La voie de la souplesse de l’UX Designer

Juil 04, 2017
Solene Saguez

La voie de la souplesse en atelier UX

 

Lors d’un atelier, nous avons tous été confrontés à un manque de motivation de certains participants, à l’expression d’émotions négatives, à de la gestion de conflits au sein d’équipes. Nous avons déjà entendu :

je n’ai pas le temps pour ça”, “ça va servir à rien cet atelier”, “de toute façon c’est de la faute de Paul”, “ce produit est vraiment nul”, « je ne sais pas dessiner

Et cela sans oublier, des dysfonctionnements plus minimes comme les retards, bavardages, manque de participation, etc. Autant de facteurs qui peuvent rendre (très) difficile le déroulement de votre atelier.

Et si nous apprenions à renverser un contexte limitant en un climat favorable ?  En prenant, La voie de la souplesse, nous allons apprendre :.

  • Faire face à ces différents profils
  • À s’appuyer sur des leviers pour orienter, fédérer et atteindre des résultats malgré un départ difficile
  • À améliorer les climats difficiles au sein d’un atelier

souplesse J’ai exploré des techniques et j’ai plongé dans la psychologie et les sciences cognitives avec pour objectif de mieux comprendre les réactions et les comportements. À travers cet article, je vous partage une réflexion personnelle.

 » On peut en savoir plus sur quelqu’un en une heure de jeu qu’en une année de conversation. « 

“Les neurosciences nous aident à comprendre comment nous réagissons face à différents types de situations. En tant que tel, elles nous donnent des indications sur la façon de les gérer. Ainsi, notre système nerveux, le cerveau, réagit très différemment selon, si la situation est simple et connue ou complexe et inconnue : il ne recrute pas les mêmes circuits et ne déploie pas les mêmes stratégies. En conséquence, la façon de poser des questions, d’échanger, d’apprendre ou de désapprendre n’est pas la même.” Dr Jacques Fradin

Ce que nous pouvons en déduire, c’est que nos participants se trouvent certainement dans une situation inconnue pour eux et qui peut provoquer cet effet déstabilisant, les émotions varient selon chaque individu.

“Que je sois tennisman ou coach, quand je suis pris à contre-pied de mon jeu, de ma stratégie, mon échec est moins imputable à mes compétences qu’à ma stratégie. Il est donc primordial, non seulement d’affûter ses compétences, mais aussi et surtout de savoir utiliser la bonne stratégie au bon moment.” Dr Jacques Fradin

judo

La technique du judo : stratégie de la souplesse pour renverser

(ou jujitsu : ju = souplesse ; jitsu = technique)

Depuis les années 70, deux docteurs, Michael APTER, Docteur en Psychologie et le Psychiatre Ken SMITH ont étudié des questions cognitivo-comportementalistes notamment afin de comprendre les leviers de la motivation. Leurs travaux ont abouti à la théorie sur la motivation intitulée « la théorie du renversement ». Ils théorisent que l’Homme est à la fois tout et son contraire, et qu’il est possible de passer d’un état à un autre rapidement. Ce qui signifie que nous pouvons passer d’une approche problème à une approche solution facilement.
Bien entendu, la Méthode APTER® nécessite d’être formé auprès d’un organisme agréé pour pouvoir être véritablement utilisée. Cependant cette théorie nous apprend surtout que face à un esprit négatif, nous pouvons changer la situation, cela implique d’avoir la bonne posture au bon moment.

Comment appliquer cette stratégie ?

Étape 1 :
Partir du constat que l’Homme est inconsistant et changeant.
Avoir confiance en soi et garder en tête l’objectif de son atelier. Nous devons repartir avec assez d’infos nécessaires.

Étape 2 :
Identifier rapidement les émotions négatives que ce soit verbal ou non verbal (il faut être assez attentif).
En fonction du groupe, si l’on ressent une tension ou de l’agacement, il sera bon de purger les émotions. Et quelques jeux et astuces permettent de retourner une situation bloquante.

Étape 3 :

prisoner

Jeu 1 : Le jeu du prisonnier (5 minutes)
Le + de ce jeu : il permet rapidement d’analyser notre groupe.

Distribuer des Post-it, expliquer les différentes attitudes et demander à chacun de se situer :

  • Les Explorateurs (ceux qui ont envie de découvrir de nouvelles choses)
  • Les Shopper (ceux qui prendront toutes les informations possibles)
  • Les Vacanciers (ceux qui ne sont pas vraiment intéressés par le contenu de l’atelier mais plutôt contents de sortir de leur quotidien)
  • Les Prisonniers (ceux qui ont le sentiment d’avoir été forcés à assister à l’atelier et qui pensent avoir mieux à faire ailleurs)

Puis rassembler les post-its et écrire le résultat au tableau puis engagez la discussion pour améliorer l’état des “Prisonniers”… même si le résultat reste anonyme, nous identifions rapidement les “Prisonniers” et pourrons essayer de limiter l’état d’esprit négatif en rappelant bien que la réussite de l’atelier réside dans l’intelligence collective, nous pouvons également plus facilement adapter notre attitude face aux différents profils.

boat

Jeu 2 : Le Speed Boat (10 minutes)
Le + de ce jeu : il permet de désamorcer la bombe et de prendre de la hauteur.

À l’origine cet atelier est utilisé en rétrospective, néanmoins j’ai eu l’occasion de le tester en début de workshop pour débloquer une situation limitante.

Si l’un participant des participants tient un discours négatif en début d’atelier :
Dessiner un bateau au tableau et proposer de manière sereine et sympathique à la personne d’écrire sur un post-it ce qui lui paraît frustrant. Placer le post-it sur un mur en le symbolisant comme une “ancre”.

Ensuite, proposer à toute l’équipe de trouver en quelques minutes des “vents”(solutions) pour permettre de faire disparaître ou d’atténuer cette ancre. Le participant se sentira considéré et la tension baissera d’un cran.

Apporter de l’empathie et utiliser un peu d’humour bien dosé est toujours le bienvenue (c’est vraiment une ancre très lourde !). La métaphore permet de prendre de la hauteur. L’approche devra toujours rester sans jugement et orientée solutions.

board

Astuce : Le paperboard
Le + : il ne perturbe pas l’atelier mais permet de libérer la parole et d’atténuer toute frustration.

Installer un paper-board et instaurer une règle dès le début pour ne pas empiéter sur l’atelier : proposer aux participants de noter sur des post-its leurs questions, points de frustration ou idées en rapport ou non avec l’atelier et de les coller sur le paperboard quand ils le souhaitent, et cela, de manière à y revenir en fin d’atelier. À la fin de l’atelier nous pouvons échanger avec le groupe autour de ces différents points et répondre à des questions qui seront restées en suspend.

desordre

La technique du désordre : une stratégie pour favoriser la créativité

“La psychologie cognitive a depuis longtemps démontré que nos capacités de traitement de l’information à court terme sont limitées, si le champ des possibles est trop grand, nous ne pouvons pas le considérer dans son ensemble. Il semble alors naturel qu’il soit difficile d’y trouver une idée créative et originale.” Jules Zimmermann

L’imprévu ou la contrainte peuvent être source de performance et de créativité. L’aléatoire, l’inconnu, sont autant de perturbations qui nous aident à trouver des solutions ou des idées.

Comment appliquer cette stratégie ?

Étape 1 :
Configurer la salle (si possible) en utilisant la psychogéographie, qui est l’art d’utiliser l’espace pour donner un cadre favorable.

Exemples de psychogéographie pour faciliter la collaboration :

psychogeography

Étape 2 :
Utiliser la sérendipité et le chaos pour renouveler une situation qui semble trop passive ou timide.
Entrer en rupture pour casser une ambiance jugée néfaste.

catapulte

Jeu 1 : Les idées catapultées
Le + de ce jeu : créer une atmosphère ludique et stimuler un groupe

Identifier une problématique pour laquelle nous voulons trouver des solutions.

Avec les participants, formuler 3 questions autour de la problématique sous des angles différents.

Distribuer des feuilles de couleurs différentes à chaque personne et demander d’écrire une question par feuille.

Donner 1min30 pour écrire le plus d’idées par feuille individuellement.

Ensuite, demander de chiffoner les feuilles en boules, puis inviter les participants à lancer leurs boulettes dans toutes les directions en donnant le signal : “catapulte”.

Demander à chacun d’aller ramasser 3 feuilles puis réitérer autant de fois que nécessaire.

Le climat sera devenu dynamique et ludique et en plus pleins d’idées auront été obtenues.

card

Astuce : Les cartes spéciales
Le + de ce jeu : pouvoir improviser et se retourner facilement

Pour créer du désordre, le compositeur de musique Brian Eno, qui a travaillé avec les plus grands groupes de rock, avait l’habitude d’utiliser une technique : il sort un jeu de cartes et sur chacune d’elle est inscrite une règle spéciale : « échangez les instruments », « faites quelque chose de bruyant », « agissez de manière imprévisible »…

Nous pouvons envisager de créer nos propres cartes afin de les sortir en cas de nécessité. L’idée est de créer des règles très spéciales pour renverser un contexte et solliciter la créativité. J’ai pu expérimenter cette méthode avec des questions ouvertes qui permettent d’entamer une réflexion entre les participants. Chaque groupe avait interprété différemment les questions et la démarche a donné lieu a énormément de créativité.

Take away

Technique du judo pour renverser en souplesse une situation :

  • Se rappeler que l’Homme est un être émotionnel (l’empathie doit être présent aussi pendant nos ateliers) et que ses émotions varient en permanence ce qui nous crée un terrain favorable pour renverser une situation
  • Jouer sur ce constat pour appliquer différents jeux tels que : le jeu du prisonnier, le jeu du speed boat ou l’astuce du paperboard

Technique du désordre pour créer un climat dynamique et créatif :

  • Préparer sa salle avec la technique de la psychogéographie (si l’on peut)
  • Relancer une dynamique soit en activant physiquement nos participants avec le jeu des idées catapultées, soit en sortant des cartes spéciales qui lanceront des réflexions collectives

Conclusion

Pour conclure, même si les neurosciences n’apportent pas de solutions clés-en-main pour résoudre nos problèmes, cela nous permet de mieux comprendre les mécanismes de notre cerveau et gagnent donc à être expérimentées au travers de la psychologie cognitives et nos session de travail.

Je vous transmets ici des clés qui m’ont été utiles pour renouveler une situation. Ce qui est certain, c’est que nous ne pouvons nier notre rôle de facilitateur et la capacité que l’on se doit d’avoir pour orienter nos ateliers en fonction de nos participants et du contexte. Comprendre la perception qu’ils ont et ajuster notre position pour tirer parti du meilleur et atteindre notre objectif.

Pour approfondir le sujet :

Je vous invite à lire l’article sur les

 

Solène Saguez, UX-Evangelist @UXrepublic

UX-REPUBLIC est une agence spécialisée en conception centrée utilisateur. Nous sommes également centre de formation agréé. Retrouvez toutes nos formations en UX-DESIGN sur notre site training.ux-republic.com

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