Comment réussir un bon workshop selon l’excellent ouvrage “Gamestorming” de David Gray, James Macanufo, et Sunni Brown.

Bien préparer son workshop

Tout d’abord, il est important de s’installer confortablement pour réfléchir. Quel est le but de l’atelier ? Qu’apporte-t-il au projet ? Qui dois-je faire participer ? Comment mettre en place un environnement de travail agréable ?
Après avoir lister l’enjeu et la valeur ajoutée du projet, l’idéal est de faire une cartographie des participants. Cet atelier se nomme Stakeholder analysis.
Dessinez 2 axes : implication et responsabilité vis à vis du projet.
Montrez ensuite le schéma à votre référent. Cela permet d’être exhaustif et d’identifier rapidement les rôles de chacun. Vous hésitez à convier une personne en particulier ? Il vaut mieux l’inviter. La personne sera ainsi informée du workshop et de l’évolution du projet. Libre à elle de se rendre disponible.

D’ailleurs, vous est-il déjà arrivé d’inviter 20 participants et de vous retrouver à 7 ? Pour limiter l’absentéisme, je préconise la règle de réservation 1-1.
Pour un workshop de 5 personnes, lancez une invitation au minimum 5 jours à l’avance. Pour 10 personnes, 10 jours en avance, etc.
Avant d’envoyer l’invitation, n’hésitez pas à passer dire bonjour aux intéréssés et à confirmer si le créneau leur convient. Généralement, j’achète quelques chouquettes et je passe une heure ou deux à organiser un workshop. C’est long mais l’implication des participants n’a pas de prix !
Enfin, n’oubliez pas d’envoyer quelques jours avant un mail à l’ensemble des participants avec:

• l’enjeu de l’atelier
• la liste des participants
• pourquoi les participants sont conviés
• ce qu’on attend des participants (reflexion, document spécifique à préparer en amont, etc.)
  Côté pratique, prévoir des stylos, marqueurs, feuilles blanches, posters à accrocher, gobelets et thermos de thé/café pour une ambiance détendue et propice au travail.

Formaliser les idées en live

Les workshops sont souvent conviviaux. Ils réunissent des personnes qui travaillent sur d’autres projets en commun. Comment faire pour que les conversations ne dérivent pas ?
Pour rester concentré sur la problématique, il est préférable d’attirer l’attention de tous sur un espace précis: la fameuse technique des post-it est toujours efficace.
Prenez un marqueur et notez en majuscules une idée par post-it. N’hésitez pas à faire préciser chaque idée pour que chacun l’assimile : “Comment est-ce que ça marche ? Peux-tu me donner un exemple? ” Voyez la réaction des participants au fur et à mesure que vous compléter le tableau.
Cette technique permet de visualiser l’idée et de mettre l’ensemble des participants d’accord sur le contenu. Pour plus de simplicité et de cohérence, organisez au fur et à mesure votre tableau. Regroupez les post-it par colonne et donnez un nom à chaque colonne. Frustrer un participant est si vite arrivé. Toutes les idées hors scope peuvent être mise en valeur dans un espace nommé “Bonne idée pour plus tard”.

Si vous vous sentez l’esprit aventurier, n’hésitez pas à sketchnoter en live pour retranscrire les propos des participants. Cette technique semble difficile de première abord mais personne ne vous en voudra si vous n’êtes par Léonard de Vinci et elle a l’avantage d’impliquer davantage les participants.
Conseils pour sketchnoter

Faire participer tout le monde

Il existe plein de petites techniques pour briser la glace. N’hésitez pas à faire un thermos de café et à acheter quelques viennoiseries. Vous n’avez pas envie de dépenser 10 euros? Mettez vous à la place des participants, c’est tellement agréable d’assister à une réunion et de voir qu’on est aux petits soins pour vous.

Il est utile d’instaurer une bonne ambiance entre tous les participants, en tout début d’atelier. Distribuez un post-it à chacun et demandez leur de dessiner en 1min maximum l’utilisateur final de manière le plus détaillé possible.
Chacun collera ensuite son utilisateur au mur. Cette courte mission permet d’introduire rapidement le concept clé tout en décomplexant l’ensemble des participants sur leur niveau de dessin.
Pour donner la parole à tous, y compris les personnes introvertis, il est utile d’effectuer des sessions réflexion où l’on invite les participants à écrire sur un post-it ou à dessiner quelque chose.
David Gray présente une centaine d’ateliers de Gamestorming pour mettre un peu de fantaisie à vos workshops tels que Bodystorming et l’Anti-problème. L’idée est de faire des activités manuelles et des courses contre la montre pour générer des idées et optimiser l’efficience du workshop.
Bien préparer son workshop, c’est aussi laisser place à l’imprévu. Durant une session, les débutants font souvent l’erreur de mettre leur casquette d’expert et de tout contrôler. Il est important de laisser les participants s’exprimer même s’ils dérivent un peu ou si leur propos ne sont pas tout à fait juste au regard de la problématique. Il vaut mieux examiner, explorer et expérimenter le plus possible pour impliquer les participants et obtenir des réponses créatives.

Introduire et clôturer le workshop

Un workshop, c’est comme une histoire avec un début, un déroulement de l’intrigue et une fin.
Les écrivains vous le diront, l’introduction et la fin sont souvent les plus difficiles. Un bon workshop dure 2 heures maximum:

•  15 minutes d’introduction
• 30min de réflexion
• 30 min de restitution
• 30min de catégorisation
• 15 min de conclusion.

L’introduction permet de susciter l’attention de vos interlocuteurs. Expliquez bien les utilisateurs finaux, la problématique et ce que vous attendez des participants. Durant la phase d’ouverture, expliquez qu’il n’existe aucune “mauvaise idée”. Exigez des participants le plus d’idées possibles. A ce stade, la quantité des informations est plus importante que la qualité.
Au fil de la réflexion, explorer en profondeur les concepts en adéquation avec la problématique.
Après la restitution, triez et organisez les idées en différentes catégories. Ensuite, priorisez “Must have” ou “Nive to have” via un système de vote à main levée.
Vous pouvez également distribuer une somme (20 gommettes, 100 dollars en billet de monopoly) et demander à chacun de coller ou de déposer la somme à côté du post-it. Last but not least, le must c’est de clôturer avec le jeu “Next Step”. Il consiste à lister l’ensemble des participants, d’attribuer à chacun une tâche à effectuer.
Toujours inscrire la colonne “Qui?” avant “Actions” afin de renforcer la cohésion de groupe et de partager uniformément les tâches.
Enfin, demandez à chacun une deadline réaliste.
Voilà, vous avez fini votre workshop et vous avez un beau tableau de post-it bien organisé et un plan d’action pour la suite. Remerciez tout le monde et informez-les de la suite des événements.
En conclusion, un workshop utile pour un projet est un workshop bien préparé, qui fait intervenir les bons participants, qui laisse place à l’imagination, qui ne dure pas trop longtemps et qui abouti à deux livrables : une mind map organisée et un plan d’action réaliste.

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