per essere bello e moderno, ma anche intuitivo, fluido e facile.
Perché lo sanno: la tua esperienza, sia grafica che funzionale, è essenziale per farti desiderare di restare e tornare.
Ora immagina di arrivare al lavoro:
Ti viene data un'applicazione aziendale che devi usare 8 ore al giorno, il cui design risale agli anni '90, con pulsanti nascosti in un menu a cui puoi cliccare solo 15 volte e nella quale impieghi 10 minuti per trovare informazioni.
Ouch!
Soprattutto perché è impossibile per i dipendenti dimenticare magicamente tutte le fantastiche esperienze digitali della loro vita privata, solo perché hanno varcato la porta del loro ufficio.
(A meno che tu non sia nella serie Separazione di Ben Stiller. A proposito, se non l'avete visto, ve lo consigliamo 😉)
Se provassi a farti vivere questo shock in questo articolo, ti farei partire da questo (la tua vita privata):
A questo proposito nella tua vita professionale:
Non ti fa rabbrividire?
È un po' come il dottor Jekyll e il signor Hyde.
Eppure è proprio questo che accade quotidianamente alla maggior parte dei dipendenti.
"C'è un debito colossale tra gli strumenti aziendali e i siti Web di tutti i giorni. Un enorme divario culturale che è una barriera e proibitivo per i dipendenti". – Nicolas Lepelley, Responsabile UX
E a causa di interfacce e percorsi non adatti, il risultato è:
- Un aumento del fatturato
- Du stress dovuto tra l'altro alla tecno-complessità
- Una graduale demotivazione.
È del tutto comprensibile che un dipendente passi ore a usare strumenti inadatti, appartenenti a un'altra epoca. - Una perdita di talenti.
La generazione attuale, ma anche le nuove generazioni, che sono esigenti in termini di esperienza lavorativa. Perché L'81% ritiene importante che il loro l'azienda integra le ultime tecnologie. - Un bypass degli strumenti ufficiali.
Ciao a tutti, soluzioni fai da te e insicure! - Un sentimento negativo nei confronti dell'azienda.
"Se mi vengono dati degli strumenti marci, significa che il mio lavoro non ha valore." - La sensazione che il loro lavoro e la loro vita quotidiana non vengano compresi.
L'esperienza utente ha quindi un impatto non solo sui team IT e CIO, ma anche sulle risorse umane.
Il loro coinvolgimento è essenziale per migliorare gli strumenti interni e creare un ambiente che attragga e trattenga i talenti.
C'è anche un Podcast Molto interessante su YouTube che tratta: l'importanza dell'esperienza dei dipendenti, la prospettiva e le complessità/limitazioni aziendali...
Questo è un argomento importante perché spesso consideriamo l'esperienza dei dipendenti attraverso il prisma dell'UX: "dobbiamo fare meglio".
Ma le realtà aziendali devono essere studiate per comprendere l'impatto degli strumenti, delle professioni, dell'ecosistema attuale, ecc. Per stabilire le priorità, definire i budget e posizionarsi sulla soluzione:
- Acquisizione di una licenza (già pronta all'uso o semi-personalizzabile). Che può essere una soluzione rapida e percepita come più economica. Ma ciò moltiplica gli strumenti e ci costringe ad adattarci ad essi e ai limiti delle loro soluzioni. Questo può rappresentare un problema perché abbiamo poco o nessun potere sull'esperienza dei dipendenti, ma è proprio questo che stiamo cercando di risolvere.
- Oppure la Rolls Royce: progettazione interna che ci dà il controllo totale.
Sui costi, sulla centralizzazione delle soluzioni, sulle interfacce con le professioni o sui livelli di competenza dei dipendenti.
Perché l'esperienza del cliente è eccezionale, ma quella dei dipendenti non lo è?
In questo articolo evidenziamo un argomento interessante:
Le aziende stanno investendo molto per offrire ai clienti esperienze differenziate e altamente performanti.
Ciò che è naturale e logico: devi attrarre potenziali clienti e generare entrate stabili.
Ma che dire dei collaboratori, questi famosi “clienti interni” ?
In modo meno diretto e visibile, partecipano a una riduzione dei costi se i loro strumenti vengono adattati, consentendo loro di essere produttivi.
Questo articolo è un invito a riconsiderare il loro posto e la loro importanza nell'azienda.
Perché la realtà è che sono loro il cuore dell'azienda e la fanno funzionare. Senza di loro non avremmo prodotti o servizi da vendere.
Investire nei propri strumenti diventa quindi una vera e propria leva strategica.
Con conseguenti ricadute colossali sulle aziende, sia in termini umani che commerciali.
"I tuoi dipendenti sono il vero vantaggio competitivo della tua azienda. Sono loro che rendono possibile la magia, a patto che le loro esigenze siano soddisfatte." Richard Branson
Come integrare UX e UI nella progettazione o nel miglioramento delle interfacce dei dipendenti?
L'esperienza utente avrà come obiettivo quello di soddisfare gli utenti in diversi momenti chiave.
Per comprendere meglio le loro esigenze aziendali, il loro modo di lavorare quotidianamente, ma anche per trovare idee per soluzioni adatte. E poi inizia a costruire i percorsi e le interfacce.
Una metodologia strutturata è il cuore del successo del progetto
- Obiettivi aziendali
Comprendere il business e le esigenze correlate all'approccio.
Ma è anche necessario definire KPI precisi per misurare il successo del progetto. Ad esempio tramite il metodo CUORE. - Osservazione sul campo per comprendere la situazione attuale
Osserva ciò che già esiste incontrando le professioni.
Scopri come operano quotidianamente, quali sono le loro abitudini e quali sono le loro esigenze aziendali.
Ma anche come utilizzano la piattaforma oggi e i punti critici che incontrano. - Organizzare workshop
Che si tratti di ideazione, fattibilità tecnica, magari uno sprint di progettazione...
Per inquadrare il progetto con i dipartimenti, ma anche per unire i team.
È inoltre importante avere un campione UX o degli utenti a ogni workshop per garantire l'allineamento con le esigenze sul campo. - Segno di riferimento diretto e indiretto
Guarda e lasciati ispirare da ciò che viene fatto altrove.
Tuttavia, spesso risulta complicato visualizzare le interfacce aziendali della concorrenza perché non sono pubbliche. Ma puoi anche guardare gli strumenti di servizio sul mercato (ad esempio: devo progettare interfacce di gestione della pianificazione. Perché non guardare Monday.com).
Oppure confrontatevi con colleghi e consulenti che hanno lavorato a missioni simili.
Saranno in grado di aiutarti grazie alle loro conoscenze e competenze. - Creazioni di modelli a bassa fedeltà
Costruisci le basi e lo scheletro delle schermate e delle navigazioni.
In bianco e nero, senza ritocchi visivi/testuali, per consentire la stesura delle prime bozze. - Progettazione di interfacce grafiche
I designer vestiranno i modelli con i colori della carta grafica, delle icone, ecc. per creare un ambiente visivamente piacevole. - Svolgere test utente
Effettuare un controllo della realtà confrontando le nuove interfacce con i team aziendali. Per verificare che rispondano correttamente alla loro vita quotidiana e alle loro esigenze. Ciò aiuta a ridurre il rischio di lancio e a perfezionare i percorsi, se necessario. - Accompagnare con cambio gestione
Un nuovo strumento significa sostituire quello vecchio. Che richiede comunicazione, preparazione e supporto.
questo articolo vi fornirà dettagli più pratici su alcuni aspetti della metodologia da seguire per B2E.
Conclusione: UX, una leva poco sfruttata nelle applicazioni aziendali, che può comunque dare impulso all’azienda
Gli attuali strumenti interni sono per lo più inadatti ai dipendenti. Generando perdite di tempo, denaro e prestazioni. Ma allontana anche i talenti e crea profonda frustrazione tra i dipendenti.
Quindi, invece di imporre software che ti fanno impazzire... Perché non progettare strumenti che funzionino per i tuoi dipendenti (e, in definitiva, per te)?
Maude VAN RYMENANT, ricercatore UX capo presso UX-Republic
