Um es klar zu sagen: Ein Schweizer Taschenmesser ist ein Werkzeug, das für viele Dinge verwendet wird, aber nicht auf einen bestimmten Bereich spezialisiert ist. Ich werde hier darüber sprechen, was Notion ist, wie es entworfen wurde, seine Qualitäten in Bezug auf UX und seine Fehler. Es gibt einige großartige Alternativen zu Notion – Coda und ClickUp, um nur zwei zu nennen – jedes Tool hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Aber heute werden wir nur über Notion, seine verschiedenen Klingen und warum es so ein großartiges Werkzeug ist, sprechen.

Was ist Begriff?

Notion ist als All-in-One-Arbeitsbereich definiert. Es ist eine Anwendung, mit der Sie Notizen machen, Wissen organisieren und Projekte verwalten können. Es funktioniert auf jedem Desktop- oder mobilen Browser sowie als eigenständige App für macOS/Windows und iOS/Android. Die kostenlose Version ermöglicht die Erstellung einer unbegrenzten Anzahl von Inhalten. Ab 5 Mitarbeitern müssen Sie 5 $ pro Monat bezahlen.

Machen Sie sich Notizen

Notion erhebt den Anspruch, viele andere etablierte und etablierte Produkte wie Google Docs oder Evernote zu ersetzen.

Und so schlägt Notion vor:

• ein leichtes Textverarbeitungsprogramm
• eine Kalkulationstabelle
• Layout-Funktionen
• die Einbindung von Bildern, Videos, Codezeilen, Seiten…

Alles lässt sich überall „drag and drop“ hinziehen. Und es ist viel mehr als ein einfacher Editor: Jeder erstellte Inhalt kann in eine Datenbank aufgenommen, getaggt und mit Mitarbeitern geteilt werden ... Erstellen Sie so viele Seiten, wie Sie möchten, alles wird dauerhaft in einer Seitenleiste zugänglich sein, die Sie ausblenden können.

Schließlich können Sie bestimmte Notizen privat halten oder sie mit Ihrem Team oder der ganzen Welt teilen. Nennen Sie eine zu benachrichtigende Person. Steuern Sie, wer jede Seite bearbeiten oder kommentieren kann. Sie können Inhalte auch als Vorlage duplizierbar machen und entscheiden, ob diese Inhalte von Suchmaschinen indexiert werden können.

Beispiel für Notizen

Eine Notiz kann ein Titelbild, ein Emoji, einen Haupttitel, Untertitel, Kontrollkästchen usw. haben. Geben Sie einfach „/“ ein, um jedes Element in der Liste der Blöcke auszuwählen.

Organisieren Sie Ihr Wissen

Wie einige Wissensmanagementanwendungen wie Confluence oder Wikipedia bietet Notion eine elegante Lösung zum Organisieren aller Arten von Informationen.

Das Arrangieren von Texten, Bildern oder anderen Objekten ist in Notion ein Kinderspiel. Wählen Sie aus, was Sie neu positionieren möchten, ziehen Sie es einfach an eine andere Stelle auf derselben Seite oder auf eine andere Seite. Die Verschachtelung von Inhalten kann unbegrenzt erfolgen.

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie Ihre Informationen speichern sollen? Es gibt Tausende von gebrauchsfertigen Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Ob im Geschäft, zu Hause, in der Schule oder im Verein, Sie finden immer Beispiele für Inhalte, die nach Ihren Bedürfnissen strukturiert sind.

Beispiel Wissensdatenbank

In diesem Beispiel wurden mehrere Inhalte im selben Raum eines fiktiven Unternehmens „Acme“ gesammelt: Nachrichten, Missionen, Ziele, Verzeichnis, Anweisungen, Vorschriften, Ausgaben… Beachten Sie, dass jeder Inhalt angepasste Formen hat: Liste, Bildtafel, Tabelle…

Projekte verwalten

Schließlich erwägt Notion, mit Projektmanagement-Tools wie Jira, Asana oder Trello zu konkurrieren.

Tatsächlich bietet die Anwendung unter anderem ein Kanban -ähnliches Konzept , mit dem sich austauschbare Inhaltskarten erstellen lassen. Die wahre Stärke des Tools liegt jedoch in der Vielfalt der Visualisierungsmöglichkeiten dieser Karten. Sie können ein Kanban-Board in eine Liste, eine Datentabelle, eine Bildergalerie, einen Kalender oder sogar eine Zeitleiste umwandeln.

Beispiel Projektmanagement

Hier sehen Sie ein „Board“, es ist ein Kanban-Board, genau wie bei Trello. Jede Karte in diesem Tableau kann gezogen und abgelegt werden. Sie können sogar auswählen, was jede Karte anzeigen kann. Alles auf kooperative Weise.

Es gibt auch ein Popup-Kommentarsystem. Ein Benutzer, hier Cory, schreibt Camille einen Kommentar nach einem Titel. Diese Camille wird live antworten und Cory muss nur auf das Kommentarsymbol klicken, um die Konversation zu diesem bestimmten Thema anzuzeigen.

Der Effekt des Schweizer Taschenmessers

Der „Schweizer-Taschenmesser“-Effekt scheint eines der stärksten Verkaufsargumente von Notion zu sein. Es wird oft als das Äquivalent von Evernote, Trello, Airtable, Confluence und Jira beschrieben. Obwohl viele Funktionen fehlen, zieht es zahlreiche Nutzer an. Hinzu kommen zentralisierte, durchsuchbare und filterbare Daten – und schon hat man gewonnen. Ein kurzer Vergleich zeigt , dass Notion sich zu einem wichtigen Akteur im Bereich Produktivitätssoftware entwickelt hat.

Wie ist Notion konzipiert?

Im Mai 2020 präsentierte Cory Etzkorn, Designer bei Notion, auf einer Konferenz die Mission seines Produkts: „Jeden in die Lage zu versetzen, die Werkzeuge zu gestalten, die unser Leben prägen.“ Er verglich Notion mit einer Kiste Legosteinen und erklärte, dass Notions Ziel darin bestehe, die Macht zu demokratisieren, die oft Entwicklern vorbehalten sei. Er betonte außerdem, dass ein gutes Produkt eine starke visuelle Identität benötige. Die Identität von Notion wird maßgeblich von dem russischen Illustrator Roman Muradov und seinen liebenswerten Schwarz-Weiß-Figuren verkörpert.

In den Büros von Notion in San Francisco sind Sesamstraßen -Puppen stets präsent, zusammen mit den Teams des Unternehmens. Diese Spielzeuge symbolisieren die Nutzer von Notion. Das Unternehmen versucht daher immer im Hinterkopf zu behalten, dass es in erster Linie für seine Nutzer arbeitet.

Wenn Feedback oder Vorschläge an das Team eskaliert werden, nehmen sie diese Informationen immer in eine spezielle Datenbank auf, um die beliebtesten Anfragen zu verfolgen.

In der Recherchephase werden die identifizierten Probleme in einem Dokument (made with Notion!), dem „Problem Scope“, aufgelistet. Anschließend werden Reihen von Nutzerinterviews geführt, die ebenfalls in einer „User Feedback“-Vorlage dokumentiert werden.

Die Modelle werden dann zunächst vom Gründer Ivan Zhao und vom Produktdesigner Sergey Surganov gefertigt. Nach einer Reihe von Iterationen ist UX-Designer Ryo Lu an der Reihe, die Vorschläge zu verfeinern. Dabei wird das Feedback aller Mitarbeiter eingeholt. Und da in Notion alles systematisch archiviert wird, kann jeder ganz einfach seine Meinung in Kommentaren zum Tool selbst äußern.

Dann kommt Slim Lim, Softwareentwickler, für die Entwicklung von Funktionen für im Allgemeinen etwa 2 Monate an die Reihe.

Schließlich kümmern sich Camille Ricketts und Cory Etzkorn um das Marketing, aktualisieren die Website und verfassen sorgfältig die Supportseiten und News-Updates. Ich lade Sie ein, sich den gesamten Prozess hier detailliert anzuhören: https://youtu.be/EDRRwnwxMwU

Warum ist die UX von Notion so gut?

Auf den ersten Blick ähnelt Notion stark iA Writer , einer minimalistischen Schreibanwendung. Auch Vergleiche mit Evernote sind häufig. Kaum sichtbare Bedienelemente, wenige anpassbare Stile, keine Farben. Tatsächlich birgt die Benutzeroberfläche viele versteckte Funktionen. Durch Eingabe von „/“ oder Klicken auf „+“ öffnet sich die Liste der „Blöcke“. Ein Block kann Text, ein Titel, ein Bild oder sogar eine ganze Tabelle enthalten. Sobald man das modulare Prinzip verstanden hat, eröffnen sich die vielfältigen Möglichkeiten. Notion ist somit eine gelungene Kombination aus Klarheit und Leistungsfähigkeit.

Interface

• Multiplattform : Notion ist auf fast jeder Plattform verfügbar und damit für jeden sofort zugänglich.

• Minimalismus : Die üblichen Bedienelemente in jedem Textverarbeitungsprogramm sind hier versteckt, ebenso die Navigationselemente, die Funktionen der Blöcke, alles ist reduziert, um ein der Kreativität förderliches Zen-Erlebnis zu bieten. Und wenn Sie ein Fan von Tastaturkürzeln sind, werden Sie hier bedient. 🤓

• Personalisierung : Trotz dieses Minimalismus kann jede Seite mit einem Titelbild und einem Symbol versehen werden. Diese sehr einfachen Elemente verleihen jedem Dokument eine freundliche Note. Die Symbole sind ein echtes Plus, wenn sie auf Seitenlisten sichtbar sind, sie erleichtern die Unterscheidung der einzelnen Themen.

 

👁	Dunkler Modus : Der Dunkelmodus verstärkt auch die Wahrnehmung eines Tools, das sich um den Benutzer und seine Augen kümmert.
👍🏻	Erschwinglichkeit : Nahezu das gesamte Produkt profitiert von Highlights auf interaktiven Elementen. Diese Rückkopplungseffekte erleichtern die Verwendung.
🧱	Konzept von entfernbaren und transformierbaren Blöcken : Eine der Entdeckungen von Notion ist zweifellos die Idee, jedes Element (Text, Bild, Videoeinbettung oder anderes) als beweglich und integrierbar in jede andere bestehende Seite zu betrachten.
♾	Unendliche Verschachtelung : Die Möglichkeit, so viele Levels zu erstellen, wie Sie möchten, ist auch eine Stärke von Notion.

• Je mehr Sie lernen, wie man Inhalte auf Notion erstellt, desto mehr erkennen Sie, wie komplex es mit jedem anderen Tool ist. Ob schnelles Layout, die Erstellung einer Datenbank oder einer Kanban-Tafel, um mehrere dieser Objekte zu erhalten und zusammenzufassen, müssen mehrere Produkte gesammelt werden. Hier ist alles erledigt ein Produkt.

• Wirkung "autotelisch“: Wenn Sie verstehen, wie man Inhalte erstellt, stellen Sie fest, dass Sie andere nur zum Spaß erstellen. Der Aufbau von Datenbanken für Bücher oder Rezepte ist ein gutes Beispiel.
  Rezept-Box, eine Vorlage unter Tausenden, die Sie finden können

 

• Neue Erfahrung in der Art und Weise Inhalte veröffentlichen : Dies ist eine Tatsache, die vielen CMS nicht gefallen wird, aber Notion ist derzeit wahrscheinlich eine der schnellsten und effizientesten Möglichkeiten, Websites zu veröffentlichen. Eine einzige Schaltfläche reicht aus, um eine URL zum Teilen bereit zu machen. Der Inhalt ist voll responsiv und somit für jeden mobilen Bildschirm geeignet.
• Integration viele Produkte und Dienstleistungen: Immer mehr Spieler bieten Vorlagen für Notion, aber auch Tools und Ratschläge, um ihre Aktivitäten zu verbessern. Es hat sich sogar ein Markt für den Verkauf der reichsten Inhalte entwickelt.
• Template sich ständig weiterentwickeln: Die von Notion erstellten Vorlagen werden immer zahlreicher, ein Beweis dafür, dass das Unternehmen mit seinen Benutzern einen echten Forschungsprozess durchführt.Die standardmäßig angebotenen Vorlagen erlauben Ihnen bereits eine Menge Dinge zu tun. Hier zum Beispiel ein Designsystem.

 

• Unterstützung per Chat: Über die überall in der App zugängliche Hilfeschaltfläche können Sie ein Gespräch mit Notion-Mitarbeitern beginnen, und eine Antwort wird immer nach einigen Stunden bereitgestellt.

• Gemeinden und komplementäre Lösungen: In Frankreich wie anderswo kommen „Vordenker“ zusammen, tauschen sich immer mehr aus und verleihen dem Tool eine interessante Dimension.

Nachdem ich Tests um mich herum durchgeführt habe, kann ich jetzt sagen, dass das wahre Potenzial von Notion selten bei den ersten Anwendungen zum Vorschein kommt. Wenn wir schnell die saubere Oberfläche und die Einfachheit des Schreibens schätzen, sind die Prinzipien von Datenbanken, Vorlagen und Informationsarchitektur nicht offensichtlich. Man muss sich Notion wirklich als LEGO-Schachtel vorstellen. Aber ohne Anleitung für die ersten Objekte ist es nicht einfach, Interesse daran zu finden. Und das magere Onboarding beim 1. Besuch hilft nicht, den Wert der Hauptfunktionen zu verstehen. ABER, wie es bei mir der Fall war, wenn Sie von einem eingeweihten Freund geführt werden, dann öffnet sich das Feld der Möglichkeiten!

Notion hat die oben genannte Mission tatsächlich erfüllt. Es ist eines der ersten Produkte, das das Mischen zwischen Basisnotizen, Kanban, Datentabellen und vielen anderen Objekten ermöglicht. Alles ohne jemals programmieren zu müssen. Für einige Tabellen können Formeln eingegeben werden, ansonsten sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Ist Notion das perfekte Werkzeug?

Nein, ganz und gar nicht. Aber für mich ist es zu einem unverzichtbaren Begleiter geworden. So sehr, dass die seltenen Ausfälle von Notion ¹ frustrierend sind, da ich mich sehr daran gewöhnt habe. Ich habe auch ein paar Verbesserungsvorschläge aufgelistet:

• Mobile-App : Die iOS-Version ist viel weniger intuitiv als der Desktop. Die kürzlich mit iOS 14 eingeführten Widgets bieten sicherlich einen schnelleren Zugriff auf Inhalte. Es ist jedoch unmöglich, mehrere Blöcke gleichzeitig auszuwählen, und es ist schwierig, zwischen den verschiedenen Ebenen zu navigieren. So sehr, dass ein Produktdesigner, Dul Zorigoo, Lösungen in einem sehr guten Artikel mit dem Titel „Konzept-App-Redesign, eine kleine Produktdesign-Fallstudie"
• Zu viel Werkzeug internetabhängig und Probleme der Leistungen : Ohne Verbindung ist Notion fast nutzlos. Es ist weiterhin möglich, offline zu arbeiten, aber sobald Sie die Seite wechseln möchten, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sich zu verbinden, damit Sie dann ohne Verbindung daran arbeiten können. Und auf Datenbankebene, wenn sie groß sind, kann das Laden manchmal etwas lang sein, und ohne Verbindung sind sie wiederum schwierig zu verwenden.

• Onboarding verbesserungswürdig, insbesondere bei der Registrierung: Der Prozess der Kontoerstellung geht davon aus, dass Sie sich mit einem Passwort begnügen, das bei jeder neuen Verbindung automatisch per E-Mail versendet wird. Und nichts zwingt Sie dazu, Ihr eigenes Passwort zu erstellen. Diese Methode mag einige ansprechen, andere nicht. Peter Ramsey erzählt es uns in einer schönen Fallstudie, wie dieser Prozess verbessert werden kann. Und Claire Kim gibt uns seine Vision von der Neugestaltung von Notion, die Beispiele für Onboarding-Bildschirme zeigt, die den Einstieg erleichtern.

Um mit Notion weiter zu gehen

Mit über 15 Millionen Nutzern, darunter rund 4 Millionen aktiven Nutzern ^, entwickelt sich Notion zu einem unverzichtbaren Werkzeug. Immer mehr Webseiten widmen sich Notion, beispielsweise notioneverything.com und notionexpert.com . Wenn Sie mehr erfahren möchten, empfehle ich Ihnen die Dokumentation „ Hilfe & Support “ auf der offiziellen Website, die auf Englisch und Französisch verfügbar ist.

In vielen Ländern weltweit, insbesondere in Japan, bilden sich Communities. Dort ist die Dokumentation bereits vollständig übersetzt! Ich empfehle, zunächst einen Blick auf die Organisationen auf der offiziellen „ Notion Community “-Seite zu werfen. In Frankreich trifft sich die Community hauptsächlich auf Discord , Facebook und Twitter.

Notions Zukunft sieht vielversprechend aus, insbesondere dank einer Bewertung von 2 Milliarden US-Dollar nach einer Finanzierungsrunde über 50 Millionen US-Dollar im April 2020. Alle warten nun gespannt auf die Veröffentlichung der Notion API , einer entscheidenden Komponente, die Notion mit allen anderen führenden Diensten auf dem Markt verbinden, viele Datenflüsse automatisieren und damit – eher zurückhaltend – eine neue Ära einläuten wird.

Vielen Dank fürs Lesen! Kommentieren Sie gerne, schreiben Sie mir eine E-Mail an adrian.koss@ux-republic.com und teilen Sie den Artikel. Mein nächster Artikel, ein Special zum Thema „UX-Konzepte“, erscheint demnächst. Bis bald! 👋

Vielen Dank an Anup Sathya für seinen Artikel „ Wie gut ist Notion gestaltet?“

Danke an Colbys Dovi, dass er dieser Insider-Freund ist.

 

Adrian Koss UX-UI-Designer @UX-Republic

Notizen

1. Notion bietet eine Seite zur genauen Verfolgung des Status seiner Dienste an: https://status.notion.so/

2: 15 Millionen Benutzer (April 2021), darunter mehr als 4 Millionen aktive Benutzer (November 2020). Quelle: Begriff

🇬🇧 Englische Version

 

 

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