Wenn wir das Wort „Workshop“ hören, verbinden wir es sehr oft mit „guter Atmosphäre“, „Moment des Austauschs“, „Moment der Flucht“. Es erinnert uns an Post-its, Aufkleber, Zeichnungen, Brainstorming, ein Whiteboard, Spiele, die auf Papierflugzeugen basieren, kurz gesagt, eine lustige Aktivität, die nicht ohne Bedeutung ist. Diese Workshops ermöglichen es, wesentliche und wesentliche Elemente hervorzuheben, um beim Entwurf einer Lösung effektiv voranzukommen.
Bei der Entscheidung, einen Workshop zu organisieren, tauchen jedoch viele Ängste auf: Werden die Teilnehmer aufgeschlossen sein? Gelingt es mir, sie in den geplanten 4 Stunden zu fesseln? Werden alle eingeladenen Personen am D-Day anwesend sein? Werde ich mein Timing einhalten?
Entdecken Sie in diesem Artikel einige Tipps, die es Ihnen ermöglichen, gelassener an Ihre Co-Creation-Workshops heranzugehen.
Alle Workshops bedürfen einer Vorbereitung
Ein Workshop kann aus externer Sicht für die Teilnehmer sehr einfach erscheinen. Seine Herstellung ist jedoch viel komplexer als es scheint. Eine gute Vorbereitung ist für einen Teilnehmer nicht sichtbar. Wenn andererseits ein Workshop nicht richtig vorbereitet ist, wird die kollektive Energie nicht erreicht, oder schlimmer noch, die Teilnehmer könnten sein Interesse nicht verstehen und haben den Eindruck, ihre Zeit mit der Teilnahme daran zu verschwenden.
#1 – Wählen Sie die richtige Tageszeit
Die Wahl der Tageszeit kann einen großen Einfluss auf Ihre Werkstatt haben. Wenn Sie einen 3- oder 4-stündigen Workshop organisieren, geht in der Tat oft genauso viel Zeit in der Arbeit Ihrer Teilnehmer „verloren“. Es ist daher wichtig, einen Moment zu wählen, der der Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer förderlich ist:
● Bevorzugen Sie einen Workshop am Morgen, bevor Ihre Teilnehmer ihren Tag beginnen, das wird verhindern, dass Jean an den Notfall denkt, den sie heute Morgen um 9:30 Uhr per E-Mail erhalten hat, oder Julie, die von einem Verdauungsschlaf nach dem Mittagessen im Restaurant träumt.
● Vermeiden Sie Montag und Freitag, die die Wiederaufnahme- oder Vorbereitungstage für das Wochenende sind. Wenn Sie die Möglichkeit haben, zwischen den letzten drei Tagen zu wählen, ist der Dienstag der ideale Tag.
#2 – Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan
Unabhängig von der Art des Workshops, den Sie organisieren, muss er effektiv und effizient sein. Dazu empfehlen wir Ihnen dringend, einen detaillierten Tagesplan zu erstellen, der die Schlüsselelemente für den Erfolg Ihres Workshops auflistet.
Um dies zu erreichen, müssen Sie zunächst das Hauptziel Ihres Workshops definieren : „Was wollen wir erreichen?“ und die Anzahl und das Profil der Teilnehmer kennen, um Ihre Übungen entsprechend anpassen zu können.
Sobald diese Karten in der Hand sind, liegt es an Ihnen, Ihren Workshop zu leiten und ihn durch Ihre Lieblingsübungen (Kartensortieren, Roboterporträt, Storymapping, Brainstorming usw.) zu Ihrem Ziel zu führen. Vergessen Sie nicht, für jeden eine Zeit festzulegen!
Achtung, in jeder Werkstatt gibt es bestimmte Schritte, die Sie für einen reibungslosen Ablauf nicht vergessen dürfen:
● Der Eisbrecher zu Beginn des Workshops, um den Gemütszustand der Teilnehmer zu kennen oder sie in die Atmosphäre einzutauchen.
● Eine Pause alle 1h30-2h, um zu verhindern, dass Ihre Teilnehmer während eines Teils des Workshops ausfallen.
● Die Gefühle der Teilnehmer am Ende des Workshops, um Ihnen zu helfen, sich zu verbessern und zu verstehen, warum eine Übung besser oder weniger gut funktioniert hat als eine andere.
#3 – Senden und erstellen Sie Ihre Einladungen
Eine der größten Befürchtungen, wenn Sie einen Workshop organisieren möchten, ist der Mangel an Teilnehmern. Um die Teilnahme wichtiger Akteure an Ihrem Projekt zu fördern, ist es wichtig, eine optimierte Einladung zu erstellen und zu versenden:
● Wählen Sie die Teilnehmer gut aus. Es macht keinen Sinn, das ganze Unternehmen einzuladen, wenn es am Ende nur um die Produktleistung geht. Denken Sie daran, die Profile so zu variieren, dass Ihre Überlegungen alle Endbenutzer berücksichtigen.
● Senden Sie Ihre Einladung rechtzeitig vor Ihrem Workshop. Ihr Workshop wird Ihnen wahrscheinlich noch nicht klar im Kopf sein, aber es ist wichtig, dass die Teilnehmer Ihren Slot blockieren. Sie können daher Ihre Einladung mit einem ersten Text senden, in dem Sie sie über das Format beruhigen und ihnen mitteilen, dass Sie einige Tage vor dem Workshop mit einer detaillierteren Agenda auf sie zurückkommen werden.
● Senden Sie die Workshop-Agenda eine Woche vor Ihrem Workshop. Wenn sich einige Antworten ändern, haben Sie genügend Zeit, die Organisation Ihres Workshops zu überprüfen.
Ein Workshop soll Ihre Teilnehmer nicht dazu auffordern, auf und ab zu arbeiten, also beruhigen Sie sie. Sagen Sie ihnen, dass sie nichts zu planen haben, außer gut gelaunt zu kommen. Sobald sie die Einladung erhalten, werden sie beruhigt feststellen, dass sie ihre aktuelle Arbeit nicht bereichert.
Beleben Sie Ihre Werkstatt wirkungsvoll
#1 – Schaffen Sie eine beruhigende Atmosphäre
In einer Werkstatt zu sein, kann für manche Menschen überwältigend sein. Als Moderator liegt es an Ihnen, Ihre Teilnehmer gleich bei ihrer Ankunft zu beruhigen:
● Planen Sie während des Workshops etwas zu essen und zu trinken ein: Es ist immer schöner, mit einem Kaffee und einer Schokolade herzlich willkommen geheißen zu werden.
● Bevorzugen Sie eine diskussionsfreundliche Gestaltung des Raumes: Jeder Teilnehmer muss sich sehen, vermeiden Sie Anordnungen hintereinander und schlagen Sie eine Anordnung im Kreis vor.
● Beruhigen Sie sie bezüglich des Formats: Es ist ein Moment des Austauschs, es gibt nie falsche Antworten, im Gegenteil, mit allen Meinungen kommen wir voran.
● Bereiten Sie die Workshops vor, bevor sie stattfinden: Wenn Sie einen Brainstorming-Workshop planen, bereiten Sie Ihr Whiteboard mit einem Titel und/oder einigen bereits vorformulierten Ideen vor. Es ist immer beeindruckend, bei einer leeren Seite zu beginnen.
● Schaffen Sie mit einem runden Tisch und einer Icebreaker-Übung ein Klima des Vertrauens, damit sich alle Teilnehmer in die folgenden Übungen einbezogen fühlen.
#2 – Schlagen Sie Wohlwollensregeln vor
Um während der gesamten Dauer des Workshops ein Klima des Vertrauens zu schaffen, zögern Sie nicht, sich zu Beginn der Präsentation einige Regeln des Wohlwollens in Erinnerung zu rufen und diese mit Ihren Teilnehmern validieren und anpassen zu lassen.
Hier sind einige Beispielregeln:
● Verwenden Sie Vertrautheit.
● Teilen Sie Ihre Erfahrungen.
● Hören Sie einander zu, Gespräch für Gespräch.
● Lassen Sie Computer und Telefon geschlossen.
#3 – Wissen, wie man seinen Zeitplan anpasst
Die von Ihnen erstellte Detailplanung ist ein persönlicher Leitfaden für Ihre Werkstatt, um ihr Ziel zu erreichen. Allerdings, und das ist die Magie eines Workshops, können sich die Übungen je nach Anwesenden entwickeln und nicht so ablaufen, wie man es sich am Anfang vorgestellt hat, was oft positiv für das Projekt ist. Es liegt an Ihnen, sich mehr Flexibilität zu eigen zu machen, um eine Übung endlich länger dauern zu lassen oder im Gegenteil einige zu löschen, wenn Sie feststellen, dass die Teilnehmer nicht aufnahmefähig sind. Denken Sie an den Zeitpunkt und das Ziel Ihres Workshops und hören Sie den Teilnehmern zu, um ihn anzupassen und ihn so wirklich ko-kreativ zu machen.
Informieren Sie die Teilnehmer über die Auswirkungen des Workshops
Der Stimme der Menschen Bedeutung beizumessen, ist eine der Hauptaufgaben eines UX-Designers. Dank der Teilnehmer Ihrer Workshops konnten Sie optimale Lösungen vorschlagen, also lassen Sie sie wissen, dass sie es ermöglicht haben, Großes zu erreichen. Indem sie ihre Teilnahme wertschätzen, werden sie künftigen Workshops aufmerksamer gegenüberstehen und sich beruhigt fühlen.
Dieser Schritt ermöglicht es den Teilnehmern zu verstehen, warum sie an Ihrem Workshop teilgenommen haben, und Ihnen, Ihrer Expertise Glaubwürdigkeit zu verleihen und vor allem eine größere Motivation Ihrer Teilnehmer für Ihre zukünftigen Workshops zu finden.
Fazit
Die Besonderheit eines Workshops liegt in seinem Format, das spontan, unmittelbar, kollaborativ und einzigartig ist. Die gesammelten Informationen sind kostbar, es liegt an Ihnen, sie so zu strukturieren, dass sie effizient und effektiv sind. Die Durchführung Ihres Workshops in strategischen Momenten und die Kopplung mit einem detaillierten Zeitplan ermöglicht es Ihnen, am großen Tag nichts zu vergessen, und erleichtert die Anpassung von Übungen, wenn Änderungen in letzter Minute auftreten.
Wenn Ihr Projekt mehrere Workshops erfordert, denken Sie daran, immer dieselben Teilnehmer zu behalten, um die in Workshop 1 eingebrachten Ideen untersuchen zu können. Die Zufriedenheit ist größer, wenn der Teilnehmer das Ergebnis in Workshop 4 entdecken kann, während er die Entwicklung einer Woche verfolgt hat Zur woche.
Cécile BERNET – UX-Designerin @UX-Republic
