Voting : Comment se décider après un atelier d’idéation ?

Juil 31, 2018
Alexandre Jollive

Divergez, convergez, mais ne perdez pas votre temps

Quel que soit l’atelier d’idéation que vous animez (brainwriting, 6-to-1, crazy eight, design studio…), vous arrivez généralement à un stade où de nombreuses idées ont émergées et vous sentez qu’il devient inutile de refaire un tour de table pour les challenger. Il est alors nécessaire de prendre le temps de considérer ces différentes propositions et d’échanger à leur sujet. La divergence laisse place à la convergence.

comment se décider apres un atelier d'ideation ? ux republic

Cependant, s’il n’est pas cadré, le débat peut rapidement devenir stérile : personne ne s’écoute, la discussion tourne en rond, le débat est sans fin. Pour diverses raisons (position hiérarchique, personnalité…), certains participants n’osent pas s’exprimer, défendre leurs propositions…, quand d’autres monopolisent la parole, imposent leur vision des choses… Dans ce cas, l’exercice est improductif, génère de nombreuses frustrations et fait perdre un temps précieux à tout le monde.

L’objectif de cet article est de vous aider à finaliser un atelier d’idéation en aboutissant à une liste d’idées sur laquelle l’ensemble des participants s’accorde.

#1 Exposez et présentez vos idées

Commencez par exposer les différentes idées à l’aide d’aimants ou de scotch.

Invitez chaque participant à présenter ses idées au groupe en 3 minutes maximum. Cet exercice de verbalisation oblige l’auteur à formuler simplement ses propositions et justifier leur intérêt.

Même si vous avez précisé en début d’atelier d’idéation qu’une idée est égale à une proposition, pensez à les re-décomposer si nécessaire. Pour faciliter la mémorisation des différentes propositions et la suite de l’atelier, nommez-les ou résumez-les en quelques mots.

#2 Échangez et challengez chaque proposition

S’ensuit 5 minutes où les participants peuvent poser des questions, faire des retours, envisager des alternatives, suggérer des améliorations… tout en gardant à l’esprit le périmètre et les objectifs du projet.

Il est important de minuter l’exercice pour dynamiser l’atelier et veiller au respect du timing.

Pour qu’il soit productif et constructif, j’ai pris l’habitude d’imposer une phrase à compléter :  « En tant qu’utilisateur … ».

Cette méthode permet au groupe d’éviter les appréciations personnelles et donc de nombreux biais cognitifs (perception sélective, heuristique de disponibilité…) en privilégiant une évaluation holistique. Faites ainsi avec les différents participants et si des idées semblent similaires, regroupez-les avec l’accord de leurs auteurs respectifs ou clarifiez leurs différences. Cela permettra d’éviter un effet de fractionnement des votes (vote-splitting).

Si besoin, compte tenu de la pression hiérarchique ou en présence de personnalités fortes, pensez à intégrer une première phase de votes avant cette phase d’échanges pour limiter les effets de groupe et plus particulièrement l’effet de mode.

Si les échanges sont riches et que les premières propositions manquent de maturité ou peuvent être retravaillées, pensez à faire une nouvelle itération d’idéation à partir de ces idées.

comment se décider après un atelier d'idéation,? ux republic

#3 Votez pour les plus pertinentes

Maintenant que chaque participant a pris connaissance des différentes propositions et que l’échange a permis d’apporter plus de précisions sur celles-ci, il est temps d’en dégager les meilleures.

Avant cela, il est important de rappeler le contexte business, les objectifs, les personas… pour que chaque décision tiennent compte de ces paramètres.

En effet, il ne s’agit pas de placer les votants au centre des préoccupations mais bien l’utilisateur final.

Précisez aussi que les considérations budgétaires, techniques, commerciales… viendront dans un second lors de la priorisation. Pour l’heure, il est essentiel de se concentrer sur la pertinence et donc la valeur ajoutée des solutions.

Ainsi, je vais vous présenter plusieurs méthodes, de plus en plus fermées, et vous donner de nombreux conseils. Sachez que vous pouvez réaliser ces systèmes de votes successivement ou en privilégier un en particulier.

heatmap voting - ux republic

Heatmap voting

Popularisée par le design sprint, cette méthode consiste à attribuer un nombre de voix illimité aux participants. Ces derniers disposent ainsi de 5 minutes maximum pour déposer des gommettes, toutes semblables, sur les idées qu’ils privilégient. Aussi appelé dotmocracy -contraction de dot et démocratie-, ce système de vote permet aux participants de s’exprimer librement en s’affranchissant de leur niveau hiérarchique et de validation. A l’image des cartes de chaleur, cette représentation permet d’illustrer l’intention globale de l’équipe.

Dot-voting et ses variantes

Cette méthode de facilitation, adoptée depuis de nombreuses années en gestion agile ou lean, repose sur les mêmes principes que le heatmap voting, à la différence près que le nombre de gommettes par participant est limité.

Le nombre est à ajuster compte tenu du nombre de participants et du nombre de propositions à évaluer. Il existe de nombreuses variantes qui peuvent être pertinentes en fonction du feedback que vous souhaitez recueillir :

  • en attribuant une couleur par métier
  • en doublant le nombre de gommettes et en utilisant deux couleurs distinctes pour dissocier vote positif et négatif
  • en attribuant une valeur à chaque gommette, allant de 1 au nombre de gommettes par participant
  • en distribuant des gommettes de tailles différentes pour signifier l’importance de chaque vote

Super vote

Les précédents systèmes de vote mettent sur un pied d’égalité l’ensemble des participants en omettant volontairement le niveau de décision de chacun. À juste titre, car, pour rappel, les votants doivent considérer la valeur ajoutée pour l’utilisateur final. Cependant, ces méthodes ont leur limite car elles ne sont pas toujours représentatives du mode de fonctionnement de l’entreprise et du processus de décision interne.

Même en ayant intégré des décideurs ou le top management, une énième validation peut intervenir et remettre en cause l’ensemble de ce travail. Dans ce cas de figure, les décisions sont stratégiques et outre-passent tout consensus et empathie. Eh oui, l’évangélisation a encore de beaux jours devant elle.

Ainsi, si une ou plusieurs personnes ont le pouvoir de décision finale, attribuez-leur des gommettes spécifiques et laissez-la.le.s voter.

Ils peuvent ainsi considérer les différentes propositions et le vote des autres participants avant d’arbitrer. En revanche, si les décisions sont partagées, attribuez à chaque votant un nombre de gommette proportionnel à son pouvoir de décision.

take away - comment se décider après un atelier ideation

Et après ?

Vous pouvez refaire cet atelier de voting avec des utilisateurs finaux pour avoir un feedback immédiat, en amont du processus de conception, et confronter leur vision à celle de vos votants. En fonction du gap, faites le nécessaire en ajustant vos personas, en intégrant davantage les utilisateurs en atelier…

Enfin, vous pouvez donner suite à votre atelier en effectuant un travail de priorisation et en testant rapidement ces différentes hypothèses avant développements. Je vous donne rendez-vous dans un prochain article, pour aborder le sujet.

TAKE AWAY

  • Profitez de l’atelier d’idéation et de l’implication des participants pour échanger et débattre sur l’ensemble des propositions
  • Impliquez des décideurs en amont du processus de conception pour leur permettre d’intégrer l’ensemble de la réflexion et pouvoir voter en connaissance de causes
  • Adaptez le système de vote à votre contexte projet
  • Démocratisez et empathisez tant que possible le processus de décision

Rappelez-vous qu’il ne s’agit que d’hypothèses, donc testez-les !

N’hésitez pas à partager vos conseils, votre expérience et votre avis sur le sujet, dans les commentaires ou bien sur nos réseaux sociaux. Nous aurons plaisir à échanger.

Références

Alexandre Jollive, (@ajollive), UX Designer @UX-Republic

UX-REPUBLIC est une agence spécialisée en conception centrée utilisateur. Nous sommes également centre de formation agréé. Retrouvez toutes nos formations en UX-DESIGN sur notre site training.ux-republic.com

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