Warum Business Application UX für Ihre Mitarbeiter (und Ihr Unternehmen) unerlässlich ist

Haben Sie sich bei der Arbeit schon einmal gesagt: 

„Aber was ist das für ein Werkzeug, das sie mir zum Arbeiten geben? Es sieht nach nichts aus, ich kann nichts finden. Außerdem brauche ich ewig dafür ... Der Typ, der es entwickelt hat, hat meine Aufgabe überhaupt nicht verstanden.“
Oder er wollte mich foltern, Sie haben die Wahl.“

Wenn Ihnen das noch nie passiert ist, können Sie sich glücklich schätzen.

Denn leider ist dies für einen Großteil der Arbeitnehmer immer noch Alltag.

Laut einem Umfrage Bei einer weltweit durchgeführten Umfrage unter 9000 Mitarbeitern gaben 91 % an, dass sie von schlecht gestalteten und ungeeigneten professionellen Schnittstellen frustriert seien.
Hinzu kommt die Vielfalt und Heterogenität bereitgestellten Tools, was die Sache noch komplizierter macht.
Manchmal haben wir nicht einmal Kontrolle darüber, weil es sich um Publisher-Lizenzen handelt, an die wir gebunden sind. Wir sind völlig von ihnen abhängig und können nichts ändern oder anpassen.

Welche geschäftlichen Auswirkungen hat eine schlechte UX auf ein Unternehmen, abgesehen von der individuellen Verärgerung?

Dies werden wir in diesem Artikel untersuchen. 

Und vor allem, wie ein UX- und UI-Ansatz dazu beitragen kann, interne Tools in echte Verbündete in der täglichen Arbeit zu verwandeln.

Die Folgen einer schlechten UX für die Mitarbeitererfahrung

Wenn Geschäftsschnittstellen und -tools nicht optimiert sind, wirkt sich dies auf zwei Ebenen auf das Unternehmen aus: 

• Ein erheblicher Effizienzverlust
• Wachsender Unmut unter den Mitarbeitern

Aber sehen wir uns an, wie dies quantifiziert und erklärt wird.

Sinkende Produktivität und Leistung

Eine schlechte UX in Geschäftsanwendungen führt zu: 

• Langsamere Arbeit
• Ein Missverständnis der Geschäftsanwendung
• Fehler, manchmal mit schwerwiegenden Folgen.
• Eine mehrtägige oder sogar mehrwöchige Einarbeitungssitzung zur Beherrschung eines Tools ist möglicherweise nicht möglich.
• Ein Mangel an Zugänglichkeit und Anpassungsfähigkeit. Mangelnde mobile Kompatibilität, nicht synchronisierte Daten, Unfähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit.

Reibungsverluste, die zusammengerechnet und mit der Anzahl der Mitarbeiter multipliziert Zeit und Geld verschwenden.

Beispielsweise sind 70 % der Mitarbeiter nicht in der Lage, die Informationen zu finden, die sie für die effektive Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Im Durchschnitt werden 8 Suchvorgänge durchgeführt und 2 Stunden pro Tag verlieren.

Es ist, als würden Sie einem Mitarbeiter in einer Woche einen Tag lang umsonst bezahlen.
Und aufs Jahr gerechnet bedeutet das für einen Mitarbeiter mit einem Nettogehalt von 55 € eine Verschwendung von 000 € für das Unternehmen.

Nur wegen nicht optimierter Systeme.
Es ist verrückt, oder?

Beim Onboarding sieht es nicht besser aus. 

Die entsprechenden Umfrage zeigt, dass 68 % der Manager der Meinung sind, dass Geschäftsanwendungen zu schwer zu verstehen sind und zu viel Schulung erfordern.

Darüber hinaus geben 69 % an, dass den Mitarbeitern die Zeit fehlt, sich mit der Funktionsweise der Software vertraut zu machen.

Mit anderen Worten: Sie wissen nicht, wie sie die Werkzeuge richtig einsetzen sollen. Dies verlangsamt sie und erhöht das Fehlerrisiko.

Die gute Nachricht ist, dass UX dazu beitragen kann, dies zu ändern.

Nehmen wir das Beispiel der Neugestaltung und Optimierung einer internen SNCF-Anwendung.

Die UX hat sich intensiv mit den Berufen, den Geschäftsrahmen, dem Design usw. beschäftigt, wodurch die Schulungszeit von 2 Tagen auf 0,5 Tage reduziert werden konnte. 

Dies entspricht einer Einsparung von mehr als 87 % an Zeit und Investitionen. 

In einer Zeit und einem wirtschaftlichen Kontext, in dem die Verbesserung von Prozessen und die Reduzierung von Budgets oberste Priorität haben, ist es ein Fehler, sich nur auf KI zu konzentrieren.
UX und UI sind zentrale geschäftliche Herausforderungen zur Leistungssteigerung und zur Schaffung eines optimalen Benutzererlebnisses.

Was uns zu unserem zweiten Faktor bringt:

😤Frustration und fortschreitende Demotivation der Mitarbeiter

Vorstellen: 

Jeden Tag bieten Ihnen Unternehmen in Ihrem Privatleben die bestmöglichen Erfahrungen als Kunde. Bestellen Sie ein Uber, gehen Sie einkaufen, buchen Sie ein Ticket …

Ihre Reise soll schön und modern, aber auch intuitiv, flüssig und einfach sein.

Denn sie wissen: Ihr Erlebnis, sowohl grafisch als auch funktional, ist entscheidend dafür, dass Sie bleiben und wiederkommen möchten. 

Stellen Sie sich nun vor, Sie kommen bei der Arbeit an:

Sie erhalten eine Business-Anwendung, die Sie 8 Stunden am Tag nutzen müssen, deren Design aus den 90er Jahren stammt, bei der Schaltflächen in einem Menü unter 15 Klicks versteckt sind und bei der Sie 10 Minuten lang suchen müssen, um Informationen zu finden.

Ouch! 

Vor allem, weil es für Mitarbeiter unmöglich ist, all die tollen digitalen Erlebnisse aus ihrem Privatleben einfach so zu vergessen, nur weil sie die Tür ihres Büros betreten haben.
(Es sei denn, Sie sind in der Serie Abbruch von Ben Stiller. Übrigens, falls Sie es noch nicht gesehen haben, empfehlen wir es 😉)

Wenn ich versuchen würde, Ihnen in diesem Artikel diesen Schock zu vermitteln, würde ich Sie dazu bringen, von hier (Ihrem Privatleben) auszugehen:

Dazu im Berufsleben:

Ist Ihnen das nicht zum Schaudern zumute?

Es ist ein bisschen wie Dr. Jekyll und Mr. Hyde.

Und dennoch passiert genau das den meisten Arbeitnehmern tagtäglich.

„Es besteht eine enorme Lücke zwischen Business-Tools und alltäglichen Websites. Eine enorme kulturelle Kluft, die für Mitarbeiter eine Barriere darstellt und sie abschreckt.“ – Nicolas Lepelley, Lead UX 

Und aufgrund ungeeigneter Schnittstellen und Routen führt dies zu: 

• Eine Umsatzsteigerung
• Du Der Stress unter anderem aufgrund der technologischen Komplexität
• Eine schleichende Demotivation.
  Es ist durchaus verständlich, wenn ein Mitarbeiter Stunden mit ungeeigneten Werkzeugen verbringt, die einer anderen Ära angehören.
• Ein Talentabfluss.
  Die aktuelle Generation, aber auch die neuen Generationen, die hohe Ansprüche an die Berufserfahrung stellen. Weil 81 % halten es für wichtig, dass ihre Unternehmen integriert die neuesten Technologien.
• Eine Umgehung offizieller Tools.
  Hallo DIY und unsichere Lösungen!
• Ein negatives Gefühl gegenüber dem Unternehmen.
  „Wenn ich morsches Werkzeug bekomme, bedeutet das, dass meine Arbeit wertlos ist.“
• Das Gefühl, dass ihre Arbeit und ihr tägliches Leben nicht verstanden werden.

UX betrifft daher nicht nur IT- und CIO-Teams, sondern auch die Personalabteilung.
Ihr Engagement ist von entscheidender Bedeutung für die Verbesserung interner Tools, um ein Umfeld zu schaffen, das Talente anzieht und hält. 

Es gibt auch eine Podcast Sehr interessant auf YouTube, wo die Bedeutung der Mitarbeitererfahrung, die Perspektive und die geschäftlichen Komplexitäten/Einschränkungen behandelt werden … 

Dies ist ein wichtiges Thema, da wir die Mitarbeitererfahrung oft durch das Prisma der UX betrachten: „Wir müssen es besser machen.“
Allerdings müssen die geschäftlichen Realitäten untersucht werden, um die Auswirkungen der Tools, der Berufe, des aktuellen Ökosystems usw. zu verstehen. Um Prioritäten zu setzen, Budgets festzulegen und sich hinsichtlich der Lösung zu positionieren: 

• Erwerb einer Lizenz (von der Stange oder teilweise anpassbar). Dies kann eine schnelle und vermeintlich günstigere Lösung sein. Dies vervielfacht jedoch die Anzahl der Werkzeuge und zwingt uns, uns an sie und die Grenzen ihrer Lösungen anzupassen. Dies kann zu Problemen führen, da wir kaum oder gar keinen Einfluss auf die Mitarbeitererfahrung haben, aber auch dieses Problem versuchen wir zu lösen.
• Oder der Rolls-Royce: Wir entwerfen im eigenen Haus und haben daher die volle Kontrolle.
  Zu den Kosten, der Zentralisierung von Lösungen, Schnittstellen zu Berufen oder dem Qualifikationsniveau der Mitarbeiter.

Warum ist das Kundenerlebnis großartig, das Mitarbeitererlebnis jedoch nicht?

In diesem Artikel beleuchten wir ein interessantes Thema: 

Unternehmen investieren massiv, um differenzierte und leistungsstarke Kundenerlebnisse zu bieten. 

Was natürlich und logisch ist: Sie müssen potenzielle Kunden gewinnen und stabile Einnahmen generieren.

Aber was ist mit den Kollaborateuren, diesen berühmten „interne Kunden“ ?
Auf weniger direkte und sichtbare Weise tragen sie zu einer Kostensenkung bei, wenn ihre Werkzeuge angepasst werden, sodass sie produktiv sein können.

Dieser Artikel ist eine Einladung, ihren Platz und ihre Bedeutung im Unternehmen zu überdenken.
Denn in Wirklichkeit sind sie das Herz des Unternehmens und sorgen dafür, dass es läuft. Ohne sie hätten wir keine Produkte oder Dienstleistungen, die wir verkaufen könnten.

Eine Investition in ihre Werkzeuge wird daher zu einem echten strategischen Hebel.

Dies kann sowohl in menschlicher als auch in geschäftlicher Hinsicht enorme Auswirkungen auf die Unternehmen haben.

„Ihre Mitarbeiter sind der wahre Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens. Sie sind es, die den Erfolg ermöglichen – solange ihre Bedürfnisse erfüllt werden.“ Richard Branson

Wie lassen sich UX und UI in die Gestaltung oder Verbesserung von Mitarbeiterschnittstellen integrieren?

UX wird darauf abzielen, Benutzer in mehreren Schlüsselmomenten abzuholen.
Um ihre Geschäftsanforderungen und ihre tägliche Arbeitsweise besser zu verstehen, aber auch um Ideen für geeignete Lösungen zu finden. Und beginnen Sie dann mit dem Aufbau der Pfade und Schnittstellen.

Eine strukturierte Methodik ist das Herzstück des Projekterfolgs

1. Geschäftsziele
   Verstehen Sie das Geschäft und die mit dem Ansatz verbundenen Anforderungen.
   Definieren Sie aber auch präzise KPIs, um den Erfolg des Projekts zu messen. Zum Beispiel über die Methode HERZ.
2. Feldbeobachtung die aktuelle Situation zu verstehen
   Beobachten Sie, was es bereits gibt, indem Sie die Fachleute kennenlernen.
   Sehen Sie sich an, wie sie im Alltag vorgehen, welche Gewohnheiten sie haben und welche geschäftlichen Anforderungen sie haben.
   Aber auch, wie sie die Plattform heute nutzen und auf welche Schwachstellen sie stoßen.
3. Organisieren Workshops
   Ob es um Ideenfindung, technische Machbarkeit oder vielleicht einen Design-Sprint geht …
   Um das Projekt mit den Abteilungen abzustimmen, aber auch um die Teams zusammenzubringen.
   Es ist außerdem wichtig, bei jedem Workshop einen UX-Champion oder Benutzer dabei zu haben, um eine Ausrichtung auf die Anforderungen vor Ort sicherzustellen.
4. Benchmark direkt und indirekt
   Sehen Sie, was anderswo getan wird, und lassen Sie sich davon inspirieren.
   Allerdings ist es oft schwierig, die Geschäftsschnittstellen der Konkurrenz zu erkennen, da diese nicht öffentlich sind. Sie können sich aber auch die Servicetools auf dem Markt ansehen (z. B.: Ich muss Schnittstellen für die Zeitplanverwaltung entwerfen. Warum schauen Sie sich nicht Monday.com an).
   Oder diskutieren Sie mit Kollegen und Beratern, die an ähnlichen Missionen gearbeitet haben.
   Sie können Ihnen mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung weiterhelfen. 
5. Kreationen von Low-Fidelity-Modelle
   Erstellen Sie die Grundlagen und das Skelett von Bildschirmen und Navigationen.
   In Schwarzweiß, ohne visuelle/textuelle Aufmachung, um erste Entwürfe zu ermöglichen.
6. Design von grafische Oberflächen
   Die Designer kleiden die Models in den Farben der Grafikcharta, mit Symbolen usw. ein, um eine optisch angenehme Umgebung zu schaffen. 
7. Durchführen Benutzertests
   Führen Sie einen Realitätscheck durch, indem Sie die neuen Schnittstellen mit den Fachteams vergleichen. Um zu überprüfen, ob sie ihren Alltag und ihre Bedürfnisse richtig erfüllen. Dies trägt dazu bei, das Startrisiko zu verringern und Routen bei Bedarf zu verfeinern. 
8. Dazu passt Change Management
   Ein neues Werkzeug bedeutet den Ersatz des alten. Dies erfordert Kommunikation, Vorbereitung und Unterstützung.

Cet Artikel gibt Ihnen praktische Einzelheiten zu bestimmten Teilen der Methodik, die Sie für B2E befolgen sollten.

Fazit: UX, ein wenig genutzter Hebel in Geschäftsanwendungen, der dennoch das Unternehmen voranbringen kann

Aktuelle interne Tools sind für Mitarbeiter meist ungeeignet. Dies führt zu Zeit-, Geld- und Leistungsverlusten. Allerdings vertreibt es auch Talente und führt zu großer Frustration unter den Mitarbeitern.

Anstatt Ihnen also eine Software aufzuzwingen, die Sie in den Wahnsinn treibt … Warum entwickeln Sie nicht Tools, die für Ihre Mitarbeiter (und letztendlich für Sie) funktionieren?

 

 

Maude VAN RYMENANT, leitender UX-Forscher bei UX-Republic